宁波艺国集团有限公司档案管理制度.doc

修 改 明 细 表 修改日期 版本/修改次数 修 改 主 要 内 容 修改人 批准人 生效日期 起 草 审 核 批 准 部 门 行政管理中心 制度委员会 总裁室 姓 名 日 期 1、目的 本制度的建立是确保公司所有的有效文件、人事档案被准确发放到所需的地点并被正确使用，作废文件能迅速得以处理，以及各种档案记录能得到有效控制和利用。 2、范围 本规定适应公司所有行政档案、人事档案有关工作的开展。本制度规定了文件和资料的管理要求，适用于公司即将使用及正在使用的涉及管理体系的程序书、图纸及集团重大会议决议等文件，在业务过程中产生的记录，以及外来文件、公司图书资料和设备随机资料、人事档案资料等文件。 第一部分 行政档案 管理职责 1.1行政管理中心 1.1.1公司行政管理中心负责妥善保管、按时发放所有涉及公司管控的文件，根据要求及时销毁过期和作废的文件和记录，执行文件、记录控制程序并确保文件、记录的有效性。 1.1.2文件编写者/修订者负责编写/修订文件，并将获得批准的文件交由行政管理中心登记、存档及发放。 1.1.3接收外来文件的人员负责将接收的外来文件，在经有关部门认可后，交由公司行政管理中心登记、存档及发放。 1.1.4行政管理中心负责检查所收到受控文件或复印件的完整性并妥善保管； 1.1.5当行政管理中心需要收回某受控文件或复印件时需将其及时退回，未经行政管理中心的允许，不得复印有“受控”或“受控复印件”印章之文件或复印件。 1.2子公司、各部门 1.2.1公司所有文件为集体所有，任何人不得占为已有，公司实行档案集中与分散管理相结合的体制。各子公司由行政负责人负责主体、重要档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。 1.2.2各部门形成的重要文件材料统一归口档案管理部门，日常使用的重要文件由本部门负责立卷和归档，并在每季度的最后一个星期向档案管理部门（公司行政管理中心）移交保管原始、正本文件，经办部门根据实际需要留存复印件。 1.2.3各部门将日常使用的重要文件，档案存放于文件柜中，根据文件类别将档案分类、编制目录及编号。 2、档案管理 2.1文件点收 2.1.1各部门将重要文件材料移交档案管理部门归档，根据如下原则点收： 2.1.2检查文件的文本及附件是否完整，如有缺损，应立即追查和补充。 2.2.3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。 2.1.4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 2.2档案分类 2.2.1档案分类应根据文件内容、部门组织和业务项目等因素，按部门、大类和小类三级分类。先以部门区分，之后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。 2.2.2同一类的文件以装订于一个文件夹为原则，如文件较多，一个文件夹不够使用时，可分为两个以上的文件夹装订，并应明确编号，以便查阅。 2.2.3一个文件夹封面内首页应设“文件归档目录清单”，文件归档时依据编号登记。 2.3档案名称及编号 2.3.1档案按各级分类后应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。 2.3.2档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。 2.3.3档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。 2.3.4档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜随意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 2.4档案整理 2.4.1归档文件，依目录顺序以活页方式装订于相关类别的文件夹内，以便翻阅。 2.4.2文件夹内应标明文件夹内所含文件的分类、编号及名称，以便查阅。 2.5档案清理 2.5.1档案管理人员应随时擦拭档案柜，维护档案清洁，以防虫、腐蚀。每年更换档案时，依规定清理一次，对于各部门的重要性、保密性资料文件，档案管理员要随时接收、整理。 2.5.2已到保存期限的文件，予以销毁，销毁前编制清册呈总裁室核对签注，并于目录表附注栏内注明销毁日期，销毁清册应永久保存。 2.5.3保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，文件管理人员应将文件重新归档，并注明销毁日期。 2.5.4保存期满并且没必要继续保存的文件，经主管领导决定，在上级主管监督下，填写销毁文件目录清单，领导签字确认之后，予以作废处理。机要文件一律以碎纸机进行销毁，其他普通文件可