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组织传播中信息与决策问题的讨论 　　行为科学中有一个著名的故事,这就是聪明汉斯的故事,它是一匹会算数的马。当汉斯的训练师向它呈现加、减或乘法运算的题目时,它会用蹄子敲出令人惊奇的准确答案。一组“专家”对汉斯进行观察并证明了它确有这一能力,这让所有人都为之困惑。幸亏心理学家奥斯卡?方格斯特对汉斯的能力重新进行了系统研究,发现汉斯是一个非常用心审视人类行为的观察者,它对视觉所提供的信息非常敏感。在它敲出它的数学答案时,它会观察训练员或其他提问者的头。当汉斯快要接近答案时,训练员往往会不自觉地歪下头或露出得意的笑容,凭借着这样的微妙信息,汉斯成为一匹有数学头脑的神马。聪明的汉斯间接证明了英国人类学家埃德蒙?利奇关于“所有的人类行为均用于传播信息”的卓越论断。 　　信息是关于独创性的学问。组织传播作为人类组织意义的浓缩形式,把人类种种自我发展与冲突编进了组织的信息代码之中。工业时代早期,一些理论家就说过,组织结构是信息处理目标的结果,管理者履行计划、协调和决策等职责,本质上就是巧妙地处理信息。随着时间的推移,这些认识也在变化,但对于“所有的组织都是信息组织”这一判断则得到研究者的一致公认。20世纪后期以来,作为后工业时代的象征,信息在组织传播中所产生的巨大能量,深深地留在人们的记忆之中:信息是能够改变组织的东西;信息居于组织生命的核心地位;信息在组织中无处不在,维持并影响着组织的运行过程。 　　组织传播的信息系统,大抵是由组织的结构形式与关系状况及其互动结果所决定的。特定的组织结构和相互关系,决定了组织会将其注意力集中在特定的信息上面。特定信息的收集占据了组织的时间和注意力,也就减少了在其他事情上的时间和精力。而且,某一信息的大量存在,常常会产生组织传播的“议程设置”效应,它会使我们产生一种该信息有着某种程度的重要性的印象,组织的新进入者将受这种重要性的影响,围绕可见的信息,建立自己对组织文化和精神等等内涵问题的理解方式。其次,信息的可见度也会影响使用信息的需求,信息虽然无处不在,不同的人看到的会是不同的事物,只有那些更关注战略的人才可能看到其他人察觉不到的机遇。譬如同样在流水线上工作,有些人就可能发现一些其他人忽视的信息。从这个角度说,特定组织传播信息系统的设计和创造,可以为决策者提供所需要的特定信息。 　　另一方面,人们对组织信息注意的时间和能力是有限的。虽然人类的信息处理技能已发展得比任何其他动物都高得多(据说人类的眼睛每秒可以吸纳500万个零碎信息),而且人类的长处在于大存储容量、大反应容量、将这些反应与信息输入相联系的灵活性,以及遇到意外情况时的创造性反应能力。但是人类个体信息处理方面还是存在着低信道容量、低可靠性、低计算能力的弊端,个人作为信息处理者是有局限性的,人们无法同时注意到每件事,接受到太多的信号、太多与决策相关的情况。所以研究者在讨论信息管理时引入了“注意力结构”概念,这一概念关心的是如何分配有限的注意力。注意力在很大程度上根据个人的职位和身份选择,并受其限制,同时还受到有关的组织传播法则的制约。影响注意力的因素甚至还包括:时间的最后期限、他人的创造精神、明确界定的选择权以及失败的证据等等。组织信息的注意力问题既涉及到组织的发展战略,更与组织管理者偏好密切相关。但是总体而言,信息注意力主要受信息的必要性,即问题和操作的相关性影响。它包括两个方面:一是受监控的行为对组织传播的运转非常关键,它代表着活动的主导部分,或者相对其他活动来说,它处于中心地位。二是组织传播决策制定中信息的使用。信息能够减少不确定性。如果不确定性和活动特定的部分相关,就没有必要去收集信息。环境因素也会影响组织对于信息的注意力。环境的复杂性和不确定性通过影响组织传播的运作进入组织,并与组织信息系统联系起来。任务的不确定性越大,决策者所处理的信息量往往也就越大,但完成任务要求所需的时间和资源又是稀缺的。合理的观点应该是特定的事情被关注而其他的事情可以被忽略,只有这样注意程序才会达到平衡。组织结构也是影响信息注意力的重要因素。组织结构决定了信息收集和传播的方式。一般情况下,组织的领导者通常位于信息传播的中心,因此能够收到相对大量的信息。信息传播渠道随着所联结人员数量的变化而变化,同样也随着信息特性的变化而变化。举例说,以命令形式出现的信息流往往是单向流动的,而在不同个体间进行交换的信息则往往是相互流动的。信息传播的质量在某种程度上可以反映出一个组织的运作状况,相关信息传达至目标所需要的时间以及得到回应的时间,都会影响组织传播的绩效。 　　信息注意力现象带来了人们对信息质量问题的关注。对于组织参与者把握信息质量的性质,理性选择和有限理性学说之间一直存在着争论。第一种理论的出发点是假定人们都能掌握充分的高质量信息;第二种观点认为人们得到的信息并