办公邮件的发送学问.docVIP

本文是《南方都市报》刊登的《邮件文化中的公司政治与组织生态 ? 随着全球化进程的不断深化，大范围内，各大企业全球扩张；小范围内，地方企业全国分布。电子邮件以其实时、可靠、快捷、方便存档等特性越来越成为企业中流行的沟通方式。电子邮件也因此承载了企业中的人际关系、职场政治、商业谋略等等。 电子邮件是如何以其独特的沟通特点成为现代组织中的主要通讯手段？电子邮件又是如何在层级组织中反映了人与组织的关系？组织中的人又该如何看待电子邮件带来的新挑战并适应之？平均有十年工作经验的北大国际 MBA2010届在职班的同学们，对这些问题进行了探讨和反思。 霰弹枪与双刃剑，职场斗争中的利器 很多跨国公司都采用 “分布式办公”，在全球各地都有分支，并使用电子邮件作为主要的通信手段。“分布式办公”在短短二三十年间就颠覆了传统几千年的跨界文化沟通模式。传统上，两种乃至多种文化和价值观之间的传递和沟通具有通道单一性、长期性和缓慢性的特点。比如对外贸易，人们需要通过外贸公司进行沟通，并等待较长时间。比如两国间的文化交流，也通常是有国家作为把关人，审核并选择比较符合本国价值观的信息。两国间普通人民的交流，通常发生在较少直接利益冲突的旅游等情境下。 然而，企业的全球化颠覆了一切。现在，任何一个跨国企业的员工都有可能面对与至少一个外国分支部门的同事协作进行项目。基于项目组建临时团队的“项目管理制”的流行更使人们必须随时准备好跟陌生人如战友般沟通协作。这中间，文化和价值观的冲突就变得很突出。由于没有面对面的礼貌约束，人们通常更容易在电子邮件中表露真实观点。而美式英语、英式英语、中式英语、法式英语……等基于母语习惯而出现的对语境、词意的不同理解，加上文化和价值观的差异，导致了电子邮件的内容易于被误读，在很多情况下，加剧了人们之间的摩擦。 比较常见的文化冲突有：香港人常常抱怨大陆人Sloppy，理由是电邮里的Typo太多；而中国人常常抱怨新加坡人狡猾，理由是善于用电邮推托责任；中国人又常常抱怨美国人的邮件英语不够客气；而欧洲人以同样的理由抱怨回来…… 在这种国际化的背景下，文化和价值观的冲突与商业利益交织，使电子邮件成为公司内部政治斗争的载体，几乎是宿命一样的必然。 电子邮件作为职场政治斗争的一种手段，比较常见的有以下几种： 第一种：大踢皮球，互相推诿 也正是由于不能面对面的通信，电子邮件成为推脱工作和责任的工具。这种行为也就是所谓的“邮件文化”的精髓。 推脱责任的邮件常常会引起书面战争。这种邮件大战有害无益，浪费资源，最佳办法莫如大BOSS直接出面，指明工作负责人，平息事态。如果遇到那种凡事喜欢以“我们”为主语以示团队精神的领导，那事情大抵就落个不了了之的下场。 现在组织以分工明确，权责分明为目标，以最大程度避免踢皮球现象的产生。事实上，分工越明确，发生突发状况时的冗余度和灵活性也就相应降低。此时，最常见的就是邮件中卖弄各种斗争技巧，足可以写一部《三十六计》。过分之时，来回转的邮件串足以搞成冰糖葫芦。 但是，如果深谙此中三昧，也当真能玩出“三十六计”的效果，在职场上如有神助。比如下面的实战案例： “围魏救赵”：某公司一市场经理，被同事在邮件中指出他的预算有问题，CC了相关人士；该市场经理该直接回复邮件并解释吗？直接回复无疑示弱，等于承认自己被Challenge到认输。该经理写封邮件给所有人证明自己的预算绝对是Make Sense的，然后话锋一转，问一问某项目中涉及对方的部分的进展，他很清楚该部分在老板那里的优先级很高。于是，老板终于露面，回复邮件——Challenge那个同事的工作情况。市场经理得救。事实上，对方指出的问题确实存在，他私下悄悄解决。然后在几天后，轻描淡写的跟直属上司解释了一下，口头对那个同事表示了感谢。直属上司还感觉他很有团队精神。 “反客为主”：某经理被分配一个跨团队的项目。他手中没有直接资源，无钱无权，无人搭理，召集会议无人有空。该经理于是以邮件为主要工作手段，他积极制定工作进度表，用群邮件形式发送每一次任务，同时用群邮件形式检查任务的完成情况。当然每一封都CC相关人士的直属上司。而一旦某人单独回复邮件推脱工作，他必定以群邮件的形式回复。这样把所有人的工作态度暴露在聚光灯下，使得对方无可拒绝，只能接受。 第二种：立此存照，秋后算账 而邮件文化中最为声名狼藉的正是这一点：无论多么小的事，无论是当面说还是电话说，总之必定要邮件确认给你，意思就是“立存此照，秋后算账”。 这种行为有两种目的：一是攻击，二是防御。 攻击的方式很简单，利用对方在邮件中写下的承诺或理由：假设A在邮件中写了要在某个Deadline之前提交一份报价文件，那么万一迟了，B可能就会把承诺邮件当作把柄来攻击 A。假设C在邮件中写错了某个细节，D可能会委婉但尖刻地指出这种弱智的错