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公文基础知识讲座 二〇〇八年四月 排版格式 常用公文 行政公文 1、命令 2、决定 3、公告 4、通告 5、通知 6、通报 7、议案 8、报告 9、请示 10、批复 11、意见 12、函 13、会议纪要 报告的基本格式和写法 报告的正文是一份报告的核心内容部分，一般由报告缘由、报告事项、结尾组成。 报告缘由：是指报告的正文开头，交代报告的起因、原因或说明报告的目的、主旨。 报告事项：报告正文的主体内容，一般要围绕主旨展开陈述，写明主要情况、措施与结果、成效与存在的问题等，有些还要写经验或教训、意见或建议。 报告结尾：即报告的收束。一般用惯用结语，如“特此报告”、“以上报告，如无不当，请指正”等。 综合报告的写作要求 综合报告的正文一般由开头、主体、结尾组成。 开头：概括说明全文宗旨。 主体：就各方面的主要情况进行说明。 结尾：具体写出工作中存在的主要问题，并提出下一步的工作意见。 专题报告的写作要求 专题报告的正文一般也采用三段式： 以反映情况为主：情况、问题、打算 以总结经验为主：情况、经验、不足 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。 其具有较强的提要性、决议性和存查备用性的特点。“提要性”即必须对会议繁杂的情况和内容进行综合整理，概括主要精神，归纳主要事项。“决议性”是对会议议定事项进行概括归纳，一经下发便产生指示作用和约束力，必须贯彻执行，实际上起决议的作用。“存查备用性”指某些会议纪要主要是为了通报情况，或将会议情况记录下来，在必要时查阅。  会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 会议纪要的写法 “会议纪要”的写法，主要有综合概括法、归纳分项法、发言提要法三种。 “综合概括法”多用于讨论的问题比较单一，意见比较统一的小型会议。用概括叙述的方法，对会议情况和议定事项进行整体的表述与说明。 “归纳分项法”是把会议的主要内容分门别类进行整理，归纳成几个大的方面或问题，加上标号或小标题分成几项来写。一些大型会议多采用此种写法。 “发言提要法”是把会上具有典型性、代表性言论整理提炼，分类表述说明。这种写法能如实反映会议讨论情况和与会人员意见，适用于座谈会、研讨会等纪要。 谢谢！ * * 公文的定义 公文（主要指行政公文）是指机关团体、企事业单位在从事公务活动中形成的体式完整、内容系统的各种书面材料。 公文处理：是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理水平 关乎着企业的 利益 关乎着企业的 形象 关乎着企业的 效率 份数序号 紧急程度 保密期限 发文机关标识 发文字号 标题 主送机关 附件 时间 印章 附注 正文 正文 主题词 印发机关和印发日期 抄送机关 上、下页边距3厘米 左、右页边距2.5厘米 标题：华文中宋/二号/加粗 小标题：华文中宋/三号 正文：仿宋/三号 行距：28磅 上、下页边距3厘米 发文字号：年份用六角括号“〔〕” 标题的一般构成形式为：发文机关＋“关于”＋事由＋“的”＋文种；回行时，要做到词意完整，排列对称；除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 空1行 主送单位：应用全称和规范化简称；左侧顶格标识，回行时仍顶格 附件如有序号使用阿拉伯数码如：附件： 1.××× 2.××× 附件名称后不加标点符号 附件的序号和名称前后应一致 下套方式 中套方式 空三行 右空四字 附注 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间 空一行 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 通知： 适用于批转下级的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等 标题简明、准确 发布通知的原因或目的，一般以“现将有关事项通知如下”过渡语转入正题 会议通知要明确五个要素：时间、地点、内容、参加人员、其他事项 内容较多的可分条列项或把几个意思分成几个段落来表述 报告： 适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 一般惯用结语 报告中不得夹带请示事项 其行文目的是供上级机关了解掌握工作情况，为上级机关制订有关方针政策或作出决定提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以不一定要求上级机关答复。 请示： 一般惯用结语 适用于向上级机关请求指示、批准。 请示要把握两点：说理要充分；请示的事项要具体、明确。 “一文一事”、“一事一请示” 一般只写一个主送单位，不要多头请示。如需同时送其他单位，应用