[工学]第7章 报表.pptVIP

第7章 报表 报表是Access提供的一种对象，它可以将数据库中的数据信息和文档信息以多种形式通过屏幕显示出来，或通过打印机打印出来，同时还可以在报表中进行多级汇总、统计、平均和求和等计算。本章将介绍报表的作用、类型、视图方式，创建报表，设计报表，报表排序与分组、报表控件的使用，报表的页面设置与打印等。 7.1认识报表 报表可以将选定的数据信息进行格式化显示和打印。报表可以基于某一数据表，也可以基于某一查询结果，这个查询结果可以是在多个表之间的关系查询结果集。报表在打印之前可以预览。另外，报表也可以进行计算，如求和、求平均值等。 7.1.1报表的作用 报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，提供了以下功能： （1）能够呈现格式化数据，格式丰富，使报表更易于阅读和理解。 （2）可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。 （3）能够分组组织数据，对数据进行汇总，使报表更加清晰便于比较分析。 （4）能够输出标签、清单、订单、信封和发票等样式的报表，使报表更加有效的处理商务信息，满足不同用户的需求。 （5）通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息，便于保存和归档。 （6）能够在报表中利用图表和图形来帮助说明数据的含义，还使报表美观。 7.1.2报表的类型 报表的类型有：纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。 1．纵栏式报表 纵栏式报表结构与纵栏式窗体相似，文字纵向排列。在纵栏式窗体中只能显示一条记录，而纵栏式报表可以显示多条记录，字段标题信息和记录数据都在主体节中。下图为纵栏式报表示例。 2．表格式报表 表格式报表以表格的形式显示数据记录，能同时显示多条记录。在表格式报表中记录纵向排列，字段横向排列，能在一行中显示记录的所有字段，字段名称在页面页眉中显示，报表名称在报表页眉中显示。 3．图表式报表 图表式报表以图表的形式显示数据记录，使数据更加直观的显示，便于数据的分析比较。Access提供了多种图表供用户选择，如折线图、柱形图、饼图等。 4．标签式报表 标签式报表比较特殊，它里面每个以标签显示的记录格式相同，多用于设计各种标签、名片、信封及传单等。 7.1.3 报表的视图 Access为报表提供了3种视图操作窗口：设计视图、打印预览和版面预览。 1．设计视图 在设计视图中，Access 2003为用户提供了丰富的可视化设计手段，用户不必编程就可以创建和编辑修改报表中需要显示的元素，调整报表的结构布局。学生报表的“设计视图”如图所示。 2．打印预览 在打印预览中，可以看到报表的打印外观，所显示的报表布局和打印内容与实际打印效果是一致的，即所见即所得。学生报表的“打印预览”视图，如图所示。 3．版面预览 版面预览可以查看报表的版面设置及打印效果。版面预览视图与打印预览视图特点基本相同。两者不同之处是“打印预览视图”显示的是全部数据，而“版面预览视图”只对数据源中的部分数据进行数据格式化，因此报表预览速度快，工作效率高。 7.1.4 报表的结构 在 Access 中，报表是按“节”来设计的。报表通常由报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚及主体 7 部分组成，每一部分称之为一个节。 7.2 创建报表 Access中提供了3种创建报表的方式：使用“自动创建报表”功能、使用向导功能和使用“设计视图”创建。实际应用过程中，一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构，然后再在“设计视图”中对其外观、功能加以修改，这样可提供报表设计的效率。 7.2.1 使用“自动创建报表”功能创建报表 “自动创建报表”功能是一种快速创建报表的方法。使用自动创建报表功能，可以选择纵栏式或表格式两种类型的报表。使用自动创建报表功能所创建的报表能够显示基本表或查询的所有字段和记录。 【例7.1】以“学生”表为数据源，使用“自动创建报表”功能，创建“纵栏式”报表，命名为“学生”。 【例7.2】以“成绩”表为数据源，使用“自动创建报表”功能，创建“表格式”报表，命名为“成绩”。 7.2.2 使用“报表向导”创建报表 使用报表向导是一种迅速学习如何创建报表的好方法。可以照原样使用报表，也可以调整报表，使之符合自己的要求。使用“报表向导”创建报表时，向导将提示用户输入有关记录源、字段、版面以及所需格式，并根据回答来创建报表。这时，用户可以从多个表中选择字段，可以在报表中对记录进行分组或排序，并计算各种汇总数据。 【例7.3】以“教师”表为数据源，使用“报表向导”功能创建报