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第3章 总账 2 第1节 组织结构 3 一, 公司代码和会计科目表 3 二, 业务范围 3 第2节 会计科目表 4 一, 会计科目表层 4 二, 公司代码层 5 第3节 会计凭证 5 一, 总账凭证输入界面 5 二, 凭证类型和凭证编号 6 三, 清账管理 7 四, 跨公司凭证 8 五, 简化操作 9 1， 比较公司代码 9 2， 样本科目 9 3， 科目分配模型 9 4， 周期性凭证 9 5， 样本凭证 9 6， 暂存凭证 9 第4节 会计期间和多币种处理功能 9 一, 会计年度和会计期间 9 二, 多币种处理功能 10 1， 报表折算 10 2， 设立并行货币 11 第5节 周期处理 11 第6节 信息查询 12 第3章 总账 在mySAP ERP的运营层面中，财务管理由财务会计，管理会计，资金管理，企业集团控制，投资管理，项目系统管理，不动产管理等模块构成。 财务会计模块又分为总账，应收账款，应付账款，固定资产，银行会计，特殊目的分类账，基金管理和差旅管理。总账，应收账款，应付账款和固定资产是财务会计模块最为基础的四大子模块。企业实施SAP系统时，一般是以这四大模块作为实施财务管理的开始。从图3-1中，我们可以看到，财务会计模块结构设置是和一般意义上的财务会计相对应的。它主要履行了外部会计的职能，企业向各个外部部门（如税务，银行，证券交易所等）提供财务报表数据皆来源于财务会计模块。 图3-1 财务会计模块构成 在总账，应收，应付，固定资产这四大模块中，总账又是最为基础的。在SAP系统中，总账的功能是十分强大的。图3-2是总账主要功能的汇总。我们将选择其中具有代表性的功能加以介绍。 图3-2 总账主要功能汇总 组织结构 公司代码和会计科目表 如图3-3是总账中的组织结构。对于一个集团来说，它可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以分配给不同的公司代码使用。公司代码在SAP中指的是独立进行会计核算的会计主体。它可以是控股公司，或是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。每个公司代码只能有一个经营会计科目表，但不同的公司代码是可以共用一个经营会计科目表的。 在SAP中，除了经营会计科目表外，还有集团会计科目表，国家会计科目表和合并会计科目表。这些会计科目表之间都有对应关系，经营会计科目表是其他会计科目表的基础。如果一家企业在国内外都没有分支机构也不被任何公司控股，那么它就只需要建立经营会计科目表。因而，在本书各章中提到的科目表，如不特别指明，即是指经营会计科目表。对于其他几种会计科目表，我们将在合并一章中予以介绍。 业务范围 如图3-3的下方，总账中还有另一种组织结构－业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算，如公司代码1我们假设是集团A下属的空调生产企业，它的业务可以分为家用空调和商用空调两部分。由于这两部分业务在核算上具有相对的独立性，管理上也要求两个部门独立编制资产负债表和损益表，因而我们将家用空调和商用空调设置为两个不同的业务范围。 业务范围是跨公司代码的。如在A集团的制造公司中，除了公司代码1，还会有其他的公司从事家电的生产和销售。如果这些公司也有生产空调的业务，那么也就可以使用上述两个业务范围来进行核算。从这里我们可以看出，业务范围对应的是企业中的事业部核算方式。通过交叉公司代码和业务范围形成的管理矩阵，我们可以很方便的跨公司进行报表的分析汇总，使集团财务管理实时而高效。由此也可以看出，SAP的集团管理，不只是体现在专门的模块上。更重要的是在所有模块和功能的设计上，都渗透了集团管理的思想。 图3-3 总账中的组织结构 会计科目表 SAP系统中，不同的公司代码可以使用同一套会计科目表。在一套科目表中，每个总账科目的名称和号码都是唯一的。因而，科目编号代表的科目定义在集团公司的不同分支机构里是完全相同的，这使得各级分析人员不再需要对来自不同公司的总账科目号码进行识别，公司间数据的分析，比较，汇总能够迅速完成。 由于单个总账科目存在被不同的公司代码使用的情况，我们不妨假设这样的情景： 总账科目“营业费用－市场活动费”是用来核算产品推介会，客户论坛，促销活动等等市场活动的费用。集团下属的空调公司和电脑公司都使用了这个科目。但是空调公司的这类费用比较少，只需要核算到相关的成本中心，如市场部就可以了。而电脑公司的这类活动比较多，预算也较大。管理层希望这项费用可以核算到每个活动。那么会计科目的结构应该怎样设计才能满足这种需求呢？ 在SAP中，总账科目是分两个层次来进行维护和管理的－会计科目表层和公司代码层。 会计科目表层 如图3-4，会计科目表层是基本层，维护着总账科目的通用信息，可以为所有的公司代码所共用。科目表层中的信息有短文本、长文本、账户组（比如按资产，负债，权