商务电子邮件撰写礼仪PPT.ppt

;;写商务电子邮件最终目的是什么？ ;;一、需要对方做什么（在邮件中明确告诉对方，需要他（她、他们）看到你的邮件后需要做什么。） 影响收件人的行为 告知或说服收件人实施某个行为。 例如： 1.请于周五前将我的提议意见发给我。 2.请于会议前三天发放议事日程。 3.请重新安排我的约会。 通知收件人 提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。 例如： 1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。 2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。 3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。 ;二、 需要说明什么 对于对方的疑问，甚至质疑，需要把事情说明清楚 三、交流与分享 心得交流与知识分享;一封令人舒服的电邮需要什么？ ; 在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不以尽可能高的效率处理手头上的工作。阅读邮件时，人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。 下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。 （一） 要询问什么问题？ （二） 要发送什么文件？为什么要发给对方？ （三） 要陈述什么观点？ （四） 要征询什么意见？ （五） 要给予什么建议？为什么对方要接受？ （六） 要推销什么产品？为什么对方要购买？ （七） 为什么要表示感谢？ ;用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。 有时候需要几个词或一两个短 句来引出要点。 例如： 1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？ 2.很高兴在上周的会议中与您相识。 我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。 如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。 例如： 你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会……; 很多人在抱怨： “不停地读邮件让我感到疲惫。 为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的 东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 我们的电子邮件中常常包含了很多不必要 的信息或者省略掉了很多重要的信息。 这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什 么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。 但是如果从收件人的角度来写邮件， 你会发现邮件 应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。 想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回 答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。 要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架， 这使得写一封清晰、 简洁的邮件变 成一件很容易的事情。 例如： 我提议各Team小组长每个月举行一次工作午餐会。 这样每个人能够及时了解项目最新 的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。 你的意见如何，Kiki？;一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点 相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下 面因素： （一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直 接写作了。 如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。 （二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中， 好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。 牢记： 正文应该是对重要信息的支撑、 解释和扩展。 如果不是，就赶紧省略。 （三） 是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个 完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。 （四） 是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件 人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅 速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅 提供简要的说明。;写邮件时， 需要注意： （一） 在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方 式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首 先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。 （二） 使用清晰、简洁、主动、具