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电子校务环境下的档案信息资源建设 浙江大学公共管理学院 傅荣校 有关问题思考 1、档案—档案信息—档案信息资源，这一概念转变意味着什么？ 2、高校档案工作如何适应电子校务？ 3、高校数字档案馆建设内容如何？ 4、高校档案馆如何进行档案信息资源建设？ 一、有关概念的运用进展 (一)从档案到档案信息 1、档案 80年代以前 强调档案实体的管理及有序性—实体控制 2、档案信息 80年代中期 一方面强调实体管理及有序性 另一方面强调档案信息分类及组织----智能控制 (二)从档案信息到档案信息资源 1、转变阶段：2000年国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务；2002年国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》 2、档案信息成为资源的条件 必要条件必须是档案信息组织，只有经过加工整理的档案信息才能融入信息资源的范畴。 充分条件应是其有用性与可开发性。有用性是指它在不同的空间与时间范围内产生社会效益和经济效益；可开发性是指其积蓄到了一定程度，蕴藏着极大的潜在价值和开发价值。 3、档案信息资源的概念本质 第一，强调信息资源与人们的相关性，即信息资源对于个人、组织和社会的可控性与可用性，如果信息集合是不能控制的或不可使用的，对于具体的用户来说则不是信息资源； 第二，信息资源的可控性与可用性，实际上蕴含了信息集合的组织性，即只有组织化的信息集合才具有资源性和可用性； 第三，强调信息资源的要素性，即可控的信息集合是有信息内容、信息人员、信息技术、信息设备、信息法规与标准等基本要素构成的 (三)从档案信息资源到信息资源建设 1、转变标志： 数字档案馆建设为契机， 2004年两办《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》（中办发[2004]34号） 2005年国家档案局的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》 2、重新认识资源类型 传统档案馆馆藏档案资源的数字化 机关单位移交的电子文件 具有档案性质的行业、专题信息资源库 新闻媒体的有关信息资源 互联网上其他具有档案价值的信息 档案馆有意识参与形成的“社会记忆”性的信息 3、信息资源建设内容 对信息资源的内容特征进行的规范化和整序化，实现无序信息流向有序信息流的转换，从而保证用户对信息的有效获取和利用，以及信息的有效流通和组织。 第一，获取 第二，整序 第三，保管迁移 第四，利用服务 小结 1、从注重档案实体管理，到实体与信息并重，再到注重信息内容管理，是80年代以来档案工作的发展趋势。 2、档案信息资源建设是档案信息化的核心 3、档案信息资源建设的主要载体是数字档案馆 二、关于电子校务背景 （一）关于电子校务 电子校务是电子政务在学校中的具体实现,它是在社会信息化发展背景下,利用现代信息和通信技术手段,建立起一个实现信息资源共享、提高各部门工作效率、改善领导决策支持和面向师生员工服务的校务体系。 作用 1. 提高工作效率 2. 加强学校各部门联系 3. 增加校园信息的透明度 4、公开决策 5、整合服务，实现“单一窗口” 6、提升学校形象 （二）电子校务发展的重点内容 (1) 完善管理信息系统,促进各业务过程的信息化 (2) 重视电子校务安全,建立统一的身份认证体系 (3) 强化信息标准与信息共享,优化电子校务的建设环境 (4) 建立决策支持系统,以信息化手段提高领导层决策能力和准确性 (5) 提高信息发布能力和服务水平,使公众最大程度地享受信息建设的成果 (6) 构建跨部门电子校务应用体系,提供协同办公的有效方式 (7) 建立移动办公环境,扩展电子校务延伸的空间范围 （三）电子校务下的数字档案馆建设内容 1、综合档案业务管理子系统 2、电子文件管理 3、档案数字化 4、信息查询与发布 5、系统管理（权限管理、编码管理、数据管理、日志管理） （四）高校档案信息资源组织 1、信息类型 （1）馆藏档案数字化 （2）高校电子公文归档与管理 （3）专题数据库的建立。 （4）其他类型：购买的档案性质的史料信息、学校新闻媒体的有关信息资源、学校网站论坛中的具有档案价值的信息、学校档案馆有意识参与形成的信息。 （五）组织形式 第一，基于目录的信息资源组织 目录数据库—全文数据库—专题数据库—多媒体数据库 分类整序 建立数据库，参照教育部于2002年颁布实施《教育管理信息化标准》 （1）学校基本情况信息子集、（2）学生信息子集、（3）研究生招生信息子集、（4）研究生非学历教育信息子集、（5）教职工信息子集、（6）教学管理信息子集、（7）科研信息子集、（8）体育卫生信息子集、（9）办公管理信息子集、（10）房产与设施信息子集、（11）仪器设备与实验室信息子集、（12）图书管理信息子集 第二，基于元数据的信息资源组织 关于元数据及作用 全程采集元数据（形成、处理、