材料设备采购管理工作指引.doc

文件编码 文件名称 2013-08 目标 使项目工程材料设备采购过程满足项目建设需要，保证质量的前提下，节约成本支出。 范围 本指引适用于公司各工程项目材料设备的采购管理。 名词解释 关键职责 总经理: 负责审批《材料/设备招标计划》和《材料/设备招标调整计划》； 负责审批材料采购方式，审批议标及直接委托项目的定标（委托）方案； 参加材料技术评审并提出参考意见；负责审批金额大于0万元（含0万元）的《材料选型定板单》。 负责审批《材料调研报告》； 负责签发内部材料技术评审意见； 负责审核项目材料采购方式； 负责审批金额小于0万元的《材料选型定板单》，审核金额大于0万元（含0万元）的《材料选型定板单》。 负责决定项目的分判方式：招标、议标、直接委托或竞争性谈判。 负责10万元以上的项目招标的决策工作。 招标小组组长负责签发定标会议纪要。 物资部： 负责编制《项目材料/设备招标计划》和《项目材料/设备招标调整计划》； 负责供应商选择形式的分判工作，负责组织确定项目材料采购方式的讨论会； ；负责项目材料的 提供材料设备成本控制指导书； 参与招标答疑。 工程部： 参与项目材料采购方式的讨论会，提出参考意见；负责编制《项目材料采购计划》；在材料采购合同签订或《材料甲定乙购通知单》签发后，负责材料采购过程的总体监控，保证材料供货质量、供货数量、供货进度目标的实现； 负责供货过程的实时监控； 货到工地后组织验收和移交，负责项目材料的移交及入库负责材料选型定板工作； 材料调研工作； 参与甲购、甲定乙购材料的工地到货验收，项目材料的验收提出验收意见；定期对现场甲购、甲定乙购材料的检查，提出检查意见 材料选型定板 0万元的报审批，材料选型金额大于0万元的报审核，总经理审批。材料招标 工程部负责按计划进行招标的技术准备工作，具体包括： 组织对备选的供应商进行考察和询价，且备选单位不少于3家。询价工作必须： 1、市场询价，工程部组织人员到市场上询价； 2、集体询价，在考察询价时研发部、成本部、项目部、财务部等专业需要派代表参加。 根据考察情况和初步询价情况编写考察报告，将考察报告（包括初步询价情况）、招标文件（包括设计图纸、选型定板单等）以传签单的形式报招标委员会或招标小组审批。 工程部编制技术标书并提交给分管副总审核，结合商务标书整合成招标文件。 成本部负责按计划进行招标的商务准备工作，具体包括： 提供招标项目的商务条件。 参与对备选单位进行标前询价。 标前准备会 工程部负责组织招标委员会或招标小组召开招标项目的标前准备会。 招标委员会主任（或招标小组组长）、研发部经理、成本部经理必须参加，如招标委员会主任（或招标小组组长）有事不能参加，可委托其他委员会或小组成员行使其职能。 招标委员会或招标小组在标前准备会上讨论确定入围单位、评审招标文件并确定评标原则。入围单位应不少于3家， 工程部负责整理标前准备会议纪要，并发送给招标委员会或招标小组成员。 工程部负责根据标前准备会议纪要修改招标文件，再填写《招标文件评审及盖章审批表》经招标委员会或招标小组审批盖章后，招标文件正式生效。 发标、答疑 工程部负责安排发标、截标、答疑会，并通知招标委员会或招标小组成员和入围单位。 工程部负责整理答疑会的会议纪要，并发送给招标委员会或招标小组成员。 ??商务谈判 工程部负责组织有成本部参加的招标项目的商务谈判工作，并由成本部根据谈判结果确定招标项目的招标成本控制目标。 开标、评标和定标 ??工程部负责组织开标会，并通知招标委员会或招标小组及入围单位。 ??招标委员会或招标小组进行评标及定标，确定中标单位。由工程部负责整理开、评标、定标会议纪要，经招标委员会主任或招标小组长签发后生效。 工程部将签发的开标、评标、定标会议纪要发送给招标委员会或招标小组成员，并向中标单位下发《中标通知书》。 工程部负责在向中标单位发送中标通知书后的三个工作日内将招标文件、发标会议纪要、答疑会议纪要、评标、定标会议纪要及中标通知书给发送给项目部和研发部。 属于甲购材料/设备的，由工程部根据开标结果和招标文件与中标单位签订采购合同，项目部在接到中标通知书、采购合同及相关资料后负责即刻组织采购。 属于甲定乙购材料/设备的，由工程部根据开标结果，填写《甲定乙购材料（设备）采购通知单》与中标通知书和投标报价书一起传至承包商。 工程部负责对合同的履行情况进行跟踪并组织研发部和相关工程师一起对合同情况进行交流。 材料 组织对备选的供应商进行考察，确定入围议标的单位（入围单位不得少于三家）并报分管副总审批。确定入围供应商之前必须进行市场询价，采取工程部、成本部、财务部、项目部集体询价形式； 根据研发部提供的设计图纸、选型定板单等编写议标项目的技