办公自动化高级应用案例教程 3.4 邀请函的制作与发送.pptVIP

3.4 邀请函的制作与发送 1．什么是邮件合并？ （1）所谓“邮件”，包括两种类型的文件，一种是标准文件，被称作“主文档”；另一种是将要发出的与标准文件相关的信息保存到一个文件中，这个文件被称作“数据源”。 （2）所谓“合并”，就是把主文档中的不变内容与数据源中的大量信息合并在一起而重新组合成新的文件。 2．邮件合并的应用场合 当需要批量处理的信函、工资条、成绩单、信封等文档具备以下两个规律时通常使用邮件合并，这样可以大大提高办公效率。 （1）需要制作的数量比较大； （2）文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址、姓名、邮编等就属于变化的内容，其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。 3．邮件合并的三个基本过程 （1）建立主文档：主文档就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等，以信封为例，这个主文档就是一个标准信封，它是待发的大量信封的基础信息，所以这项工作非常重要，一定要认真细致地制作标准信封。当然，也可以利用Word的“向导”来完成这项工作。 （2）准备好数据源：数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，可以先考查是否有现成的表格，一般包括邮政编码、收信人地址、收信人姓名等与收信人有关的一些信息，数据源表格可以是Word、Exc