原辅料采购管理规定.doc

编制：江丽丽 青岛海尔丰彩作业文件 生效日期：2013.10.28 审核：梁艳芬 原辅料采购作业管理规定 版本/更改：A/0 批准：王超 HRFC-ID-CG06 第1页 共2页 目的： 规范采购流程，使原辅料采购有依有据，更合理、更受控。 适用范围： 公司所有采购的原辅料，包括纸张、油墨、PS版、洗车水等。 3.、职责 3.1采购部负责根据公司订单情况对所需原辅料进行采购。 3.2仓储部负责对原辅料的数量进行清点，并进行仓储环境管理，对入库原辅料进行储存、防护。 3.3 品管部实验室负责对原辅料的检验及性能检测。 4、采购模式： 4.1备库采购:常用原材料执行备库采购模式。由采购部形成《纸张库存基准表》和《辅料库存基准表》。当备库基准表内物料低于最低库存标准时，SAP形成采购订单，请购数量=最高库存标准-现存量。对于常用物料，而库存基准表中没有的，由业务员、工艺、或生产以《请示报告》报领导（总经理）批准后作为常备资材列入《纸张库存基准表》或《辅料库存基准表》中。 4.2按单采购：对于《纸张库存基准表》和《辅料库存基准表》内没有的物料，或者单次用量大于最低备库标准的物料，采购员执运行SAP系统按单采购。 4.3零星采购：对于非生产用原物料，如办公用品，执行零星采购作业。必须有《请购单》或《请示报告》，方可执行采购作业。零星采购中，采购金额在1万元以上者，必须进行货比三家，采购金额在1万元以下者，由采购员或采购主管进行议价后，执行采购。 4.4紧急采购：对于特殊非常态物料、重要客户打样用物料，执行紧急采购，但采购前必须有公司领导批准的《请示报告》，按请示报告进行紧急采购作业。 4.5集中采购：纸张类单笔订单超过20吨或采购金额大于十万元之采购必须由采购员与采购主管重点会办，进行竞价或议价后执行采购。或根据库存状况进行采购作业。 作业步骤： 5.1采购员接到采购订单，首先在网络内合格供方进行采购，若合格供方没有的可在临时供方进行采购。合格供方和临时供方必须有与海尔丰彩签订的全年基本供货合同。若合格供方和临时供方都没有的物料，必须在其他供方中购买的，必须每笔采购签订临时采购合同。 编制：江丽丽 青岛海尔丰彩作业文件 生效日期：2013.10.28 审核：梁艳芬 原辅料采购作业管理规定 版本/更改：A/0 批准：王超 HRFC-ID-CG06 第2页 共2页 5.2采购员在与供方沟通完毕后，进行询价，货比三家，采购主管审核，部长审批，确定供应商;若采购数量超过30t，则需总经理确认。 生成《采购订单》，报上级领导批准后执行采购作业。并跟催订单物料，保证在正常采购周期内完成采购。 5.3同时批准后的资料需统计员进行汇总，由采购主管审核，若价格超过5万的采购部长审批，统计员将资料备案。 5.4若价格变动，则由采购员申请，采购主管审核，采购部长批准后变动。 5.5统计员对系统维护，在SAP系统内录入物料名称及相应的价格，每月初进行更新。 5.5采购员下给供应商下达《采购订单》，供应商持《采购订单》送货，采购部打印《通知验收单》通知品管部实验室验货，合格后签字确认并将转交仓库，仓库核对《采购订单》、《通知验收单》与实际货物一致后，清点数量进行收货，并打印《入库单》办理入库。若检验不合格，则按照《不符合及不合格品控制程序》。 5.6按照合同规定，供应商开具发票，统计员将针对系统中的平台价与《通知验收单》上的单价及供应商开具的发票进行核对，并注意单位之间的换算，并将发票号录入系统，每月25日转交财务部进行付款。 5.7财务部收到资料后，进行挂账，并报董事办，执董批示后，进行付款，采购过程结束。 采购周期 6.1常用备库纸张、辅料及按单采购纸张及辅料由采购部形成《采购周期表》（在备库基准表中体现），发相关人员。 6.2采购部必须在采购周期内完成采购作业，实现物料到厂入库。 6.3若出现其他异常或不可控因素造成物料不能及时入库由采购及时沟通调度，进行处理。若因采购未及时而造成的采购资材入库不及时情况，则按照公司标准对采购部主管及相关采购员进行考核作业。 7、相关记录及表单： 7.1《采购订单》 HRFC-QR-CG001 7.2《通知验收单》 HRFC-QR-70405 7.3《库存基准表》 HRFC-QR-CG002 7.4《纸张入库单》 HRFC-QR-70412 备注：红色字体并加下划线的为预更改的流程，详见如下对比图： 对比图如下： 流程 现负责部门 预更改部门 需求 销售、生产、备库 销售、生产、备库 询价 采购员 采购员 确认供应商 采购主管审核，部长审批，若超过30t，则需总经理