[建筑]ISO9001-文件和资料的管理规范.docVIP

文件和资料的管理规范 目的 保证与质量体系有关的文件和资料得到有效控制和管理，始终保持适用性。并保证各部门和各场所使用有效的文件，防止误用失效和作废的文件。 范围： 公司内所有的文件和资料，包括服务于各个工程项目的建设过程前、中、后的外来的文件与资料。 定义 质量文件——质量体系文件。 外来文件——包括外来的文书、技术文件、传真、数据文件等。 图纸——公司与项目有关的所有工程图纸。 技术文件——与工程相关的、各部门签发的技术性文件、国家标准、地方法规、主管部门规定等。 行政文件——公司或各部门签发的文书型文件。 外发文件——以公司名义发放的正式文件。 合同文件——经营合同、合作合同。 以上文件归档保存年限按有关规定执行。 职责 总经理——各类文件的审定、签发，对有关保密级文件的归档、调用的核准。 各部门经理——审核部门文件、部门间流转文件，监督各类文件的归档工作。 项目资料岗——负责对本项目的所有文件进行归档、整理。 信息部——负责对各类文件的归档、整理工作，协助各部门人员对各类资料的查阅。 相关技术人员——确保经手文件的完整、整洁、保密。 程序 质量文件 文件格式：本公司质量手册的制订，修订依目的、范围、内容、参考资料等四段落的标准格式拟定，程序文件则由制订，修订单位依业务需求，按文件控制的目的、范围、定义、职责、流程、参考资料、附件等七段落的标准格式拟定。 质量手册及程序文件外其余质量文件能显示： 文件名称 制订,审查核准人员的签章及日期 版次及其修订日期 文件类别： M：质量手册 W：作业指导书 P：程序文件 T：技术文件 文件编号规则 信息部制定《文件编号规则》，规定质量手册、程序文件、作业文件和质量记录的编号方法。所有经编码的质量文件，其号码不得重复。已编码的质量文件，虽经增订修订，其编码仍维持不变。本公司订的质量文件均自第1.0版开始。 编制文件： 管理者代表确定质量体系的结构，列出质量手册和程序文件的清单，并由管理者代表组织各部门进行编写。 各部门指定熟悉业务并有ISO9001基础知识的人员作为文件的起草者。 各部门确定和编写本部门所需的作业文件、质量记录。 管理者代表协调文件编写工作的标准化，包括统一文件编写格式和风格、编号等。 文件的审批： 质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由管理者代表组织各职能部门会审，取得一致意见后交总经理批准。 体系作业文件由编写部门主管审核，总经理批准。 规章制度由编写部门主管审核，总经理批准。 技术文件（含图纸）的编制由项目经理审核，部门总监批准执行。 外来文件的审核由项目经理或总监审核批准，重要文件须经总经理审阅后签发。 分发： 本公司的质量文件（除图纸、技术规范）由信息部在公司内部网上发行，发放日期应早于文件生效日期。对发行的文件，文件制作人应填“文件资料发行申请表”交管理者代表批准后，由信息部按规定编号并根据确定发放范围在网上设置权限进行发布。在公司的经营活动中，各部门从网上下载的文件均为非受控。 本公司的图纸的管理，经总监审核签字，均应以蓝图形式保存。 信息部根据项目对本公司的图纸进行编号、分类整理归档。 信息部按有关规定将蓝图分发给各职能部门。并由收文单位在“文件资料发行签收单”上签名以示收文作好记录。 项目完成后，各职能部门应汇总项目进行过程中所有图纸资料并交信息部，信息部应根据“文件资料发行签收单”上的记录加以核对并进行归档、标识等。 技术文件由项目经理根据工程的具体情况填写“文件资料发行申请表”交总经理批准后发行，由信息部根据规定对本公司的技术文件进行编号、分类并盖受控章。分发到收文单位时，应由收文单位在“文件资料发行签收单”上签名以示收文。同时应及时报信息部归档。 工程项目完成后，各部门有关人员应根据“文件资料发行签收单”上记录，汇总项目进行过程中所有技术文件并交信息部核对并进行归档、标识等。 外来文件由信息部根据综合部的审批后的意见，进行分发，日常流转文件直接分发给各部门相关技术人员，重要文件须经总经理室审阅后签发，所有文件应在“文件资料发行签收单”做好分发记录。同时应及时报信息部分类归档。工程管理中外来文件管理见“工程管理文件管理程序”。 行政文书文件，均应经公司总经理核准后签发。 文件分发工作由公司综合部负责，分发范围由总经理确定。 文件分发后，应及时报信息部归档。 已发行的受控文件/图纸不得影印，部门如因业务需要应提出申请，经项目经理同意后由信息部门发行。公司内不得使用未有任何可使用标识的复印件，一经发现立即由信息部门收回销毁。 当文件使用人的文件/图纸破损严重，影响使用时，应到信息部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，破损文件/图纸由信息部门销毁。 当文件/图纸使用人将文件丢失后，当事人应办理领用