公文归档流程.PPTVIP

公文歸檔作業流程 主講人:文書組 許羽繢 簡報大綱 檔案法規宣導 什麼是檔案？ 各機關依管理程序而歸檔之文字或非文字資料及其附件(檔案法第2條) 檔案的範圍 各機關處理公務或因公務而產生的各類記錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管的文書、圖片、紀錄片、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等 什麼是辦畢案件？ 完成發文、存查或其他辦結程序的案件 (依文書處理手冊或業務相關規定) 檔案法規宣導(續) 檔案法規宣導(續) 機關檔案點收作業要點共12點如下 歸檔案件應以原件為原則 未以原件歸檔者,應敘明具體事由,簽陳機關權責長官核准後辦理歸檔 歸檔案件有附件者,每一種以1份為限 檔案法規宣導(續) 附件抽存續辦時 附件需抽存續辦時,應於本文說明,並於附件註記文號,機關長官核准後於本文中註記應辦畢日期 附件辦畢後,承辦人應將附件歸檔 檔案法規宣導(續) 附件可不歸檔之情況 附件有指定保存單位 如保存於圖書館之書籍 附件為公開陳列品 如公開張貼之海報 檔案法規宣導(續) 紙本型式者, 應由承辦人員編寫頁碼 附件非紙本,承辦人應於其外包裝載明名稱、文號 辦畢案件5日內應歸檔 下列物品不得歸檔 現金、有價証劵及其它貴重物品 司法訴訟有關物證 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 易變質而不適長期保存之物品 檔案法規宣導(續) 檔案法規宣導(續) 應退還承辦單位補正 案件或附件不全，或附件未經核准而抽存者 案件污損 未經批准或漏判、漏會、漏發者 未填分類號、保存年限及未依規定編頁碼 未依規定蓋職章 (騎縫章或職名章) 未能以原件歸檔且未經機關權責長官核准 非紙本(媒體)未依規定載明名稱、文(編)號、分類號等 公文歸檔應具備要件 公文首頁 右上角填寫年度號、分類號、保存年限、頁數 、附件等 編頁碼 附件除書籍型式或難以隨文裝定者，應併同本文連 續編碼(右下或中下) 簽章 承辦人及單位主管簽章並經校長核章(或一級主管 決行)若為發文則需俱校長簽 “發” 公文歸檔應具備要件(續) 公文歸檔應具備要件(續) 密件公文封 一般公文歸檔作業流程 密件公文歸檔作業流程 檔案分類及保存年限區分表 什麼是檔案分類及保存年限區分表？ 檔案分類及保存年限區分表有什麼作用？ 依據哪些事項編製檔案分類及保存年限區分表？ 如何編製檔案分類及保存年限區分表？ 什麼是檔案分類及保存年限區分表？ 檔案分類表: 將檔案資訊作有系統的歸類整理 保存年限區分表: 檔案存毀的審判簿 決定檔案的保存價值 永久及定期保存 103年區分表 檔案分類保存年限區分表編製說明(續) 檔案分類保存年限區分表(續) 有什麼作用？ 檔案編整及保管基礎工作，便於後續檔案管理查檢與應用 檔案歸類的依據 便於檔案立案編目 上架管理 檔案分類保存年限區分表編制說明(續) 依據哪些事項編製檔案分類及保存年限區分表？ 檔案分類表 依據檔案來源原則 組織架構或業務性質 檔案保存年限區分表 檔案保存價值決定-----保存年限 檔案分類保存年限區分表(續) 如何編製檔案分類及保存年限區分表？ 分類層級不超過5級(類、綱、目、節、項)且不超過20位元 標記要簡單明瞭具邏輯順序 選擇分類標記編排方式如 030103(總務處文書組-文書管理) 編訂檔案分類號、類目名稱、保存年限、內容描述、清理方式 類目名稱2至9個字為宜 依各單位業務性質編寫類目名稱及內容描述 檔案分類保存年限區分表(續) 依據保存年限可分為 永久保存 定期保存(30 、25、 20、 15 、10 、5 、3 、 1年) 保存年限參考機關共通性檔案保存年限基準來編訂 編定完成函送檔管局核定後實施 因應組織或業務的調整應適時調整，且至少每10年檢討1次 檔案分類保存年限區分表(續) 104年編製新表調查 業務單位填寫 類目名稱 內容描述 以103年舊表修改或新增類目名稱 依各單位業務性質作初步編修 近期通知各單位 謝謝您的聆聽 * 規 * * 規 *