档案的保管与保护教学幻灯片讲义.ppt

4.光盘。光盘存储技术是一种新的文献信息存储手段，它具有记录密度高、存储容量巨大、数据传送速度快、保管空间占用小以及对文献分析、检索和传播极为便捷等优点。 光盘的盘体是由片基、存储介质和保护层三部分构成。影响光盘寿命的因素: 一是光盘组成成分的性质、结构等内因； 二是光盘的写读功率、写读方式、空气污染物和空气温湿度等外因。 根据资料介绍，光盘的寿命一般在10一20年左右。当光盘上的信息需要长期和永久保存时，可采用一代一代转录的方式进行。 保存光盘应注意: (1)控制温湿度。低温干燥、恒温恒湿的环境，最适合光盘的长期保存。综合考虑各组成物质的特点，光盘保存适宜的温度在14一24℃之间，相对湿度在45一60%之间，温度变动范围为士 2℃，湿度变动范围为士5%。 (2)减少使用。 (3)保持库房洁净无尘。 (4)防止机械性的磨损.不用手触摸信息读取面。 (5)防治空气污染物。 二、档案库房的保护技术 档案库房的保护有“八防”的要求，即防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染。 根据以上要求，在库房保护中应做好以下工作: (一)档案库房温湿度的控制与调节 档案库房的空气状况直接影响着档案的寿命。档案的温度主要决定于周围空气的温度，档案的含水量主要决定于周围空气的相对湿度。 档案库房的温湿度的控制与调节就是当库房温湿度不利于档案保存时，要采取通风等措施，将库内温湿度调节到适宜的范围之内;当库内温湿度有利档案保存时，要控制温湿度使之稳定。 1.温湿度的基本知识 (1)温度。它是衡量物质冷热程度的指标。空气的冷热程度就是空气的温度，简称气温。目前国际上使用的温度标尺有摄氏温标、华氏温标和绝对温标。 (2)湿度。一般用来表示空气潮湿和干燥的程度。空气中含水蒸气的程度，就是空气的湿度。空气湿度有绝对湿度、饱和湿度、相对湿度三种不同的表示方法。 6、建立全宗卷，真实反映档案管理的历程 全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，由能够说明该全宗历史情况的各种管理性文件材料组成的案卷，是管理档案案卷的案卷。 它对于澄清事实、明确责任. 保持档案管理的连续性具有不可替代的作用。 全宗卷主要包括:收集工作中产生的文件材料， 如档案交接清册和立档单位介绍;档案整理工作中形成的文件材料， 如案卷目录编制说明;档案价值鉴定中产生的文件材料， 如档案保管期限表、销毁档案清册等;档案保管工作中形成的文件材料， 如工作规则、保管情况登记等;档案统计工作中产生的文件材料， 如档案统计年报表;档案提供利用工作中形成的文件材料加全宗指南、大事记等。 建立全宗卷： 首先要注意在全宗卷文件材料形成时的收集和积累，为建立全宗卷打好基础。 其次要根据全宗卷的灵活性、不定型的特点，一般不用卷皮装订，宜用盒、袋形式随时补充。 再次要将全宗卷中的文件材料按全宗指南、立档单位与全宗历史考证、组织沿革、大事记、各种统计表册以及其他收集、保管、鉴定、整理等有关方面的文件材料顺序排列。 第四要将全宗卷随全宗（档案实体）一同转移。 每个全宗的全宗卷，可按全宗号进行排列，专柜保管，也可置于每个全宗排列的卷首。两者相比，以专柜分别保管较为适宜 (四)档案的安全检查 定期和不定期地对档案保管情况进行检查，是库房管理工作中的一项重要工作。检查能够发现工作中的间题以便及时得到补救，是维护档案安全与完整的一项重要措施。 1.档案的定期检查 2.档案的不定期检查一般在下列情况下进行: (1)库房发生火灾、水灾之后; (2)发现档案被盗或怀疑被盗时; (3)发生虫害、霉烂、水浸等现象时; (4)档案人员调动时。 3.档案检查有普查、抽查和重点检查三种形式. 4.档案检查的内容: (1)档案数量是否准确、有无遗失; (2)档案受损情况和数量，如档案有无机械磨损、人为撕破、虫蛀等情况; (3)档案进出，存取登记是否准确; (4)库房管理的各种制度的执行情况等。 5检查程序: (1)组成检查小组; (2)选定检查形式; (3)确定检查对象; (4)逐项实施检查，并作出记录; (5)写出检查报告; (6)对发现的问题妥善解决。 三、档案保管制度 为加强库房的管理，保证档案的安全，应建立如下制度: (一)安全保密制度 档案库房一定要有严密的安全保密制度，包括对进出库房人 员的要求，非工作人员不得人内;门锁钥匙的管理，注意防盗;各种消防设备、电器电源、门窗、易燃易爆物品的管理，防止火灾的发生等多方面内容。 (二)档案进出库房