会议值班工作内容与程序.docVIP

会议值班工作内容与程序 （一）相关知识 1．会议值班工作的内容 值班工作是保证组织及时准确的信息，进行正确决策，以及出于安全防范的需要而开展的经常性工作。各个组织值班工作内容具有不同的侧重点。总的来说，值班人员应做好3项记录： （1）值班电话记录。主要包括来电时间、来电单位、来电人员姓名、来电内容。 （2）值班接待记录。主要记录来访人员的姓名、单位、来访事由、联系方法等内容。 （3）值班日记。主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等进行认真登记，使接班人员保持工作的连续性。 （4）你很好信息传递。及时将舌根如红莲中需要紧急处理的信息有关人员通报。 2．会议值班的意义 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，直保证上级重要指示、会议精神及时传达和会议发生的重大紧急事情及时反映，保证会议顺利进行的作用。 从一定程度上说，值班工作质量也代表了会议的工作质量，值班工作的好坏直接反映和影响会议主办方的工作效率。 （二）示例分析 海潮分司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄佳正在会务级值班室值班，这时进来一从头再来西装革履的先生，声称要找一从头再来鉴定专家有急事，黄佳便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆中亚，告诉她会场的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄佳说“今天是周六、我哪知道他在哪里啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，她便离开公司办自己的事去了。 点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿现任。在值班时，手边要有相关的人员通讯录。 （三）工作程序 1．制定值班工作制度 值班工作职责范围可以宽，也可以窄，值班人员可以轮流和交换，但值班工作却从不能间断，必须保持其连续性。在值班工作中，值班人员有时可能接受、传达上级机关、单位领导的指示，可能处理会议的突发性事件，要完成领导临时交办的事项，这些工作的具体内容和时间，一般都是事先不知道或需要应急处理的。要完成好值班任务，除了要求值班工作人员有较好的素质外，建立健全各项规章制度必不可少。 （1）信息处理制度。包括对和程渠道传递来的信息基本处理程序，会议值班员如何记录、登记，哪一类信息应报哪一级领导等。 （2）岗位责任制度。首先应制定值班人员必须坚守岗位的制度，无论发生什么事情也不能撤离职守的制度。 （3）交接班制度。会议值班应坚持交接班制度，由前一天的值班员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班员。对一些尚未办完的事项更要详细讲明处理情况，以便保证工作内容不断线。 2．明确值班工作任务 会议期间值班人员的主要工作任务有如下内容： （1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。 （2）要加强与会议无关人员出入会场的控制，特别是像新产品鉴定会等保密性较强的会议更不能让人随意进出。 （3）手这要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联、请示。 （4）要备有一份设备维修人员、车队高度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。 （5）要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。 （6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。 （7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。 3．编制会议值班表 值班表是将某一时间段中已经确定的上班人员姓名清晰地记载和表明的表格，是提醒人们按照值班表的要求值班，以保证组织整体工作连续和完成的表格。 会议值班表编制过程是先由主管人员就会议值班的时间和人员写出初步意见并绘制成表，然后将值班表报送主管领导审批；领导批准后，通知有关部门和值班人员；最后，根据实际情况调整和确认每天的值班责任人。 （四）相关链接 1．编制值班表应有的项目 （1）会议值班时间期限和具体值班时间。 （2）会议值班人员姓名。 （3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 （4）会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5）有时须用简明的文字表明值班的工作内容。 （6）标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。 2．值班表样例 表1-1值班日志例 年 月 日 星期 值班人： 事项： 1 2 3 备注： 值班类型 班别 起讫时间 班别 起讫时间 早 7:00~15:00 公 公休 部门 中 15:00~23:00 日 8:00~17:00 晚 223:00~7:00 晚 17:00~8:00 日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 合计 （次数） 备注