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办公室综合事务管理 秘书形象 1、发型设计:自然色 轻松 垂荡 不夸张 2、五官设计:大方 清秀 端 3、化妆设计:自然 明亮 长久 4、服饰设计:高贵 优雅 庄重 男女秘书各自的长处 一、用男秘的理由 1、坚强 2、从容不迫、镇定自若 3、安全保护意识强 4、心胸宽广 5、执行力度强 6、 超负荷工作 7、学习能力强 8、稳定性强 9、容易建立友谊 二、用女秘的理由 1、体贴入微、心细如尘 2、良好的倾诉对象 3、充当润滑剂 4、是老板的另一面表现 5、工作环境愉快而开朗 秘书应该具备的专业素质 1、超前 2、规矩 3、冷静 4、周到 5、解围 6、忠诚 7、诚实 8、热情 9、主动 10、上进 11、慎重 12、机灵 13、平视 14、适当的距离 15、勇敢 16、“三明治” 思维 17、出众的形象 18、缜密 秘书的接待工作 一、接待的准备工作 （一、环境准备 1、硬环境： 绿化环境 空气环境 光线环境 声音环境 办公室布置 （二、物质准备 办公设备 茶水与茶具 文具用品 书报架 接待用车 接待标志 接待设备 接待礼品 补充： 1、电脑登记系统 2、来访者名片索引系统 3、本企业内可以接待来访者的部门人员、电话 4、准备一些笔纸，以备留言 二、接待的工作程序 （一、亲切迎客 1、起身微笑 2、声音语调平和温婉 3、来访者是陌生人先打招呼，要求对方提供身份证明。视情况决定是否介绍秘书的身份。 A、拜访上司的人，秘书自我介绍。 B、一般业务来访，秘书将其直接引荐给有关被访者，不必自我介绍。 ※ 行礼、致意： 在行礼过程中，不要低头，要弯下腰，但绝不能看到自己的脚尖；要举动自然，令人舒适；切忌用下巴向人问好。 4、来访者是熟人亲切招呼，同时询问来意。请熟人在会客室稍侯，秘书回到自己办公桌前打电话与被访者联系。 5、来访者事先预约请来访者在会客室稍侯，秘书回到自己办公桌前打电话与被访者联系予以确认并让其做好准备。 得到许可，可引领来访者至被访者处，也可由被访者亲自来迎接。 6、来访者事先无预约按例询问对方：对不起，请问您事先有预约吗？您可以告诉我您来联系什么事吗？ 在未查明对方来意之前，不能直接回答被访者在与否，最好的做法是微笑不语，先听对方说明来意，再做安排。 7、来访者是记者确认身份，采取合作和主动的态度接待，并表现出乐意帮忙的意愿。但要谨慎回答问题，不轻易 表示自己对事件的态度。最好的做法是微笑着使用外交辞令和规范用语。 8、来访者事先既无预约，又赖着不走沉着冷静、保持礼貌，明确而坚定地告诉对方他必须离开的理由。 9、多位来访者同时到访先以顺序区分，再以重要性和急迫性区分。对需要延后的先到者给予适当解释，作好安排。 10、如果来访者想借用电话允许来访者使用事先安排好的直线电话（非办公电话），锁住长途功能。走开时，注 意收好桌上的文件。 11、如果来访者想与秘书攀谈让来访者先开口，倾听和应和，适可而止。 （二、礼貌引领 1、走在客人左前方 2、随时侧头注意客人的动静，保持职业微笑和认真倾听的姿态。 3、下楼梯，秘书要领先一步，同时提醒客人注意脚下变化。 4、等候电梯时，提前按下电梯按纽。站于电梯楼层按纽旁边。自动开门后，右手继续按住开的按纽。继续在左前方引 领。 5、到被访者门口。停住脚步，转身面向来宾——“就是这里”。拉门/推门 6、引领进门，离门远的座位或同排右为上座。 7、衣物挂放。征得客人同意，挂放于衣帽架或明显处——说明：先生，您的外套挂在这里 8、如需介绍时，先向客人介绍主人身份。 面对主人和来宾，你应该先介绍谁？ 正确的方法是应先介绍主人，这是国际惯例，客人有优先知情权。这是因为客人和主人见面时，如果先介绍客人，而 不是先介绍主人，客人看到主人陌生的面孔会显得尴尬。 （三、周到招待 1、待客人坐下与上司还在寒暄时，秘书征求客人意愿，，奉上茶水或饮料。 2、退出，轻轻关门。 3、有事通知上司，用纸条，避免耳语。 （四、热情送客 1、同事的客人由同事送别，上司的客人：一般由秘书送出，重要的由上司送出。 2、客人起身后再站起相送。 3、和上司一起送客时，稍微落后一步。 4、握手的礼仪。 5、主动取衣帽物件；帮助提重物，不提公文包和随身小包。 记录 ：客人告辞离去后，秘书将接待结果简洁记录在来访登记本的备注栏里。 送别的三种规格： （1）、普通客人：送出办公室门口 （2）、相对重要客人：送至电梯门口 （3）、非常重要客人：陪送下电梯，送到大楼门口或轿车