采购与应付系统.ppt

4-5 采购与应付系统 【学习目的与要求】 了解采购与应付款系统概述与系统目标 理解采购与应付款业务流程 理解采购与应付款系统功能结构 掌握采购与应付款系统数据处理流程分析 掌握采购与应付款系统数据库设计 5.1采购与应付款系统系统概述 采购与应付款是企业物资供应部门根据物料需求部门的采购申请，取得企业生产经营活动所需的各种物资，同时进行往来核算的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。 5.1采购与应付款系统系统概述 采购管理是通过采购申请、采购订货、采购检验入库、采购退货、采购发票管理、采购结算、供应商档案管理、价格及供货信息管理等功能从而实现对采购过程和应付款结算进行全程跟踪管理和控制。 5.1采购与应付款系统系统概述 采购系统与应付款系统紧密结合，可实现业务财务的一体化，实现对企业物流、资金流的全面管理与核算。 5.1采购与应付款系统系统概述 实行信息化的采购与应付款系统，能够实现各种单据的快速传递，实现财务与业务的整合以及数据共享，实现资金流与业务流的双轨并行，提高工作效率，规范企业管理。 5.2采购与应付系统目标 采购与应付款系统体现了物流和资金流的协同，是企业物流管理和财务核算的重要环节，主要目标可以概括如表5-1： 5.3采购与应付业务流程 5.3.1采购业务流程 1．采购业务流程图 采购业务流程较为复杂,其业务流程图如图5-1所示： 5.3采购与应付业务流程 5.3.1采购业务流程 2．采购业务流程分析 生产部门根据需求编制物料请购单，经主管批准后交采购部门，采购部门根据库存信息、供应商档案以及价格信息，选择合适的供应商，并填写采购订单（采购合同），经主管确认后交供应商。如果需预付款，还要交出纳人员根据订单金额进行预付款处理。 5.3采购与应付业务流程 5.3.1采购业务流程 2．采购业务流程分析 采购订单是采购系统的核心单据之一，是购销双方共同签署的、以此确认采购活动开始的标志。供应商得到订单后，进行发货处理。供应商的发货处理，产生两个单据，一个是发运单，一个是采购发票。由于流程的原因，这两个单据常常到达企业的时序是有先后的，采购企业将根据到达的不同时序做出不同的处理。不同的处理将在应付业务流程中说明。 5.3采购与应付业务流程 5.3.1采购业务流程 2．采购业务流程分析 发运单随货物到达采购企业，提交采购部门，采购部门根据订单和实际到货数量对发运单进行确认，不合格的发运单退回供应商，合格的发运单提交给采购员填写收货通知单并提交质检员，质检员对货物进行质量检验，并对收货通知单进行签字确认。不合格的收货通知单返回采购员，由采购员填写退货通知单给供应商进行退货处理，合格的收货通知单交库管员，进行入库处理。 5.3采购与应付业务流程 5.3.1采购业务流程 2．采购业务流程分析 库管员根据质检确认的收货通知，填写外购入库单。外购入库单属进销存系统的核心单据，用来进行采购入库处理。外购入库单提交仓库主管进行确认，不合格的外购入库单返回采购员，由采购人员做进一步处理。合格的外购入库单，一方面仓库要根据仓库联更新库存台账，另一方面要提交财务部门，由相关财务人员分别进行材料核算和应付款处理。对于材料核算和应付款的管理这两个岗位，可采用两岗位合一，也可分别设往来会计和材料会计，规模不同的企业各有不同。 5.3采购与应付业务流程 5.3.2采购退货业务流程 1．采购退货业务流程图 采购退货业务流程图如图5-2所示： 5.3采购与应付业务流程 5.3.2采购退货业务流程 2．采购退货业务流程分析 对于一个企业来说，由于货物不合格或其他原因发生采购退货有时是不可避免的事情。采购退货的业务流程一般有两种情况，对于在采购业务流程中，采购人员填写的收货通知单提交质检部门，质检部门根据收到的物料进行确认，若物料数据或质量不合格，则退还给采购部门，由采购部门填制退货通知单直接给供应商。这种退货不涉及入库单的问题。 5.3采购与应付业务流程 5.3.2采购退货业务流程 2．采购退货业务流程分析 对于已经入库的物料的退货处理。采购退货首先要由相关部门提出退货申请，经采购部门确认批准后，由采购员填写退货通知单，提交给库管员。库管员根据通货通知单，填写红字外购入库单，进行出库处理。其流程跟采购入库相同，只是数据是相反的。 5.3采购与应付业务流程 5.3.2采购退货业务流程 2．采购退货业务流程分析 相应的退货业务，如果已经付款，则应在应付款处理中做相关收款处理，方法是填制红字付款单。 5.3采购与应付业务流程 5.3.3应付业务流程 1．应付业务流程图 应付业务是指与采购相关的付款业务。由于本章将应付与采购业务放在一起，因此这里的应付业务包含了采购结算。应付业务流程图如图5