斯拓普IC商务助手系统操作说明.docVIP

电子IC进销存商务助手 （标准版） 用户使用指南 深圳斯拓普科技有限公司  系统总体功能 系统总体功能如下： （一）系统管理（主要是管理员或主管使用） 用户管理：添加操作用户，设置用户的登录名、姓名、登录密码、缺省结算币种、登录时限、邮箱信息等，并为用户设置功能权限、操作权限以及数据权限。 单据编号规则：定义单据编号规则。 数据库备份：将数据库备份到服务器或者本地。管理员要定期备份数据(比如每天下班前备份一次)，以备系统故障或重装机器时进行恢复数据。 系统初始化：请慎用（一般在软件正式使用之前才用），目的是清除软件系统中以前的测试数据。将软件数据还原为最初状态。 系统参数设置：根据用户业务流程不同要求，相应设置参数，参数设置对使用软件的所有用户都有效。 清除服务器上的临时文件：在导入导出过程中，在服务器上会产生一些临时文件，使用一段时间后，为节省硬盘空间，可以将临时文件清除。放心使用，不会删除任何业务数据，也不会对任何其它部分造成影响。 清理老数据：可以将以前您认为没有必要保留的库存数据、历史报价数据、单据数据快速清除。可以选择日期和其它条件按需清理老数据。 个人资料修改：登陆系统后，用户可以修改自己的登陆信息和邮箱信息。 我的发件箱：可以查到通过本软件所发过的历史邮件信息。 把我的表格样式设置为公共表格样式：由于我们的软件可以自行设定表格中哪些列显示/隐藏、修改列标题、以及调整列顺序，所以可以将自行的表格样式设置为大家都使用的公共样式。 下载公共表格样式作为我的表格样式：将公共表格样式作为我自己的表格样式，免得大家都重复设置。 把我的表格样式恢复为缺省的样式：将我的表格样式还原为软件默认样式。 （二）基础资料管理（主要是管理员或主管使用） 客户资料：可以新增、修改、查询客户信息，也包括客户资料的导入和导出。 客户导入历史：可以查看和清理客户导入历史的客户信息。 客户交易情况一览：方便查看与某一客户交易的历史情况，包括跟踪客户记录、销售交易记录、询价记录、报价记录、销售订单、销售出货/ 退货、销售结款情况，一目了然，非常方便。 供货商资料：可以新增、修改、查询供货商信息，也包括供货商资料的导入和导出。 供货商导入历史：可以查看和清理供货商导入历史的供货商信息。 供货商交易情况一览：方便查看与某一供货商交易的历史情况，包括跟踪供货商记录、采购交易记录、采购订单、采购收货/ 退货、采购结款情况，一目了然，非常方便。 公司资料：设置公司资料信息，包括公司基本信息、公司编码、公司LOGO、公司抬头等。可以设置多个公司，用户可以选择属于哪个公司。 批量更改客户/供货商跟进人：当某员工离职后，可以快速方便地更改客户/供货商的跟进人。 选项设置：对系统中要用到的下拉框选项（例如：付款条件、结算方式、币种等）进行预先定义，选项设置对所有使用用户都有效。 （三）采购管理（主要是采购业务员或主管使用） 采购报价：对销售员需要落实的产品，采购员进行货源落实后，对销售员给出参考报价。可以通过采购报价直接生成采购订单和采购收货单。 查看采购计划：由销售员创建采购计划后，采购员可以查看到采购计划。通过采购计划可以直接生成采购订单和采购收货单。 采购订单：主要是记录采购业务员与供货商签订的采购合同信息，方便历史查询和打印。以单据列表的形式列出采购订单情况。 采购收货单：产品入库时使用，主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购收货单。 采购收货单经过主管审核确认后，会相应增加库存数和增加一条金额为正数的应付账款记录。 采购退货单：产品退货时使用，主要功能是新增、修改、审核、查询和打印采购退货单。 采购收货单经过主管核实后，会相应减少库存数和增加一条金额为负数的应付账款记录。 应付帐款：主要是采购业务员、财务人员或主管使用。主要功能是以单据列表形式查询应付账款情况。可以方便链接到原始采购收货单和退货单上。 应付帐款汇总：主要是采购业务员、财务人员或主管使用。主要功能是以供货商为单位统计应付账款情况，包括收货和退货应付款总和。 采购结款：主要是财务人员、采购业务员或主管使用。主要功能是管理多次付款信息，可以查询和打印。 采购订单明细：以产品型号列表的形式列出采购订单的明细情况。 采购明细：以产品型号列表的形式列出采购收货/退货的明细情况。 采购结款明细：以每笔结款列表的形式列出采购结款的明细情况。 （四）销售管理（主要是销售业务员或主管使用） 查货/报价：主要功能是记录客户询价需求，能新增需求或贴入需求，还可以查询库存产品信息和历史报价参考信息，对客户需求进行产品配对，在此基础上生成报价单或者通过邮件完成报价。 销售订单：主要功能是记录并维护销售订单信息。 PI单据 ：主要是外贸业务员使用。主要功能是记录PI（形式发票）单据内容，跟踪