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浅谈如何提高文书处理的效率 by：茹音。蓝雪花 摘要：文书处理工作是一项规范性、政策性和科学性很强的工作，是各单位方针政策、沟通信息、协调工作的重要手段，是每个单位日常工作的一个重要组成部分。文书处理工作效率的提高，直接关系到党和政府、企业等的各方针和政策的贯彻落实与否，关系到工作任务能否顺利完成和整个单位工作效率的提高。本文主要从收、发文程序方面谈谈如何提高文书处理的效率。 关键字：文书处理；效率；过程 在实际工作中，加速文书处理的速度对提高文书处理工作效率有决定性的作用。文书处理工作量大环节多，它包括两个方面的基本内容：一是收文处理的整个过程；二是发文处理的整个过程。文书处理工作两者的结合就构成了文书处理工作的效率。所以加快文书处理工作的效率可以从文件收发的程序两个角度来阐释。减少文书处理中的工作环节，缩短文书办理的时间，加快文书的传递速度，这些都是提高公文处理工作效率的有效办法。 一、严格发文要求，减少发文数量 要提高机关文书处理工作的效率，提高整个机关工作的效率，首要的任务是从制发文件做起，严格发文要求，减少发文数量。因为每产生一件公文都要围绕着这件公文的制发、办理而进行一系列的工作。所以少发公文是降低公文处理量的最根本的措施。在许多机关中事无巨细，文来文往的现象是很严重的。这样就大大增加了不必要的发文，同时也就大大地增加了文书处理工作的工作量，造成公文积压如山，严重地影响了文书处理工作效率。 二、严格控制进人实际处理过程的文书量 在日常工作中，文书人员每天要收到大量的文书材料,假如不加区别和选择一味对其进行模式化的收集和归档，那样既费时又费工，无形之中会增大文书处理的工作量，效率也势必低下。为此，要严格控制进入实际处理过程的文书量。一方面，对确无利用、保存必要的文书材料，要经分辨将其剔出，该集中处理的集中处理。另一方面，对无关紧要的、不具参考价值的信息类材料，无论是属于哪一级的，也不论其多么新奇热门，都不要做无关紧要的处理。当然，对于有些今后可能要用到的信息材料,可留作备用或待处。 三、减少文书处理中的工作环节 如果对文书处理的各个程序进一步分解的话，每步程序之下又可分为数量不等的环节，像用印、装封等程序，每步程序就是一个单纯的工作环节。而核稿，可能不止一次。签发也经常可能包括两个以上的人签批或圈阅，这些程序之下就可分为若干个工作环节。文书每经过一个环节，就要有一段停留办理的肘闯，文书通过的环节越多，停留办理的时间总量就越大。所以文书处理过程首先要注意的就是减少不必要的工作环节。 文书处理过程中有些手续是必须办理的，如收发文登记、校核、审签、立卷归档、注办等等，在这些程式化的办文手续中，有的可适当省略和简化。如签发这一项，应根据文稿性质、重要程度及具体内容来定。机关主管领导可以做主的就不要再交机关主要领导审阅，不可轻重主次不分统统来个流水审签，那样误时误事又影响办文效率。一个部门可以办理的文件不要扩大到其他部门会去办理。 四、缩短文书办理的时间 文书处理各环节上都应有相应的办理时间，环节间的流转也需要有一定的时间来保证。文书在每一个环节上停留的时间可分为两种，一种是必要的停留时间，另一部分是无效滞留时间。必要的停留时间包括对文件的直接办理时间以及办理文件所必需的准备时间。如对某些问题的处理，由于材料不够充分，形势不够明显，需要一段时间的了解和观察。这部分时问可以视为合理的停留时间。无效滞留时间是指由于有关工作人员业务水平低而延长了文件的处理时间，办理不当，返工重办造成同一环节上同一工作的重复；批办不妥，文件内容与承办单位职责不符，分工不清，各部门之间互相扯皮，工作人员责任必不强，该办可办的文件推出或扣压不办等。 这些问题，对提高文书处理效率极为不利。因此要注意的是能短办的不要长办，可快办的不要怠慢，办毕的环节要及时转交，接办的环节要赶紧受办。无谓的搁置、拖办、误办则更不可取。文书处理在各环节上的运转时间要严格掌握好，处理环节上的时间不可拉得过长，运转过程周期过大，这样才不会出现阻滞脱节现象。 五、及时传递文件并明确责任 文书在每一步程序上办理完毕后，要及时向下步程序传递。某些程序上有时文件数量较多，就会产生积压的现象。解决的办法是合理调整文件的办理顺序，本着急件先办、易件先办的原则加速文书的处理。如文件的缮印，某些篇幅较长或勾划潦草，文字不易辨认的文稿可先往后撤优先打印简短、清晰的文稿，然后集中精力打印难度较大的文稿。以避免因为某个部门的一份文件影响了其他许多部门，多数文件的正常运转，其他如签发、核稿、批办、拟办、承办等程序的工作，遇有此类问题时都可以本着先易后难的原则进行办理，尽量避免积压文件，加快传递速度。文件在传递中出现的积压，甚至丢失的现象往往是由于传递时交接双方责任不清而造成的。因此文件的传递要有一定的制度