活用邮件合并,提高工作效率.docVIP

活用邮件合并，提高工作效率 一、什么是邮件合并 “邮件合并”最是在批量处理“邮件文档”时的。具体说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。　　显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。 　 一是我们需要制作的数量比较大；　　 二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 一组标签或信封：所有标签或信封上的寄信人地址均相同，但每个标签或信封上的收信人地址将各不相同。 一组套用信函、电子邮件或传真：所有信函、邮件或传真中的基本内容都相同，但是每封信、每个邮件或每份传真中都包含特定于各收件人的信息，如姓名、地址或其他个人数据。 一组编号赠券：除了每个赠券上包含的唯一编号外，这些赠券的内容完全相同。 单独创建信函、邮件、传真、标签、信封或赠券将会非常耗时。这就是引入邮件合并功能的目的。使用邮件合并功能，您只需创建一个文档，并在其中包含每个版本都有的信息。然后只需为每个版本所特有的信息添加一些占位符，其余工作就可以由 Word 来处理了。