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内部文件问题分析报告 总经理： 您好！ 经过近三个月对我公司文件的调查、学习，发现我们的文件上存在不少问题，这些问题不是某一时段出现的，而是长期演变而成的，为能有针对性的开展文件修改工作，特对有关情况分析报告如下，请您审阅批示： 一、目前文件存在的问题： 1、文件执行现状问题及好的方面： 表现出来的文件控制现状问题： 1)文件编制问题： 无程序规定、无审批记录、无编号、编号不统一、编号次序混乱； 2）文件发放问题： 发放无登记、发放传递不到位； 3)文件保存问题： 文件批准原件保存不完整、图纸、技术文件未有程序要求备案与保存、作废或非受控文件与实际使用的有效文件未分离； 4）文件更改问题： 文件更改未有程序规定，文件更新不及时、更改文件版本无法区别； 5）文件作废与销毁问题： 更改后文件未及时作废标识、或未作收回销毁处理； 6）外来文件控制问题： 对外来文件概念不清、没有识别、识别不完整； 7）文件评审问题： 文件评审不到位，实施中的文件操作性差； 8）文件执行效果问题： 缺少文件执行评价与跟踪，加至未建立按文件执行意识，日常宣传、检查不到位，文件执行随意性大，部分文件形同虚设，执行效果很差。 好的方面： 1）近两年公司红头文件等主体文件虽缺少审阅记录，但实际工作中都经过高层认真审阅批准实施，消除以前的随意性； 2)对主要机车形成操作控制性能表，实际工作中的应用，确实发挥了指导作用。 2、文件执行问题的影响因素、原因及现状问题分析 ： 客观上讲： 1）对文件管理在公司发展中的重视度不够； 2）对文件管理、文件实施等问题策划不够； 3）缺少文件管理经验的人员系统管理与改进； 4）监管部门监控能力有限； 5）缺少有执行能力的基层团队； 主观上讲：主管部门存在以下问题 1）缺少对工作的深入分析，未把握工作重心，对公司文件在前期缺少策划，未能就文件管理问题提出改进措施建议！ 2) 对文件管理知识缺少主动地系统学习，对文件管理滑坡现象缺少行之有效的措施！ 3）未能营造全员参与文件管理的氛围与条件； 4）对相关人员文件管理知识培训不到位。 5)日常缺少与各执行单位、班组沟通少，问题不能发现和解决在平时； 6）对实施中的文件没有评价评估有效性的意识； 7）由于对文件本身过程分析不够，文件存在规定不清晰的问题； 8）对文件管理不好，宣传、发放不到位； 9) 未及时根据组织机构变化及时指导调整文件，降低文件执行效果！ 10）对文件层次分列不清晰、控制上操作繁琐，不易操作！ 11）对文件缺少指导，未结合实际制定，要么不易操作，要么无法验证！ 12) 部门主管人员对文件管理工作交接不到位； 13)以往文件改进中采取的措施实施显示阶段性关闭，对措施实施缺少持续的监督检查，文件形同虚设。 14) 在出现质量管理滑坡，监控力量不足时未积极地协调总公司的指导与帮助！ 3、总结：以上这些问题是多方面的，但我认为要想改善，1）制定文件控制程序，对文件控制程序的重新策划与修订是基础，这是文件执行的基础，将文件尽快根据公司变化、结合已暴露的问题针对性的修订，以尽快适应公司发展变化中的需要，2）对有计划的培养人员，进行文件管理，保证文件的持续性；3）对原有文件进行汇总、清理与修订，完善和补充有关制度；4）现场的检查不仅仅要深入与持续，而且对文件宣传环节进行监督；5）通过策划，制定配套措施计划，促进主要人员对文件管理的理解！已逐步实现持续改进文件控制效果。而现阶段为提升公司质量管理水平，采取下一步措施是： 1）总结和分析公司文件的问题，及时提出文件改进建议； 2）针对近两年文件管理上的，确定文件主要管理人员； 3）建立健全审核员培养和推进质量管理体系制度； 4）从文件规范入手，规范控制要求，统一文件管理认识与控制方法； 5）加强文件宣传工作的检查和有效性的验证； 6）在目前质量体系人员缺乏及主要企管力量薄弱的现实条件下，努力通过以下几个方面提升管理水平： （1）引进或专项培养一名企管员， （2）加强科室人员自身学习，提升对质量管理的管控策划能力和指导能力； （3）提高科室及主管人员工作计划性，尽可能多的深入一线，通过深入沟通指导，问题分析与交流，提升主管人员对质量管理意识； （4）策划好每月沟通会议和检查频次，分阶段实施内部审核； （5）及时对问题整改措施检查通报，督促各部门、主管人员形成管理上的持续改进意识； (6)对问题及时上报沟通，及时修正提高； （7）对于不能及时扭转的状况，形成问题分析与改进措施，寻求总公司支持。 以上情况，请领导审阅，给予指导与批示！ 综合部 杜新明 2011年7月25日