3、水巷邻里入伙方案.doc

3、水巷邻里入伙方案 3.1小区概况 3.2入伙小组架构及职责分配 3.3入伙现场布置方案 3.4入住准备工作 3.1小区概况 水巷邻里花园位于金鸡湖路1号。小区由5幢独立别墅，8幢连体别墅，8幢多层，20幢高层，3幢会所和一个地下车库组成。 总用地面积：104687 平方米 住宅总建筑面积：147803.24平方米 容积率1.0 建筑密度18% 小区地下车库车位 个 小区室外车位： 个 小区住宅住户数：504户 小区绿化率：48 % 小区设3个出入口，出入方便。 水巷邻里花园属于高档全装修住宅小区。小区有楼宇可视对讲系统；周界红外线报警系统；电子巡更系统；公共区域闭路电视监视系统；小区车辆出入管理系统；家庭报警系统；背景音乐广播系统；宽带网；门禁管理系统；设备监控系统；火灾自动报警系统等。小区设计注重整体环境，有水景、喷水池、青竹园、波浪草坪、儿童戏水池、室外游泳池、景观区等，形成个性鲜明、空间层次丰富的绿色生态住宅区。小区还有儿童娱乐区、健身区、网球场、篮球场等相应的生活娱乐、健康设施。 3.2入伙小组架构及职责分配 3.2.1入伙小组架构： 3.2.2入伙流程职责分配： 为了顺利圆满完成此次入住工作，各部门必须指派具备综合管理能力的员工，加入此入伙小组，设销售部、物业部、财务部、行政部等5个部门，由 任组长。 3.2.2.1、总协调： 职责： ① 部署入伙工作方案，明确管理处入伙工作小组任务； ② 组织入伙前工作人员的培训； ③ 检查入伙前后过程的工作情况； ④ 向上级领导提出入伙时间需增派的人、财、物计划； ⑤ 编制入伙方案； ⑥ 协调所负责各组间的工作； ⑦ 及时解决各组在入伙工作期间所遇问题； ⑧ 组织落实入伙前人员培训及入伙预演； ⑨ 完成上级领导交办的各项工作。 3.2.2.2、销售部：负责人 （共需 人） 职责： ①制作并邮寄《入伙邀请函》（内附：业主收楼须知 、入住收费一览表、交通线路指引图、入住流程图、住户成员登记表）； ②确认业主入住的时间顺序； ③电话联系业主，了解业主具体要求； ④接待前来办理入伙手续的业主；介绍收楼流程； ⑤引导业主按程序办理入伙手续，引导特殊客到物业办公室； ⑥购买派发礼品，提供复印服务； ⑦办理相关手续，确认相关费用，签署《楼宇交接书》，发放《房屋质量保证书》 《房屋使用说明书》等。 ⑧负责联系解释有特殊需求业主的疑问； ⑨入伙现场的布置安排； ⑩在“入住会签单”上签字，转入下一流程。 3.2.2.3、财务部：负责人 （共需 人） 职责： ① 指导业主签订委托扣款协议并收集归类； ② 签订托收协议（管理费、水费及排水费的银行托收协议）； ③ 收取或发放管理费及其它费用的银行代扣存折复印件或原件； ④ 结清楼款及收取相关费用。转入下一流程。 3.2.2.4、物业公司：负责人 （共需 人） 职责： ① 签署《防火协议书》《一房一卡》等资料；发放《住户手册》签署《业主公约》等； ② 登记及收集《住户成员登记表》及业主资料；入伙结束后及时收集、整理、装袋业主资料； ③ 解释搬家、装修、租赁及物业管理相关事宜； ④ 前期物业管理协议、业主公约的收集存档； ⑤ 陪同业主视察房屋、验收房屋及设施设备，办好交接手续对业主提出的问题，耐心解答，做好记录，及时反馈和处理； ⑥ 负责钥匙等发放与登记； ⑦ 收集整理小区业主验楼单并将问题及时反馈给地产项目部； ⑧ 部署入伙现场的安全护卫工作方案，确立入伙现场的执勤岗位和人员；组织疏导人流、车辆，确保小区安全并顺利入伙； ⑨ 负责对整改项目的跟进同时与相关业主保持联系沟通； ⑩ 确定物业管理费额度； 说明：物业管理员须全程陪同所负责的业主验房，直至收楼工作结束。 3.2.2.5、工程配套部：负责人 （共需 人） 职责： ① 入伙前联系供电、电话、煤气、有线电视派员到现场为业主办理申请手续； ② 处理业主在收楼过程中所遇问题的咨询、投诉； ③ 提供设施设备的使用说明书、相关证明文件； ④ 解释相关设备设施的功能及性能等； ⑤ 组织相关单位人员至现场配合交楼。 3.2.2.6、行政部：负责人 （共需 人） 职责： ① 布置入伙现场； ② 组织配送入伙人员就餐； ③ 接待外借工作人员； ④ 筹备入伙工作办公用品； ⑤ 接待安排外地购房业主的行程。 3.2.3入伙时间及现场安排： 3.2.3.1、入伙时间：初步定于 月 日。 3.2.3.2、入伙现场安排：