[工作范文]第十四、十五讲 商务函电的撰写第六章.pptVIP

第十讲 商务函电的撰写 第 六 章 商务函电概念 企业进行正常经营活动过程中用来与业务关联方就业务联络、告知、磋商、洽谈等进行沟通的应用文书。 商务函电种类 商务书信 ——日常联络信、推销信、 询问信、报（还）价信、 预定（定购、接受定购）信、 索赔（答复）信、催款信、 致歉信、婉拒信 商务函电 ——商务传真、电子邮件、电报 商务信函写作7C要求 正确 清楚 完整 具体 简洁 礼貌 体谅 商务信函写作细节要求 1、针对性 ——在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。 商务信函写作细节要求 2、精确 —— 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。 3、直接、简洁 ——简明扼要，短小精悍，切中要点 商务信函写作细节要求 4、真诚、礼貌 ——体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度 5、朴实、口语化 ——体现感性的一面，放弃“生意腔” 商务信函写作细节要求 6、注意语气语调 ——歉意、劝说、坚决、要求 7、回复迅速及时 8、标题（电子邮件） 9、校对 商务信函用语练习 具体见p217第8题 商务函电用语练习答案 1、请让我们知道您喜欢哪一种颜色的浴盆，以便我们立即将订货发出。 2、对于我公司板材质量方面的某些问题给您造成的困扰和麻烦，我们深感歉意。我们将立即派.....上门为您提供周到的售后服务，并保证..... 3、随函已附上产品的说明书，请查收。 4、我方已在规定期限交货，若给你方工作带来不便，我们深表遗憾。 5、你我双方已协议于××年×月×日付款。希望你方能按协议时间准时付款。 6、按照常规，所有入关货物至少一周才能交货。若贵方确实急需该批货物，我方将尽力在第一时间将货交与你方。 7、抱歉，我公司的招聘广告已明确写明销售代表需具备一年的相关经验。 8、我方无法提供你方现在所需货物，甚歉。一旦有货，将立即同你方联系。 日常联络信开头语 ——从……获悉贵公司名称和地址，现借此机会与贵方通信，意在达成一些实际交易为开端，以建立业务关系。 ——从……获悉你公司专门经营……，现愿与你公司建立业务关系 建立贸易关系函电用语 ——我们愿与贵公司建立商务关系 ——我们希望与您建立业务往来 ——我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报之价格 ——我们确认向贵方购买……，随函附上订单确认书供参照 推销产品函电用语 ——我们从……获知贵公司的名称，不知贵公司对这一系列的产品是否有兴趣。 ——我们新研制的……已推出上市，特此奉告。 ——我们盼望能成为贵公司的……供应商。 ——我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。 ——相信您对本公司新出品的……会感兴趣。 索取资料函电用语 ——我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。 ——我们从××时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。 ——获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。 ——如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。 ——如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。 寄发资料函电用语 ——很高兴寄你一邮包，内装…… ——欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。 ——欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。 ——为使贵方对我方各种款式的手工艺品有一初步了解，今航邮奉上我方目录和一些样品资料，供你们参考。 附寄资料函电用语 ——随函附上本公司新出品的……样品，请查收。 ——随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。 商务函电结构 信头 称呼敬语 正文 结束敬语 署名、日期 商务函电的信头 一般来讲，商业信函均使用印有“letterhead”的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。 商务函电的称呼敬语 ——如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓 ——如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam ——如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。 商务函电的正文写作 开头应酬语