20-信息沟通控制程序.doc

1.目的 提供与质量、环境和职业健康安全相关沟通和信息交流的渠道，确保局各层次及各部门人员间获得有关质量、环境与职业健康安全管理体系所需的信息，保证与顾客、员工及其他相关方沟通与交流的充分性和时效性。 2.适用范围 适用于局总部、直营公司、直属机构、直管项目部所所涉及质量、环境、职业健康安全管理体系覆盖范围内的沟通和信息交流的管理。局属各二级法人单位参照执行。 3.职责 3.1局总部职责 3.1.1安全环境部 负责局总部、直营公司、直属机构、直管项目部范围内的环境和职业健康安全管理体系活动有关信息的收集、汇总、分析、沟通和交流等。 3.1.2技术质量部 负责局总部、直营公司、直属机构、直管项目部范围内的质量活动有关信息在局内网、外网版面的设置、发放、管理等。 3.1.3党委工作部 负责局总部、直营公司、直属机构、直管项目部范围内的质量、环境和职业健康安全管理体系活动有关信息在局信息、局内刊上的校对、编发等。 3.1.3其它相关职能部门 负责对质量、环境和职业健康安全管理体系活动有关信息的确定、收集、分析，并将收集到的数据进行系统分析后报党委工作部。 3.2直营公司(直管项目部) 3.2.1根据局相关职能部门的要求,上报产品实现过程中质量、环境和职业健康安全管理活动有关的信息。 3.2.2与地方政府有关部门进行环境与职业健康安全信息的沟通，内容包括单位的环境与职业健康安全表现、法律法规遵守情况等内容； 3.2.3对本单位内的信息进行分析处理，必要时制订相应的改进措施并实施。 3.3项目部 3.3.1项目部负责收集在产品实现过程中质量、环境和职业健康安全管理活动的信息，并上报直营公司。 3.3.2负责与项目所在地相关方及供方的沟通，记录相关方的抱怨，并及时进行答复。 4.工作程序 4.1沟通和交流信息的分类 4.1.1沟通和交流的信息分内部信息和外部信息 a.内部信息的内容包括:质量、环境和职业健康安全方针、目标、管理方案，部门职能和权限，管理体系运行的状态，紧急状态下的应急和响应等。 b.外部信息的内容包括：合同、设计变更，新技术、新材料、新工艺有关的信息，管理体系中有关的法律、法规、条例、标准及其他要求的信息。 4.2.沟通和信息交流的方式 4.2.1内部沟通和交流的方式:各种会议、办公平台、内部网络、信息管理系统、企业报刊、通知、简报、公告、培训以及报表、记录、电话、电子邮件、标语等。 4.2.2外部沟通和交流的方式有：建立市场营销网络，建立投标报价体系及合同评审制，企业形象宣传片和画册、管理手册、招投标文件、合同、回访记录、科技刊物、市场调研以及面谈、电话、传真、信件、网络等。 4.3沟通和交流信息的管理 4.3.1各职能部门应建立管理体系收发文登记制度,对接收和发出的文件和记录予以登记、保存。 4.3.2各职能部门负责建立各自的信息库，不断收集各方面反馈的信息，并负责信息的分类、分析、评价，确保已获取信息的真实性、完整性和可用性。以便于在局总部范围内及时、准确、全面地得到应有的沟通与交流。 5.相关文件 《质量管理手册》、《环境、职业健康安全管理手册》 6.记录 环境与职业健康安全信息表 沟通和信息交流管理表 环境与职业健康安全信息表 项　　　目 指 标 值 ( 控 制 情 况) 扬尘 道路污染 废弃物 噪声 光污染 其它环境影响 环境目标、指标完成情况 相关方投诉 主管部门检查结论 消防 机械防护 高空防护 基坑防护 配电防护 其它安全因素 职业健康安全目标、指标完成情况 相关方投诉 主管部门检查结论 单位：　　　　　　　　　　　　　　　　　　填报时间：　　　　年　　月　　日 填表说明：表中项目如是可测量的项目，填写具体测量数值的最大值、最小值和平均值，不可或不能经济地测量的项目填写监视所得结果，职业健康安全的项目填写按安全检查评分标准进行检查所得分值，主管部门检查结论指得是当地政府部门检查所得结论。相关方投诉一行中填写投诉的次数，涉及的人数及范围。 沟通和信息交流管理表 信息种类 信息内容 信息来源 沟通与交流方式 沟通与交流目的 内部信息 企业的质量、环境、职业健康安全方针、目标、方案 企业全体员工与管理者共同制订 由相关职能部门组织员工对方针、目标、管理方案进行评价 相关职能部门与员工认真履行各自的职责，使体系持续有效运行。 相关管理部门职能和权限的信息 领导审批，以文件形式下发《部门职能和岗位职责》 各部门之间根据体系运行的需要进行沟通与交流 各部门须明确职责分工和接口关系，每个人认真履行各自的职责和权限 管理体系内审及管理评审信息 来自下发的管理体系内审的计划和审核报告