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档案管理基础知识 总经理办公室 一、档案及档案工作 《档案法》中所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案定义的基本含义有四个方面： (一)档案是各种机关、组织和个人在特定社会活动中形成的。 (二)档案是保存备查的历史记录。 (三)档案的形式是多种多样的。 （四）档案是直接的历史记录 属性：基本属性--原始记录性 一般属性--信息属性 一般属性--知识属性 档案工作 狭义上的档案工作，是指档案的收集、整理、保管、统计、检索、编研和利用服务等工作内容。 广义上的档案工作是指档案事业。 档案工作的重要性 . 要做好档案基础管理工作要从以下四个方面入手： 一、理顺体制 二、完善制度 三、物质保障 三、严格管理 体制理顺 一、理顺体制 体制，是指“国家机关、企业和事业单位机构设置和管理权限划分的制度（《辞海》）。 档案事业管理体制，是指国家档案事业管理机构的设置、隶属关系和职权范围等的组织体系和组织制度。 我国从中央到地方都建立了档案事业行政管理机关、档案室和档案馆，分工负责掌管着全国、本地区、本系统的档案事务。 . 具体的档案工作制度主要有： 1、文件的归档制度 一般包括归档要求、归档时间、归档文件的份数、归档手续、归档范围等内容。文件材料整理归档制度.doc 2、档案的保管制度 对档案的安全保护、库房管理以及库房中各种设备的管理提出必要的要求。档案保管制度.doc . 3、档案的统计制度 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案各种基本情况统计表。 档案统计制度.doc 4、档案的利用制度 对档案的利用范围、利用方式、使用要求、利用手续、批准手续等做出相应的规定和要求。档 案 利 用 制 度.doc 5、档案保密制度 主要规定档案的保密措施、并对档案人员提出严格保守国家秘密的要求。档 案 保 密 制 度.doc 6、档案鉴定与销毁制度 规定本单位鉴定档案所采取的标准、鉴定的组织安排、鉴定工作的一般程序、鉴定后档案的处置办法、销毁档案的审批手续、实施要求等。档案鉴定销毁制度.doc 三、物质保障 （一）库房 中华人民共和国建筑工业行业标准—档案馆建筑设计规范（2000） 市级档案库房一般要容纳本机关10年的档案，还应考虑逐年增加的因素。 库房建设应本着适用、经济、美观的原则。 地势较高，排水通畅，空气流通，环境安静。 作为一个单位的综合档案室一般不要设在地下。 （二）阅览室和档案工作人员办公室 阅览 办公室 （二）设备 除湿机 空调 防磁柜 消毒杀菌机 吸尘器 温湿度计 计算机 刻录机 扫描仪 （三）装具 档案密集架 档案橱 档案盒（无酸纸张制作） 档案封面 三 、严格管理 档案基础管理包括以下几个环节：收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、编目和检索、编研、利用、（移交、报送） （一）收集 档案室作为集中管理本单位档案的内部机构，收集工作是基础，是关键，收集时一定要以《归档制度》的要求，注重齐全完整。 为确保归档文件材料的齐全完整，档案工作人员在收集材料时要做到“十收”： 1、处理完毕的文件及时收。 2、经常用的文件履行借阅手续定期收。 3、本单位发文在盖章时当时收。 4、会议材料事先做好工作及时收。 5、内部形成的文件材料，注意掌握线索有针对性地收集。 6、常规性的文件要逐项收。 7、在机构人员变动时提前收。8、结合年节放假的安全保密大检查集中收。 9、归档整理前全面收集。 10、在整理过程中发现文件不全要反复收，达到齐全完整为止。 除文书档案外，业务档案的收集在业务部门整理完毕之后的次年6月底之前进行收集； 声像档案，包括照片、录音、录像档案在形成之后及时收集； 基建档案在竣工验收后由总承包单位移交给档案室； 设备档案在设备开箱时及时收集，装箱单、使用说明、合格证等； 会计档案在会计部门保存一年之后向综合档案室移交； 实物档案要在形成后及时收集。 强调一点：各个单位的档案一定要实行集中统一管理，除人事档案外，都要集中统一管理，都要收集进综合档案室。确因特殊情况要分室保存的，只是形式上的分离，在管理上一定要集中统一，即统一领导