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档案管理制度 制定档案管理制度的目的 第一条 为加强公司档案管理工 作，有效地保护和利用 档案，维护公司合法权 益，特制订本制度。 第三条 公司及公司各部门员工有保 护档案的义务。 第四条 档案工作实行统一领导、分级 保管、分级查阅的原则，进行 规范化管理。 名词解释 1.统一领导：档案管理由专项人员及部 门负责。 （公司档案—行政总务部） 第五条 公司行政总务部专门负责 档案管理工作。 第六条 行政总务部负责接收、收 集、整理、立卷、保管。 第七条 行政总务部应逐步完善档 案制度，确保档案安全和 方便利用，采用科学手 段，逐步实现档案管理规 范化和现代化。 2.分级保管：本部门档案管理员负 责保管日常文件等相 关资料。 3.分级查阅：本部门员工可以查阅 部门档案，不可以查 阅其它部门档案。 档案的分类 部门档案 按照案件的性质和内容分类。 公司档案 按照部门类别、业务项目、保管限、年度、机构等分类。 保管期限： 第十五条文件保存期限除政府有关法令或本企业其 他规章特定者外，依下列规定办理： 1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。 2.十年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。 3.五年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。 4.一年保存：结案后无长期保存必要者。 第十一条 档案分类（公司档案） 档案分类应视案件内容、部门类别、业务项目等因素，按部门、 大类、小类三级分类。先以部门 类别区分，部门类别区分之后依 案件性质分为若干大类，然后在 同类中依序分为若干小类。 名词解释 目 次 表：检索文件名录 。 归档文件目录 档号 责任者 文件名称 归档日期 页数 备注 001 孟庆杰 四月份分析报告 2005010 15 档案的管理 管理部门： 文件的整理： 档案的清理： 一、管理部门 行政总务部档案管理负责人应按月度对公司各部门档案进行检查和管理并存档。 二、文件的整理——装订 公司各部门档案管理者，对档案进行整理存档应依如下原则： 第十一条1. 中文直写文件以右方装 订为原则，中文横写或外 文文件则以左方装订为原 则。 2. 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。 （装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。） 3. 文件如有皱折、破损、参差不齐等情 形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。 文件的整理——归档 第十四条 4. 归档文件，应依目次 号顺序以活页方式装订于 相关类别的档夹（档案 盒）内，并视实际需要使 用“见出纸”注明目次号， 以便 翻阅。 三、档案的清理 各部门档案管理者应随时拂拭档案架，维护档案清洁。 第十六条 1.管档人员应随时拂拭 档案架，维护档案清 洁，以防虫蛀腐朽。 每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈常务副总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。 档案的名称及编号 第八条2.公司档卷分类目录及编号原则，由行政总务部统一制定。 档案的名称及编号 档案名称： 档案编号： 档案盒脊： （公司统一规定） 一、档案名称 第十二条 1.档案各级分类应赋予名 称，其名称应简明扼要， 以充分表示档案内容性质 为原则，且有一定范畴， 不宜笼统含混。 二、档案的编号 目 录 号 A—公司