科技档案管理讲稿.doc

第一讲 科技文件管理 一、什么是科技文件 2001年5月1日起实施的国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》中指出：“科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。” 这是对科技文件所作的简明、确切的定义。这一定义的涵义，可以从以下几个方面理解： ⒈科技文件的产生领域是生产、科研、基建、设备及其管理活动，它是这些活动的真实记录和反映。 明确这一点，有助于我们区分科技文件与一般公文（大家前面已学习了这个概念：公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织为处理公务、行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录。） ⒉科技文件是在现行科技活动中形成的。这有两层含义：一是说科技文件正在产生着；二是说科技文件正在使用着。 明确科技文件作为记录和传递科技思想的一种工具，正在产生和使用，有助于我们认识科技文件和科技档案是同一事物的两个不同阶段。 ⒊科技文件是科技生产活动的直接记录，是在科技活动中按有关规定和要求编制形成的，是科技活动的客观需要，是科技活动的软成果，它直接记录和反映科技生产活动的全过程和结果，不是随意编写或收集来的，而是科技生产活动的伴生物。 明确科技文件对科技生产活动的依附性，有助于我们区别科技文件与科技资料。（科技资料是以工作参考为目的搜集来的，对科技生产活动具有参考作用的科技文献材料。） ⒋科技文件是一个综合性概念，是指一切记录有科技生产活动内容的科技文件，包括文字、图表、声像等不同形式的科技文件。 明确这一点，有助于我们对科技文件的全面管理，而不简单地把科技文件仅仅理解为文字和图纸。 ⒌科技文件的产生与形成，是以国家的专业技术政策、标准、规范为指导，是以有关行业、企业的标准化、规范化制度为依据，凡是定稿的科技文件，特别是关键性的科技文件（譬如说基建工程的竣工图等），一般都要履行严格的审签程序。 为什么要履行严格的审签程序呢？这是为了保证科技文件的真实性、准确性。只有真实、准确的科技文件在现实使用中才能发挥巨大的参考作用，创造良好的社会效益和丰厚的经济效益。否则就会起到反作用，造成损失。 二、科技文件的种类 随着社会生产和科学技术的飞速发展，科技活动的范围越来越广，科技实践的内容和形式越来越来越丰富，作为科技实践活动的真实记录和反映的科技文件，它的种类和形式也呈现出多种多样性。根据科技文件内容和载体的不同，大体可分为：科技图样材料、科技文字材料、目录和表格材料、科技声像材料、科技电子文件等五种。 ⒈科技图样材料 图样，又称图纸，是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物、构筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。 按其产生领域可划分为机械图样、建筑图样、地质图样、气象图样、农业图样、测绘图样、天文图样、水文图、地震图、环保图样等等。 按绘制手段、制成材料和用途的不同可划分为草图、原图、底图、副底图、复印图、空白图。(重要掌握底图和复印图的概念：底图，又称“真图”，它是用浸蜡硫酸纸制成的有一定透明度的描图纸盖在原图上面，用绘图仪器照原图形描绘出来的图样，或者通过电子计算机控制的自动绘图机，直接绘制在描图纸或塑料薄膜材料上的图样。是复制复印图的依据，是履行审签手续的正式文件。复印图是用晒图、静电复印等方法，根据底图复制的图样，采用氨熏重淡盐工艺晒制的复印图，图线及底色一般为蓝色，工程界习惯把这种复印图称为蓝图；采用静电复印的方法复制的复印图，因图线是黑色、底线是白图纸的本色，使这种图样黑白分明，工程界习惯把这种复印图称为“白图”。 ⒉科技文字材料 科技文字材料就是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。具体见书51页。 ⒊目录和表格材料 用表格形式填入文字和数字而形成的一种科技文件材料。 ⒋科技声像材料 在科技活动中形成的照片、影片、录像等视听型的文件材料。。 ⒌科技电子文件 科技电子文件主要是计算机应用于科技生产活动后的产物，指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。包括各种类型的图像文件、图形文件、数据文件、文字处理文件、程序文件等。 三、科技文件的编号 ⒈科技文件编号的意义 所谓科技文件的编号，就是按照一定的要求和方法，以符号和数字组成一组代号，用来表示科技文件内容与成分特征的一种技术语言。 科技文件编号作为一种技术语言，把互有联系的科技文件有机地联系在一起，把不同类型的科技文件明显地区别开来。利用者和保管者一看科技文件的编号，就能准确识别和了解该份科技文件的内容与特点。因此，科技文件的编号是管理和使用科技文件的工具，通过这一工具，不仅有利于科技文件的科学管理、查找利用和开展技术交流，而且有利于提高科技文件的质量。 ⒉科技文件