2-办公室事务管理-20131027发-2.ppt

办公室事务处理; 督查工作 ; ; 办公室工作的特点 ;一、办公室工作的特点 ; 近身 ; 一、办公室工作的特点 （一）近身。即办公室及其成员位居领导身边，在中枢机构中工作，在 最近距离为领导服务。 （二）直接。领导可以向秘书面授机宜，直接聆听旨意，这是其他岗位 所不能比拟的 （三）综合。即指办公室工作的多重性和全方位性，这是由领导工作的 全面性决定的。 （四）辅助。这是办公室工作固有的，本质的属性，办公室及其人员与 领导的关系就工作而言，就是一种主辅关系。 （五）服务。秘书工作的基本内容就是搞好“三服务”，其中直接、大 量的，重点的是为本级领导服务。 ;二、办公室工作构成要素 ;2、灵敏的信息机制; 二、办公室的构成要素 （一）精干的秘书人员。这是办公室工作业务活动的主体。 （二）灵敏的信息机制。即建立健全办公室信息工作保障体制和方法。 （三）健全的工作规范。即有健全的管理制度、工作标准和行为准则。 （四）科学的工作流程。即办公室各项工作多个环节协调而形成的完 整的、科学的工作顺序链。 （五）和谐的人际关系。即办公室与各部门之间、秘书与负责人之间、 秘书与秘书之间，相互支持、团结协作，做到观念一致、目标 一致、承诺一致、行动一致。 （六）牢固的团队精神。办公室所有成员都应具有大局意识、协作精神 和服务精神，保证组织日常工作的高效率运转。 （七）较好的物质环境。即具备一定的办公设备和办公自动化系统。 ;三、办公室工作的基本内容 ; 四、办公室工作的基本任务 办公室工作纷繁复杂，千头万绪，大到辅助决策，小到日常事务处 理，几乎无所不包；领导交办事项，几乎无时不有；突发事件，紧 急事务处理，时有发生，甚至难以预料。就程序化的工作而言，有 人给它归纳为“三办”：“办文”、“办会”、“办事”。把“三办”再具体 一些，那么，办公室的职责或任务，主要表现 在如下13个方面： ; 1、辅助决策。前期铺垫、拟订方案，方案选择、拓展延伸等。 2、信息调研。信息收集、整理、存储、传递、利用、反馈等。 3、承办文书。公文拟制、发文办理、收文办理、公文管理、 整理归档等。 4、督促检查。决策督查、专项督查，力排梗阻、令行禁止、 确保政令畅通。 5、沟通协调。上行沟通、下行沟通、内外沟通、协调矛盾、 达到共识同做、相向而行等。 6、安排会议。会前准备、会中服务、会议精神的贯彻落实等。 ; 7、接待宾客。团体接待、个人接待、有约接待、无约接待和 会见会谈的安排等。 8、受理信访。信访受理、来访接待、立案调查、回访处理等 9、掌管机要。各类机要文件的登记、发放、借阅、保管及保 密等。 10、保守秘密。含国家秘密、科技秘密、工作秘密、商业秘密 11、管理档案。档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等 12、领导交办事项。涉及单位职能和单位主体业务的方方面面。 13、事务管理。除以上内容外，还有印信管理；值班管理；电 话接听、打出与办理等。;四、秘书应具备的工作能力 ; 四、秘书应具备的工作能力 ■秘书工作综合性和全方位性，决定了秘书工作能力的复合性，秘书 工作能力的这种复合性表现在方方面面，但其核心能力主要表现为： 1、表达能力。包括书面表达能力； 口语表达能力；体态语言表达能 力；此外还应包括文字对外的书写能力。 2、办事能力。善于处理方方面面的事务，做到办文要准，办事要稳， 情况要实，主意要慎，眼尖心细，手快腿勤，思维敏 捷，虽情口紧，处变不惊，沉着应对， 保证日常工作 的正常运转。 3、管理能力。包括辅助决策，信息调研，督促检查，协调沟通、危机 处理等。 4、交际能力。搞好与领导的关系、与部门之间的关系，与同事的关系、 与媒体的关系等。把智商与情商紧密地融合在一起。 5、操作能力。会使用各种自动化办公设备。做到懂原理，会使用、能 维修，排除障碍，以及各种文件的制作方法等。 ;