高职院校档案信息化的主要问题及解决措施.docVIP

精品论文 参考文献 高职院校档案信息化的主要问题及解决措施 清远市技师学院　广东　清远　511517 摘　要：随着现代化的不断发展，实现高等教育信息化已成为适应信息时代发展的必然趋势，因此，高职院校档案信息化建设将成为高校融入现代化的必经之路。本文通过分析档案信息化建设的必然性，研究了高职院校档案信息化建设面临的问题，提出了新时代高职院校档案信息化的解决方法。 关键词：高职院校　档案信息化建设　对策 随着信息时代的到来，社会信息化成为新时代的主流，作为高职院校等高等院校必须不断完善自己的档案信息化建设，以更好地适应新环境的影响。要充分利用计算机网络技术，现代化的管理模式代替固有的管理模式以加快信息化建设，高效快捷地利用资源，从而满足高职院校乃至社会对档案信息化的迫切需求。 一、档案信息化建设是时代发展的必然趋势 1.社会的发展离不开信息化建设。随着经济、科技的不断发展，高校带动国民经济发展已成为社会公认的事实。随着高校地位的提高，高校档案作为高校发展的重要一环，其价值也越来越受到社会的重视，其涉及领域也从原来的单一性发展到社会的多个领域。因此，为了满足广大市民群众对档案开放式的网络化管理需求，同时更快地适应社会对自动化的强烈需求，我们必须加快档案信息化建设，以更好地接轨时代。 2.现代高等教育对信息化的需求。。新时代的档案不仅在数量上有了很多的提高，其内容也变得更为新颖、全面，文档信息资源共享、归档材料配套实现电子信息化、调取档案的利用手段等将逐渐成为档案发展的必然趋势。然而，因为以往老套的管理手段给档案管理带来很多不便，新型的档案文件对管理的条件以及技术都有更高的要求，这就要求我们创造一种更科学、高效的方式来适应工作发展的需要。 3.时代发展对档案自身的要求。随着技术的不断发展，信息的表现形式也不再拘泥于纸质文字，纸质档案已无法满足信息对载体的需求。同时，档案的利用方式也同以往有了巨大的差异，档案的利用不仅体现在纸质翻查，其更多地要求能通过档案得到更广泛、更方便和快捷的服务。为了满足社会需求，必须实现档案自身的信息化。 二、高职院校档案信息化建设现状 1.重视程度不足。大部分高职院校是通过中专、中职等学校晋升而成，因此档案管理的条件和水平相对落后，对档案信息现代化建设没有清醒的认识且投入甚少。有些学校甚至纯粹为应付检查而设置了一些基本条件。 这严重拖后了档案建设的进程，不仅违背了高职院校档案信息化与时俱进的原则，同时也制约了高校自身的发展。 2.设备缺乏且安全性低。一些高校档案设施设备的配置还相对落后，或用于档案管理系统的软件不成熟，使得数据无法及时传递及共享，从而滞后了档案信息化的速度。一旦高职档案管理软件被病毒或某些不安全因素破坏，会导致管理系统瘫痪，后果将不堪设想。 3.缺乏专业的档案管理人才。随着社会的发展，档案资料的数量越来越多，工作十分繁重，加上档案管理工作较为枯燥单调，又不是高校中炙手可热的工作，且一些学档案专业的毕业生毕业后大都不愿意从事档案管理工作，这使得许多非专业、学历低、年龄大的人员从事此类工作。而这些人对数据存储和压缩技术、声像技术、安全技术等十分陌生，加之中途出家，缺少专业技能，很难满足高职院校对档案信息化建设发展的需要，从而很大程度上影响了高职院校档案信息化的进程。 三、推进高职院校档案信息化进程的策略 1.更新观念，加大宣传力度。普及档案信息化知识，增强广大师生对档案信息化的重视程度，使之了解实现传统档案向全面的档案信息服务管理方向转变，已成为新时代的必然趋势。档案工作人员必须与时俱进，积极学习计算机技术、数据质介存储、声像技术以及网络技术，掌握计算机检索和网上传输技巧，实现资源共享，做到档案系统网络平台信息化，实现主机操作、资源共享后被授权人可远程翻查档案，不断创新以适应高校档案信息化发展的需要。 2.加强网络安全保障。高职院校应加强对档案信息安全的重视程度，加强对档案信息系统的管理，规范管理体制，通过通信加密、防病毒、访问控制、识别以及鉴定等有效的方法保障网络运行安全。同时还要保证网络信息传输的机密性、完整性和真实性。高职院校必须对档案信息进行备份，预防因操作不当造成的信息丢失。最好能做到专机专用，对网络信息进行严格的审查和筛选，严禁登陆有安全隐患的网站，防止泄密。 3.培养专业人才，加快档案队伍的建设。高职院校应加强对档案管理人才的培训，对档案管理人员定期进行相关业务的培训，提高其计算机操作水平，促使专业人才与非专业工作人员多进行交流，增强部门的工作效率。并且还应定时举行技术考核，对不同能力的人员进