档案管理办法2011.docVIP

档案管理办法（修订版） 目的： 档案是公司开发、经营、管理、发展过程中直接形成对公司、社会有保留价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是完整反映我公司各个历史时期各项工作和业务活动的真实记载，起着原始凭证的作用，是查考我公司工作和业务，记载和研究本公司历史的重要依据。只有实现档案管理的标准化、规范化、提高档案的管理和操作水平，才能维护公司经济利益、合法权益，有效的为公司提供支持和服务。 为了加强我公司档案的科学管理，更好地为各项业务工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局有关档案工作的规定制定本办法。 适用范围： 适用于顺驰中国·天津公司（所属各项目）各部门。 职责： 档案管理工作的基本原则是：集中管理与分别保存相结合的体制，即公司综合管理部档案室对公司的档案工作实施统筹管理。各部门在工作和业务活动中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的档案须依据档案出处进行分别整理、保管等日常工作，以维护公司档案的完整与安全。 （一）公司档案室 １．天津公司档案工作对外联系的统一出口。 ２．统筹天津公司档案管理工作，确定工作开展方向，指导、检查和监督各部门的档案管理工作，以及组织制定、完善档案管理制度。 ３．指导、检查和监督公司各部门日常档案管理工作。 （二）项目行政工作人员 指导、检查和监督项目内各部门日常档案管理工作，做为项目档案工作的统一出口，做好公司档案室与项目之间的档案对接工作。 （三）各部门经理 推动部门档案工作的顺利开展，督促部门档案的收集、整理、录 入和移交；保证部门存档明细的正确、完整性。 （四）各部门档案工作人员 严格按照《档案存档明细》及档案制度要求，按时收集、整理、 录入和移交档案。 各岗位工作的工作职责详见《档案工作岗位职责》（见附件一）。 实施办法： （一）存档资料的归档明细 经各部门经理签字确认的各部门归档明细（范围、分类、保管期限、密级、移交时间、档案存放地）请参见附件二。综合管理部将其作为日后档案管理工作的检查依据。公司档案室负责人应定期组织各部门档案管理人员根据公司发展变化核对档案分类明细的变化情况。 （二）档案的收集、整理、录入及移交 每月５日前各部门档案工作人员须完成以下三项工作： （１）登陆OA系统将《文件材料归档总结》和《文件材料归档计划》（见附件三）分别填写完整后进行提交； （２）按照《档案存档明细》中的存档范围和分类将本部门上月工作产生的档案进行收集和整理，并登陆OA系统将新增档案目录进行录入； （３）将《档案存档明细》中要求每月移交的新增档案移交档案室（移交时间另行规定的按照《档案存档明细》要求执行）。 各部门档案工作人员到档案室移交档案时，档案室工作人员须与移交人按照各部门录入的新增档案目录与移交的档案实体当面进行核对，审查无误后方可在系统中予以确认。 移交的档案必须清晰、完整，移交的相关证件中所涉及的文字内容必须准确无误。 （三）档案整理的规范化要求 １．文件应分类管理，分别保存，建立《卷内目录》。 ２．文件应保存在统一A4规格的档案盒内，每一档案盒内首页应设目录表，末页设备考表，文件保存时依序编号、登录，档案盒的背脊应标明所含文件的分类名称。 ３．同一年度的同一类文件以存放于一个档案盒内为原则，如文件较多，一个档案盒不够使用时，可分两个或以上的档案盒保存。 ４．拆除金属物，案卷文件统一按A4纸的规格进行装订，对大幅面的图表应按手风琴式进行折叠，装订线外有领导重要指示的应加宽边，破损的文件应裱糊。 ５．盒内文件要逐张编号，使用黑色（或蓝黑色）号码机油的号码机在文件正面的右下角，背面左下角（指有内容的，空白纸除外）边缘一公分按顺序打号。 ６．文件整理要注意区分年份，一般不要把不同年度的文件立在一个保管单位，以下情况除外： （１）年度计划、总结、报表、预决算等放在针对的一年； （２）长远计划放在针对年度的第一年，如一九九一年制定的，一九九二年至一九九六年规划，放在一九九二年归档； （３）跨年度的总结放在文件内容针对的最后一个年度； （４）法规性文件放在公布后批准的一年； （５）跨年度的案件放在结案的一年； （６）回顾性、纪念性的文件放在写成的一年； （７）当年未办理完的文件，如要在第二年第一季度以后才能办完则连同当年的文件放在翌年归档； （８）跨年度的请示与批复，来文与复文放在复文年度 ７．盒内文件存在不符合实际或不齐全、不完整等情况，必须在案卷最后“备考表”中加以说明。 ８．盒内文件的排列，应按照来源联系、内容联系、时间联系，保持文件之间的密切关系、文件形成时间的先后次序、文件编号次序、专门年度和便于利用的要求，进行系统的排列： （１）一个问题，一个案件按作者、重要程度组织盒内文件； （２）几个性质相同或相近的问题、案件先分问题、案件，再按时间顺序组