[经济学]第七章 电子文书.pptVIP

第七章 电子文书 第一节 电子函件 第二节 外贸函件 第三节 短信 第四节 传真 第一节 电子函件 一、概念 电子函件是指互联网上或常规计算机网络上的各个用户之间，通过邮件的形式进行通信的一种交流联系方式。是现代社会不可缺少并且越来越重要的信息传输和交换形式。完全意义上的电子邮件包括邮件的文本部分和邮件的收发过程(主要是发邮件)。 电子函件是英语“Electronic mail(缩写E-mail)的中译名称，又称电子邮件、电子信箱等。 第一节 电子函件 二、特点 E-mail与传统的通信方式相比有着巨大的优势，它所体现的信息传输方式与传统的信件有较大的区别: (一)发送速度快 (二)信息多样化 (三)收发方便 (四)成本低廉 (五)交流对象广泛 (六)安全 第一节 电子函件 利用电子邮件(E-mail)在网上交流信息，首先必须申请一个电子信箱，也就是在互联网上拥有一个电子邮件地址。 完整意义上的电子邮件写作其实还包括了收发邮件的过程(主要是发邮件)。目前，进行这种写作的方式主要有两种:一是直接登录网站上的信箱，利用网站提供的邮件服务程序进行写作;二是利用Outlook Express , Microsoft Outlook或Foxmail这样的专门软件来进行写作。在这里，我们主要介绍一下前者。 第一节 电子函件 有了自己的电子邮箱，就可以登录网站进入邮箱，进行收发电子邮件。下面来介绍在申请的免费信箱网站上收发电子邮件的方法。 (一)电子邮件地址的格式 (二)发送电子邮件 第一节 电子函件 下面我们来举例说明发送电子邮件的步骤:假设你已申请成功的电子邮件地址是mdzx001@wx88,具体操作如下:登录wx88. net网站→在用户名栏中输入你的信箱的用户名(或称账号)，如mdzx001 →在密码栏内输人此信箱的密码一单击“进入”(有的是“登录”)一出现图1，如下: 即进入了你的电子邮箱。 现在，准备发送一份邮件，作如下操作:单击左侧列出的“发邮件”出现图2，即为你的邮件内容的编辑页面。 第一节 电子函件 图3为选择了“粘贴附件”按钮后出现的页面，完成你要附带的文件选择过程。这里分3步完成:浏览，选择你附带的文件一粘贴一完成，则返回上图页面。完成后，即单击“发送”后，则出现如图4,表明邮件已发送成功: 单击上图中的“返回”回到你的信箱内。 (三)收取信件 要接收别人发给你的电子邮件，其操作方法是:先进入你的信箱(即登录WX88进入你的信箱)，如果你的信箱内有新收到邮件的话，那么，在“mdzx001的收件箱”旁会出现带有红色数字显示的数目，此时已表明你已收到了别人发给你的邮件了。 第一节 电子函件 (四)阅读邮件 对于新收到的或已收到邮件，想要看其内容的话，可以这样操作:单击左侧列表的“读邮件”或者单击“mdzx001的收件箱”，进入收件箱，此时，在收件箱中将列出你收信箱中所有的已看过的和未看过的邮件，如图5。上图中有两封新的邮件，单击相应邮件即可查看此邮件的内容，如图6。 (五)电子邮件的删除 由于你是在网站上收取的电子邮件，而这些邮件都存放在你的信箱内，而信箱的容量有限，所以要及时删除已不需要的邮件，具体操作方法为:单击图5中所示的要删除的邮件列表前的方框，则在方框前出现“√” ; ,表示该邮件被选中一单击其下面的“删除”按钮。 第一节 电子函件 四、写作注意事项 (一)填写邮件地址的时候，要注意以下几点: 1.在地址中不要输人任何空格; 2.不要随便使用大写字符; 3.不要漏掉分割网络地址各部分的圆点符号。 第一节 电子函件 (二)附件的添加 添加附件的时候要注意附件文件的大小是否超出自己邮箱和对方邮箱的容量，太大的附件要另想办法通过网络传送给对方。 (三)语言要求 需要注意的是，有些电子邮件在写作时会出现语句含混、词不达意的情况，不符合表达的基本要求，表达不清楚，不能让对方明自写作者的意思，这是应该注意和避免的。在这一点上，电子邮件写作的根本要求又是和传统信件相通的。 第二节 外贸电函 一、概念及其特点 “函”是“封套”的意思，即是指信件，而“电”即是包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等在内的数据电文的统称。 外贸函电的特点: (一)正确性 (二)完整性 (三)具体性 (四)目的性 (五)礼貌性 (六)习惯性 第二节 外贸电函 二、类型 常见的外贸书信有27种:请求建立商业关系; 回复对方建立商业关系的请求; 请求担任独家代理; 拒绝对方担任独家代理; 同意对方担任独家代理; 借引荐建立业务关系; 邀请参观贸易展览会; 与过去有贸易往来的公司联系; 确认约会; 感谢客户订货; 向长期客户推销新产品; 为商贸指南兜揽广告; 请求客户作推荐人; 通知客户价格调整; 说明价格调整原因; 回复