行政管理(综合管理)知识库管理(文档中心).docVIP

4.13行政管理 4.13.1关键业务能力 *****的行政管理体系，可以说是*****的中枢神经系统。它是以所领导为最高领导、*****办公室组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。从前期的调研来看，*****的行政管理工作需要发挥的关键作用有： 负责给所领导服务，包括首席、专家；内容上主要包括：工作、战略、实施、具体的所领导讲话的起草稿；部门、单位办理的主要事项； 负责外来和内发文件的管理。包括外来文件的收取进行批准、分发；所内各个部门文件的打印、审核； 对环境卫生、6S管理、绿化、房屋的修缮、房产管理、办公用房的管理； 对所内法律的支持。为全公司合同的备案、民事或刑事诉讼，为所内的规章制度、重要谈判、合同等提供支持与协助； 报纸订阅和发放、信件的收发； 车辆的管理。 4.13.2存在的主要问题 在行政管理中存在的主要问题如下： 所内的工作比较琐碎，各管一个方面；在文件发放的过程中，对速度和要求不够完善； 传发文件的流程以及跟保密相关的流程太长，效率低下，需要简化； 文件下发后的执行情况没有可追溯性； 有关产品的研发以及来访的接待要求签署、备案，导致的效率问题； 管理制度方面有互相嵌套的地方。 4.13.3改进方向 在行政管理方面，存在的主要改进方向： 基本工作做好后，提倡创新； 梳理流程，简化过于繁琐的流程； 修订体系文件，简化操作规程； 充分利用信息平台，利用IT手段支持行政管理工作的开展； 4.13.4IT需求 根据*****行政管理方面需要具备的关键业务能力及存在的核心问题、改进方向，*****在行政管理方面主要IT需求如下： 在IT平台上，可以自定义工作流，支持文件在网络上的收、发、审批等工作流程； 通过IT系统能够按照秘密等级进行资料文档的管理； 通过IT平台可以发布公司重大信息、即时消息等； 通过IT平台可以支持办公设备、会议室、车辆等的预约服务； 在IT平台上可以自由定义板块内容，发布新闻等消息； 在IT平台上能够对企业的规章制度进行网络化管理，方面的存储、查阅，修改等。 4.13.5系统重点关注的核心流程 在行政管理方面，在IT系统建设时，需要重点关注的核心流程有：文件审批流程、文件存档及查阅流程、会议管理流程、车辆管理流程等，具体流程见《*****业务流程优化报告》。 4.13.6建议系统及覆盖的组织 在行政管理方面*****需要建设的信息系统为：OA协同办公平台。覆盖的组织有：全公司。 4.14知识管理 4.14.1关键业务能力 为了更好的完成生产和科研任务，*****很重视知识管理，在标准化办公室设置了“三化成果库”管理员岗位，并设置了档案管理部门对*****的设计文件、研发文件、综合档案、信息成果等进行管理。 在知识管理方面，应该提供的关键业务能力主要有： 通过知识管理平台，能够积累和存储知识，并为战略制定、管理决策、科研生产决策提供支持； 通过最佳实践经验的沉淀，可以使知识重用和提高员工工作效率，达到减少运营成本的目的； 通过建立客户售后服务知识库，快速地对客户需求进行反馈。提高客户满意度； 通过知识管理实现跨领域知识交流，提升员工业务能力。 4.14.2存在的主要问题 *****在知识管理中存在的主要问题如下： 知识以分散的方式存在于公司的科研、生产、质量等的各个部门，没有形成系统的管理； 知识管理高级人才匮乏，知识管理理论系统不够完善； 缺乏集成的知识管理平台和工具支持； 缺乏有效的知识积累和共享的激励机制，重要知识掌握在个人手里。 4.14.3改进方向 *****在知识管理方面，存在的主要改进方向为： 规划知识管理体系； 建立集中共享的知识管理信息平台，利用IT手段支持知识管理工作的开展； 各部门设置专门的知识管理岗位，保证知识的及时； 制定有效的知识共享和积累的激励政策，保证知识的有效传递和共享； 建设知识共享和创新的文化。 4.14.4IT需求 根据*****知识管理方面需要具备的关键业务能力及存在的核心问题、改进方向，*****在知识管理方面主要IT需求如下： 建立**产品全生命周期的的知识成果和项目经验管理的信息系统平台（包括客户需求、科研、生产、质量、工艺、物资等方面的知识和项目经验）； 支持三化（通用化，系列化，组合化）成果的管理； 系统要支持对个人知识、部门知识、公司知识等分层收集和管理； 与营销系统、科研系统、生产系统、工艺系统、质量系统、门户系统等相关系统集成，构建知识增值能力； 通过建立客户售后服务知识库，快速地对客户需求进行反馈。提高 客户满意度； 能够对Word、Excel、Txt、Html、AutoCAD设计文件、声音、图型、影像等不同介质的资料进行存储； 支持企业建立??佳实践库、专家网络和失败案例中心； 能够