辰光集团档案管理制度.doc

河北辰光集团有限公司 企业员工档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为了提高员工人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合辰光集团实际情况，特制定本办法。 第二条 员工档案管理工作是人力资源工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是选拔人才，知人善任，全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。 第三条 人事档案必须按中组部档案目标管理的暂行办法，做好员工人事档案的达标工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。 第四条 本办法适用于河北辰光集团有限公司各单位企业员工人事档案管理工作。 第二章 机构和职责 第五条 有条件的单位可自行保管本单位企业员工的档案，不具备独立保管档案的单位可以把职工档案交给集团同一保管。 第六条 应专门配备档案保管设备、设施。 第七条 职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在本单位的，可暂时代为管理。 第八条 档案管理员工作要求和职责： （一）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容； （二）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训； （三）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作； （四）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。 （五）档案管理部门应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。 （六）办理其他相关事宜。 第三章 人事档案的管理内容 第九条 员工人事档案的内容和分类： （一）招聘资料：劳动合同，应聘人员登记表，身份证（复印件），学历、学位证（复印件），职称证、岗位资格证、特殊工种操作证(复印件)等相关证件，指定医院体检表，原单位离职证明， 无违法犯罪证明，报到证； （二）录用资料：员工转正考评审批表，员工档案表，奖励记录，违规记录，人员考核审批表，调岗审批表； （三）离职资料：辞职申请，解除劳动合同通知，离职审批表，离职承诺书，工作交接单； （四）其他档案：保险资料，保险发票复印件、保险人员明细，公伤材料，政审材料，参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料。 第四章 档案的整理 第十条 整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序， 目录清楚， 装订整齐， 达到每卷档案完整、 真实、条理、精练、实用的要求。 第十一条 每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。 第十二条 档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下： （一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目； （二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间； （三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。 第十三条 各单位企业员工档案编号由集团统一规定。 第十四条 档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。 第五章 档案的收集、保管和销毁 第十五条 员工档案随人事变动、职务变动、薪资调整等而及时充实。 第十六条 立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。 第十七条 按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。 第十八条 对员工档案须建立登记和统计制度，建立各类档案名册。档案材料随时更新补充，每季度至少检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的安全和准确无误。 第十九条 档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。 第二十条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。 第六章 档案的提供和利用 第二十一条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定： （一）查阅人事档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。 （三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明