科研档案管理暂行办法.doc

科研档案管理暂行办法 第一章 总则 第一条 为进一步提高科研档案的归档质量和管理水平，积极开发利用，更好地为社会主义现代化建设服务，根据国家、省及档案工作标准、法规、管理办法，结合系统实际情况，制定本暂行办法。 第二条 科研档案是在科研活动中直接形成的，具有保存价值的文字材料、计算材料、实验数据、图纸、图表、照片、声像等各种形式和载体的科技文件材料。 第三条 科研档案是科研人员的劳动成果和智慧结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备形式。是发展现代科学技术和经济建设的必要条件和依据，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保科研档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何个人或部门不得擅自处理或自己保存。科研人员调动工作前。须将本人在科研工作中形成的材料进行整理，交本单位或档案室归档，同时还清所借的档案。否则，人事部门不予办理调动手续。 第四条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节。必须将其纳入计划管理、课题管理和成果管理之中，实行建档工作和科研工作“四同步”管理，即：下达科研计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；科研成果上报登记和评审奖励以及科技人员晋级考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。 第五条 要把科研档案工作列入本单位发展规划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予支持。档案科协同各单位部门加强对科研档案人员的政治思想、职业道德教育及业务培训，提高科研档案员业务素质。 第二章 科研文件材料的形成、积累和归档 第六条 每项科研活动必须按照科研工作程序，形成相应的科研文件，确保归档材料的原始性、完整性、准确性和系统性。 第七条 科研文件材料的形成、积累和归档，是完成科研任务的一个指标，要纳入各级领导和科研人员的岗位职责，纳入工作成绩和经济责任制的考核内容作为晋升、受奖和评聘专业技术职务的条件之一。 第八条 实行由课题（项目）负责人主持立卷归档责任制和“预立卷”制度。由课题（项目）负责人提出本课题（项目）文件材料形成积累的计划安排，并负责（或指定专人即兼职项目档案员）集中管理所形成的全套文件材料。科研人员负责做好本人在科研活动中的材料形成积累和归档工作。每项课题（项目）自立题之日起，必须建立科技文件材料“预立卷”，统一使用文件材料专用档案盒，记录纸采用国标A4型。 第九条 研究课题（项目）进行鉴定、验收时，须经本单位档案部门根据归档要求，对应归档的科研文件材料进行全面检查、验收，并签署意见。凡是科研文件材料归档不齐全的课题（项目），不得进行鉴定，不得申报成果，不办理经费结算。 第十条 科研成果上报登记和评审奖励，应同时附有“科研成果档案归档情况证明”，否则，不予受理。 第十三条 科研文件材料归档范围按照《文件材料归档范围和档案保管期限表》 第十四条 科研文件材料的立卷、归档要求：执行科技档案案卷构成及常用表式标准，科技档案准确性、系统性标准。 一、归档时间与要素。科研课题（项目）要在档案科发出归档通知的一个月之内完成归档工作。归档材料必须是原件和正（协作单位可复制一套副本存档）。对不符合要求的，一律重新抄写与补救，以达到齐全、完整、真实。每份材料须标明时间、地点和作者，依据性材料必须使用正式文本填写，按规定签署、盖章、总结性材料须将正文与原稿一并归档，发表文章归出版物原件并注明出处，译文须标明复制、译者。审核者与日期。 二、制成材料及常用表式标准化 1、科研档案产生的材料统一用A4纸打印。记录本到档案室统一登记领取，记录可使用铅笔，禁用圆珠笔、纯蓝（纯红）等不耐久的颜色笔记录、修改档案材料。 2、字迹工整，图样清晰、文字排列整齐美观，页面整洁，四周留有空格，左测要留出2.5公分的装订线，不得乱画和污损，不得在正文上修改，如需修改要使用复制件。 三、科研材料整理。必须遵循科研材料的自然形成规律，保持科技文件材料的成套性。以课题（项目）为单位，组合成一个或若干个案卷。卷内文件按照形成的先后顺序，结合内容和重要程度进行排列，要求结构严密，系统条理，层次清楚，主次分明。 四、科研材料移交。整理完毕后移交档案室归档，造具移交清单一式两份，交接双方签名，同时发送电子移交清单给档案室。 五、案卷装订。必须去掉金属物，破损文件修裱完好，不同尺寸的材料要折叠或裱贴成统一幅面，案卷厚度以1.5公分为宜，即100-150张左右。装订整齐划一、结实美观。 六、归档完成。档案室按照项目组整理情况将案卷组卷，由档案室会同课题（项目）负责人或兼职项目档案员进行审查、签字后方正式归档。 七、协作课题（项目）、由主持单位保存全套科研档案，参加单位除保存自己承担任务的档案正本外，应复制副本