信息管理的方法.doc

信息管理的方法 本工程的信息管理由总监代表负责，通过微机做好信息的收集、处理和反馈等工作。 监理部将工程信息信息分为监理内部信息和外部信息两大类，并按文件类型、性质分类，由资料员进行编码、分类、处理、催办、归档和调阅，并明确规定工程信息的传递流程和文件收发登记制度。其文件和信息处理方式，对照事后开展的ISO9001质量体系的论证检查。 监理部以监理周报、月报、半年和年度监理工作总结、阶段监理工作总结、专题报告、月报工程量审核记录、函件、工作联系单及其它各类报表，及时向业主反馈信息，沟通与各方的联系。 建立信息编码体系 为了加强信息管理，公司制定了信息编码体系――文件资料编号办法，如该工程能够中标，我单位将依据ISO9000质量体系的要求，按照所建立的信息编码体系，做好信息管理工作。 文件、资料编号办法 ×× (××) ― ×××× ×× 部门简称 文件、资料名缩写 年度号 同类文件、资料流水号 文件、资料编号办法说明 文件、资料编号系统由“部门简称”、“文件、资料名缩写”、“年度号”、“同类文件、资料流水号”四部分组成。所有收到或编写的文件、资料均应编号。 (1)部门简称：以能代表文件、资料编写部门或公司内部最初的转发部门的汉语简称表示。如“公司”、“总工办”、“鲁能东兴项目”等。 (2)文件、资料名缩写：以能代表该文件、资料的汉语简称表示。如：“通知”、“规划”、“细则”、“联系单”等。 (3)年度号：以四位数表示的该文件或资料发出的年号。 (4)同类文件、资料流水号：同一类文件、资料以时间先后顺序从01开始向后排列。 (5)编号位置：所有编号均按要求填写在文件、资料封面(或第一页)的编号提示处或右上角。 (6)编号举例：总工办(通知)—2000—06； XXXXXX项目(规划)—2000—01。 (7)发出文件时应注明该文件或资料的编号。 文件资料分发号编号说明 (1)所有分发(转发)的文件均应编写分发号，同一种文件的分发号从01开始顺序编号，编号不得跳跃。 (2)分发号的格式为：“分发号－××”，“××”代表分发号。 (3)分发号的编写位置在文件、资料编号的下方。 (4)编号举例：如：“分发号－06” 负责本工程项目各类信息的收集、整理和保存 工程项目在整个项目施工阶段，每天都发生各种各样的情况，相应地包含着各种各样的信息，需要及时地收集整理。因此工程施工阶段可以说是大量信息发生、传递和处理的阶段，监理工程师的信息管理工作，也主要集中在这一段时间。主要的住处来源有： ――收集业主的信息：业主在建设过程中对各种有关进度、质量、投资、合同等方面的意见和看法，监理工程师应及时收集，同时也应及时收集建设单位上级单位对工程建设的各种意见和指令。 ――收集施工单位的信息，施工单位必须经常向有关单位包括上级部门、设计单位、监理单位及其它方面发出某些文件，传达一定的内容。 ――收集工地会议信息：要求监理工程师重视工地会议，并建立一套完善的工地会议制度。 监理工程师除应注意收集各类原始资料外，还要对收集到的资料进行加工整理，并对工地出现的种种问题进行处理；依据进度控制信息对施工进度的状况和指示，对工程进度做出评价；依据质量控制信息对工程质量情况做出评价；依据投资控制信息对投资和结算情况做出评价。收集到的信息应通过监理日志等进行记录保存。 计算机进行项目控制，定期提供各种报表 在工程建设过程中，自始至终，无时无刻都在产生大量的信息，面对如此大量的信息，要实现高效快速的管理，使监理工作流程程序化，监理记录标准化，必须利用计算所进行管理。我单位已在监理实践采用了计算机管理，利用计算机编制各种报表，利用计算机进行文字处理，并且与因特网进行了联网，在工地现场管理中，我们利用监理之星软件进行管理，收到了时效快，自动化、标准化、规范化，系统化的效果。 建立工程会议制度，整理各类会议记录 监理例会是项目施工监理准备阶段的一项重要的监理工作内容，是执行监理工作制度和原则，各单位进行相互协调的重要环节。 监理例会每周进行一次，由项目监理部人员、业主方代表、承建单位管理班子人员共同参加。由项目总监主持，会议的内容，一是对工程项目施工及监理情况进行总结，提出上周计划执行情况，对未实现的计划，找出原因提出落实措施，二是各单位提出目前工作中须协调解决的内容以存在的困难，由监理方和业主共同协商解决。并且提出下周工作计划安排。 项目监理部负责做好与会人员登记，并对会议情况及内容认真做好记录。 项目监理部整理会议记录，经项目总监审核后，下发参加会议各单位，按要求进行登记、编号，做好发放记录，并上报业主和公司领导。 督促、提出各相关单位及时整理上报各类工程技术资料 监理工程师进驻现场后