公文写作部分问题.pdfVIP

第 15 卷第 1 、2 期 湖南轻工业高等专科学校学报 Vol 15 No1 ,2 2003 年 3 月 Journal of Hunan Light Industry College Mar2003 ( ) 【文章编号】1009 - 3702 2003 01 ,02 - 0078 - 03 公文写作中存在的问题及原因 邓秋枝 (长沙电力学院 侯家塘校区管理工程系 ,湖南 长沙 　410015) 【摘要】文章从三个方面分析了现代秘书在公文写作中存在的问题 :文种选择不当、不注意炼词炼意 、脱离实际 , 并对这三方面的问题进行了简要分析 ,探讨了现代秘书搞好公文写作的现实意义 。 【关键词】秘书 ;公文写作 ;文种 ;表达 【中图分类号】H152 【文献标识码】A 　　传统秘书学 ,把办公部门的职能概括为 :“参与政 用法上有一定相似之处的文种认识不清 ,选择错误 , 务 、管理事务”,其中参与政务主要指的就是为决策服 是专业知识不扎实的体现 。 务 。秘书为决策服务的劳动成果是如何体现的呢 ? 请示和报告的差别主要体现在三方面 : 其途径和媒介主要就是通过各种文稿 、文件等文字材 第一 ,请示是要求上级作出指示或批准等事时使 料 ,经过一系列的环节 ,反复修改 ,去粗取精 ,最后送 用的公文 ,上级一般要给予答复 ;报告是下一级机关 达领导面前 ,为领导的决策起辅助作用 。领导的决策 向上级机关汇报工作 、反映问题 、提出建议时使用的 离不开秘书人员大量的反复细致的调查研究和文字 公文 ,上级可答复 ,也可不答复 。第二 ,请示一定包括 推敲工作 , 由此可见公文写作的重要性 。 请求事项 ,而且要具体 ; 报告则不允许有请求事项 。 实行改革开放以来 ,社会发展步伐的加大 ,生活 第三 ,请示是用批复作出答复 ,而且仅针对于原请示 节奏加快 ,人们珍惜时间、讲求效率的益处是显而易 单位 。报告中有时也提出建议 ,如果建议被采纳 ,一 见的。但也使社会上产生了一种心浮气躁 、急功近利 经批转 ,其执行者就不仅仅是原报告单位本身 ,而是 的病症 ,反映在公文写作上 ,就是出现了不少“急就 某一领域的若干单位 。 章”。文种的选择 ,词语的选用根本就没有斟酌 ,更谈 有的请示在结尾通常是这样写的: “妥否 ,请指 不上反复讨论修改 ,甚至有些公文拟好就发 ,连规定 示 。”如 : 的办文程序也取消了。因此 ,看看这样的公文 ,就不 难发现其中存在的诸多毛病与不足 。 关于聘请英籍理查德 ·麦凯先生来校任教的请示 1　文种选择或公文结构出现错误 , 是 政字[2001]6 号 秘书专业知识不扎实的体现 现在党政机关的秘书队伍 日趋向职业化方向发 教育部高教司 : 展 ,正逐步建立和实施持证上岗、考核定级制度 。但 为满足教学需要 ,我校拟聘请英籍理查德 ·麦凯 仍有一部分文秘人员没有经过严格的专业训练和实 先生来校任教 ,任期一年 ,妥否 ,请批示 。 际工作磨练 , 不太懂得秘书工作规律 。在这种情况 下 ,有些新手在公文写作中就会出现这样或那样的错 ××大学 误[ 1] 。最常见的错误主要有两类 : 2001 年 6 月 30 日 11 　文种选择不当 例如混淆请示和报告 ,把有具体请求事项的写