国东华大学花师教育学院召开系所主管会议标准作业程.pdfVIP

國立東華大學花師教育學院召開系所主管會議標準作業流程 一、目的 （一）本學院年度經費分配 （二）校行政會議或其他重要相關事項宣達 （三）審議或擬訂全院性規章辦法 （四）其他全院性事宜 二、依據 因應院內行政工作需要設置之 三、範圍 （一）出席人員:院長、副院長及院內全體 學系主管（各學系主管不克出席得委 由所屬單位專任教師代理出席） （二）列席人員：師資培育中心劉唯玉主任；視會議需要，邀請相關人員參加。 四、定義 無 五、作業流程說明 （一）擬訂會議時間、會議場地安排 （二）電郵開會通知及公告提案作業時間 （三）擬訂會議議程及準備相關資料 （四）電郵會議議程及相關資料 （五）佈置會議場地及前置作業 （六）召開會議及會議記錄 （七）會議記錄草案寄發 （八）會議記錄修訂及定稿 （九）寄發正式會議記錄（同時上網公告）並依照會議記錄辦理相關事宜 六、作業流程圖 權責人員 作業流程 預估時程 備註 院長 擬訂會議時間 每隔周一上午 1.依據院行事曆時程召開 院專員 會議場地安排 2.奉院長指示臨時性召集  院助理 電郵開會通知 各單位應於規定日期內 公告提案作業時間 提案，並備齊相關資料  院長 擬訂會議議程 各單位之提案經院長同意 院專員 準備相關資料 後排入議程  院助理 電郵會議議程及資料 會議前一日電郵系所 及助理提醒開會  院助理 佈置會議場地及前置 前置作業包含會議誤餐用 作業 便當 、茶水準備  院長或副院長( ) 主持會議 臨時動議提案人會後應 院專員 會議記錄 主動提供相關資料  院長或副院長( ) 由院專員 將草案呈請院長 會議記錄草案寄發 院專員 過目後寄發與會主管  院長或副院長( ) 院助理根據與會主管意見 會議記錄修訂及定稿 院專員 修訂後呈請院長定稿  院專員 電郵 正式會議記錄（同 部分涉及機密之議案 時上網公告）並依照會 上網公告時應不公開 議記錄辦理相關事宜