机构的采购政策及指引样本-康乐及文化事务署.PDFVIP

機構的採購政策及指引 (樣本) 採購政策和原則 機構應按照下述原則進行物料和服務的採購工作： (a) 公平競爭 機構應對所有投標者一視同仁，並確保他們在預備報價或投標時 能夠獲得相同的資料。 (b) 利益衝突 如有任何與機構業務有利益衝突的情況，應按照機構的行為守則 向機構申報。 (c) 成本效益 在評審報價和標書時，不但要比較價格，亦應考慮產品／服務 的質素，以及投標者過往的表現等因素作整體評審。 (d) 透明度 為確保透明度，招標文件內應提供一切所需資料，以便投標者提 交適當和具有競爭力的標書。 (e) 向公眾負責 任何涉及公帑的採購項目，機構均須向康樂及文化事務署及公眾 負責。 採購程序的類別 2. 應根據採購貨品或服務所涉及的金額及性質，採用下列採購程 序： (a) 公開招標( 適用於 元以上的採購項目) 於報章刊登招標廣告，讓所有有意競投的供應商或承辦商自由投 標。 - 2 - (b) 局限性或單一招標( 適用於各類採購) 這類招標方式適用於採購的貨品或服務只有少數供應商或供應 商是獨家代理或持有專利權的情況，因此只能邀請一個或數個供 應商或承辦商以書面投標。進行這類招標應有充分理據，並在進 行招標前已得到獲授權人士批准。上述資料應清楚記錄於標書評 審報告內，供批核人員審閱( 請參閱第 16 段) 。 (c) 一般採購( 適用於 元以下的採購項目) (i) 書面報價 在得到獲授權人士批准後( 請參閱第 16 段) ，應向五(5) 名供 應商索取書面報價，其中包括上次採購行動的中標者( 其貨 品或服務須符合要求) 。如有供應商名單，則應輪流向名單 上的供應商索取報價，並採納出價最低而又符合要求的報 價。 (ii) 口頭報價 為提高行政效率，在採購 元或以下的雜項物品或服務 時，可以用口頭方式向不少於兩(2) 個供應商或承辦商索取 報價。負責人員必須記錄口頭報價，以供覆核。 (iii) 豁免安排 所有採購工作必須遵照以上程序。只有在可接受的情況下， 並得到更高級職位的獲授權人士( 請參閱第 16 段) 特別批 准，才可豁免上述程序。 招標程序 3. 招標時須遵照的嚴謹程序撮述如下： 標書／報價單 4. 採購人員應擬備標書／報價單，並在文件內提供一切所需資料， 以協助投標者競投。資料應包括投標規格及要求、合約條件、所需物品 及服務的數量和供應時間、評審準則、截標日期及時間、遞交標書的地 點、聯絡人，以及答覆查詢的人員等。 - 3 - 5. 在同一次採購工作中，向供應商或承辦商索取報價，以及批准接 納報價的工作，應盡量避免由同一人負責。 遞交標書／報價單及開標 6. 除非在時間緊迫的特殊情況下，否則應讓投標者有足夠時間提交 標書。投標者必須在招標文件訂明的截標日期及時間前遞交標書。在截 標時間後收到的標書，一概不獲考慮。 7. 標書／報價單應由投標人親自放進投標箱。為保機密，投標箱應 以兩把鎖妥為鎖上，開鎖鑰匙應分別由兩名獲授權人士保管。為確保程 序公正，標書／報價單應在截標時間後立即從投標箱取出。所有在截標 時間後遞交的標書／報價單均不會受理。標書／報價單須由最少兩(2) 名人員一