第七章 报表 数据库 教学课件.pptVIP

第七章 报表 7.3.1 报表格式的使用 在报表设计视图中，单击“报表设计”工具栏上的“属性”按钮，或者选择“视图”菜单中的“属性”命令，即弹出报表属性设置对话框。图7.29所示即为报表对象的属性设置对话框及其各属性的取值。 一个报表对象及其置于其中的一个报表控件的属性可以分为“格式”、“数据”、“事件”和“其他”四类。欲对报表对象中的某一控件设置属性值，应该首先选中这个控件，然后在相应选项卡上选中对应的属性项目进行设定属性值的操作。 图7.29 报表对象的属性对话框 第七章 报表 7.3.2 报表中的排序与分组 数据排列 在报表“设计”试图中设置排序字段和次序的步骤如下： 1）在报表“设计”视图中打开相应的报表，例如打开“图书借阅管理系统”数据库中的“会员分组统计借阅情况报表”。 2）单击“报表设计”工具栏上的“排序与分组”按钮或选择“视图”菜单中的“排序与分组”命令，打开“排序与分组”对话框，如图7.30所示。 图7.30 “排序与分组”对话框 第七章 报表 7.3.2 报表中的排序与分组 3）在“排序与分组”对话框中，单击“字段/表达式”列的第一行，此时右边出现下拉按钮，单击下拉按钮从列表中选择字段的名称，或直接输入表达式。第一行的字段或表达式具有最高排序优先级，第二行具有次高的排序优先级，以此类推。完成“字段/表达式”列的填充以后，Access 2003将把“排序次序”设置为“升序”，即从A～Z或从0～9。 4）要改变排序顺序，可以在“排序次序”列中选择“降序”，即从Z～A或从9～0。 5）在“排序与分组”对话框下部的“组属性”选项组中设置相应属性。因为只排序不分组，所以将“组页眉”和“组页脚”属性都设置为“否”。其他都采用默认值。 6）重复第3步到第5步操作，设置其他各行排序字段及组属性。 7）经过以上各步操作后，单击“视图”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“打印预览”选项切换到“打印预览”视图，便可看到排序后的报表。 第七章 报表 7.3.2 报表中的排序与分组 记录分组 1）用户在输出报表时经常需要把具有相同类别的记录排列在一起，如将相同类别的产品排列在一起，这就是分组。分组记录是将具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或打印时将它们集中在一起，并且可以提高报表的可读性，从而提高信息的利用率。 2）可以根据一个或多个字段中的值，对报表中的记录进行分组。例如，要查看在特定日发货的所有的订单。可以根据“发货日期”字段中的值记录进行分组，并根据“国家/地区”和“公司”字段中的值进行排序。对每个日期开始一个新组，这样可以对报表进行快速检索，以便快速找到特定的日期对应的记录，还可以对每个组计算总计值和其他值，该报表将打印每天订购的订单数量。在“排序与分组”对话框中设置属性可以创建组，并可以设置属性以显示组的页眉和页脚。在报表中最多可按10个字段或表达式进行分组。当根据多个字段或表达式进行分组时，Access根据它们的分组级别对组进行嵌套。分组所基于的第一个字段或表达式是第一个且最重要的分组级别；分组所基于的第二个字段或表达式是下一个分组级别，以此类推。 第七章 报表 7.3.2 报表中的排序与分组 3）分组由三部分组成：组页眉、组文本和组页脚。对报表设置分组后，不同组记录既可以打印或显示同一页上，也可对其进行设置，使不同组信息打印或显示在不同页上。 4）在报表中进行分组的步骤如下： 在“设计”视图中打开要进行分组的报表，例如打开“图书借阅管理系统”数据库中的“会员分组统计借阅情况报表”。 单击主窗口“报表设计”工具栏上的“排序与分组”按钮，打开“排序与分组”对话框。 在“排序与分组”对话框中，单击第一个空行的“字段/表达式”列，选择“单位名称”，在“排序次序”列中选择排序方式，这里选择“升序”在“字段/表达式”列的第二行中选择“罚款总额”字段，并设置其排序次序为“升序”。用同样的方法在第三行中选择“会员姓名”字段并“升序”排序。 第七章 报表 7.3.2 报表中的排序与分组 5）在“排序与分组”对话框下面的“组属性”选项组中设置分组属性。因为要建立分组，所以设置“组页眉”和“组页脚”的属性为“是”。也可以不成对设置，此处将“单位名称”和“罚款总额”分别设置成了页眉和页脚。 6）向报表组页眉节中添加两部分控件，一部分控件显示类别标签及类别名称字段，以标识分组信息，另一部分控件作为主体节的列标题，在这里