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科研文件材料的部门立卷与归档流程规范 一、预立卷 科技产业处（兼）职档案人员及课题组科研秘书负责科研文件材料的形成、积累、归档工作。归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 二、整理组卷（立卷） （一）在平时积累组卷的基础上，按照归档范围调整检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需归档的文件材料。 （二）科研管理部分的文件材料，归入科研综合（KY11），文件按问题、年度或程序排列，将文件按起内容所反映的问题分开。 一般文件按文件形成年度。 跨年度的请示与批复，归入批复年度。 跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的每一个年度。 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 法规性文件，归入公布和批准年度。 （三）科研项目文件，按该课题所涉及的学科、专业设置类目。 （四）检查卷内文件材料的排列顺序 正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 （五）拆除卷内文件材料的金属物，对破损的材料进行修补。 （六）编页号。 1.卷内目录、备考表均不编页号。 2.卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。 3.页号应用蓝色或黑色号码机敲出，起始号为1。 4.页号的位置在每页材料非装订线一侧右上角。 （七）填写卷内目录。 卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或打印件。 序号：以卷内文件排列先后顺序填写。 文件编号：文件制发机关的发文字号。 责任者：文件材料的直接编制部门或主要负责者。 题名：即文件标题，填写文件材料标题的全称。 日期：文件形成时间。 页次：卷内文件起始之页的编号。 （八）填写卷内备考表。 卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。 本卷情况说明：填写本卷文件缺损、补充、移出、销毁等情况，并注明卷内文件的件数、页数。 立卷人：科技处、社科处专（兼）职档案员签名。 检查人：科技处、社科处负责人对立卷归档的档案进行检查并签名。 立卷时间：立卷的时间，年、月、日。 （九）装订。 采用三孔一线法装订，厚度一般不超过200页（2cm的厚度），粗线装定成册。卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。若装订线处有字迹，须进行贴边处理。 （十）填写案卷封面。 案卷标题：应简明确切，体式一致。科研管理档案一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。科研课题档案一般包括课题名称、内容。 归档单位：填写日照职业技术学院科技处。 起止日期：填写案卷内科技文件的起止日期。 保管期限：依据保管期限表，填写其划定的保管期限（永久、长期、短期）。 密级：依据保密规定填写。 三、归档验收 （一）归档时间：科研综合文件在次年5月底以前归档。科研项目文件在课题鉴定（结题）验收两个月内归档。 （二）归档验收：移交档案时，交接双方必须当面检查，凡不符合要求者，档案馆不予接收，并限期改正。凡归档不完整齐全者，档案馆不予出具归档证明，科技处不予申报成果。 科技产业处档案材料归档范围及保管期限表 KY11综合类 序号 归 档 内 容 保管 期限 归档 要求 归档 时间 1 科研行政管理文件材料，科研工作大事记、会议记录、各类科研统计报表 长期 次年第 一季度 2 科研计划管理文件材料 长期 3 科研成果管理文件材料 长期 4 科研经费管理文件材料 长期 5 申报科学基金及有关批复 长期 6 学会工作（学术活动）材料 短期 7 我校召开或承办的国内学术会议材料及论文集 长期 8 科研管理规章制度汇编 长期 9 其他有保存价值的 长期 KY12理科科研 序号 归档内容 保管 期限 归档 要求 归档 时间 1 理工农医科科研准备阶段 ⑴开题报告与课题调研论证材料 长期 　 项目完成后2个月内归档 ⑵任务书、合同、协议书 永久 ⑶课题研究计划、设计 长期 ⑷计划执行情况、计划调整或撤销报告 短期 ⑸课题投资和预决算材料 短期 2 理工农医科科研实验阶段 ⑴实验、测试、观测、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） 永久 　 ⑵数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果） 永久 ⑶设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） 永久 ⑷研究工作阶段小结、年度报告 长期 ⑸配套的照片、录音、录像等 永久 ⑹样品、标本等实物的目录 永久 3 理工农医科科研总结鉴定阶段 ⑴研究报告、研制报告 永久 　 ⑵论文专著 永久