论现代秘书的信息素养及培养.doc

论现代秘书的信息素养及培养 21世纪，不仅给我们带来了新的千年纪元，而且也带来了人类历史上一个新的经济时代-知识经济时代，也称为信息时代。知识经济时代是以知识为导向，为基础的经济。其基本点是经济政策和管理的知识化、信息化，信息智能科学在产业经济发展中正发挥着越来越大的作用。科学决策对信息的依赖乃至依存呈现着日益激烈的紧迫性。信息、知识、智能已同经济紧密结合在一起，构成一种新的前所未有的经济形态，成为社会发展的强大推动力。信息是决策的依据，全面、准确、及时的信息是科学决策的基础，信息工作是办公室工作的一项重要内容，是围绕信息收集、加工处理、传输、反馈等方面所做的工作，是其地位、性质、作用所决定的。办公室是单位的工作枢纽，其位置决定了它势必成为联系上下左右，沟通四面八方的信息集散地，这就为办公室承担信息工作，做好信息工作创造了条件，从办公室的工作性质和所承担的任务看，办公室工作具有辅助、服务的性质，要完成领导交给的“参谋助手”的职责，必须认真抓好信息工作。因为信息资料对秘书工作有重要意义。 首先，信息是领导决策的依据。决策是领导的责任，秘书部门在领导决策中的首要任务是提供各种有效信息，秘书部门要想在决策的准备阶段、决策阶段、检验阶段起参谋作用，一步也离不开信息。 其次，信息是办文办事的参考依据，是起草文件的基础，秘书部门是综合办事机构，每天要办理来自各方面的文书，应接答复各方面的请示、询问，天天都在代表领导发号施令，依据的不仅是领导人的意旨，更主要的是对客观情况的综合判断。信息越丰富，办文办事越灵活。任何秘书人员起草各种文件都离不开方针政策、上级指示、存在问题、典型事例和对策实施等，这些东西不是头脑的产物，而是对各种信息资料的搜集、整理、加工和利用的结果，头脑只是信息资料的加工厂。一般地说，秘书起草文件，特别是内容较为复杂的，总是要从熟悉情况入手，或者借助于平时记忆，或是利用信息资料，所以，秘书拟文的质量和效率很大程度上取决于信息资料。 再次，信息是现代社会的宝贵资源。随着社会的发展进步，信息的价值将不断飚升，信息时代的到来，给我国秘书工作既带来了难得的发展机遇，又遇到了严峻的挑战。因此，迫切要求现代秘书提高信息素养，学会用信息技术开展工作，以提高为领导服务的效率和质量。 我国秘书人员信息工作现状： 从现实情况来看，我国秘书队伍信息素养的整体水平仍然不高。 (一)观念陈旧，思想不够开放，一些秘书人员对信息的价值认识不足，特别是年龄较大的工作者，接受新事物比较慢，不了解信息技术的巨大优势，对信息网络表现冷淡，习惯于“文房四宝”等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏锐的洞察信息的意识。 (二)一些单位机关网络基础建设水平偏低，使秘书人员没有机会学习信息新技术。使秘书人员的信息网络意识较差，不能够在工作中较好地为领导者提供有利信息，不利于领导者科学决策。 (三)秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训。没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识，没有一定的外语水平，信息工作难以得到真正的提高。有些秘书人员一见到信息技术设备就发怵，一看见英文就头疼。这些都不利于秘书信息工作的展开。 (四)知识的匮乏导致了思想和行动上的障碍，从而制约了其信息素养的提高。这说明，我国秘书队伍的信息素养，与信息时代的领导工作对秘书素质的要求很不适应，迫切要求我们必须努力提高秘书人才的信息素养。 (五) 秘书人员收集信息的能力较差，获取信息的渠道较狭窄，秘书人员的信息反馈能力不够，不能够及时、准确、全面地反馈信息，使信息质量的提高受到严重阻碍。 二、 现代秘书信息素养的内容 (一)现代秘书的信息观念。信息观念关系到秘书人员对信息工作的接受和理解。现代秘书的信息观念，是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如，对待信息技术和信息工具的观念，秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个重要标准。据了解，大多数秘书人员认为互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力。秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感，对信息网络不感兴趣，甚至“老死不想‘网’来”。这就是信息观念上的差异。目前，大中型企业已建立了自己的信息网络，网上秘书工作信息已达海量规模，多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。如果秘书人员具备先进的信息观念，积极地了解网络，熟悉和使用网络，就可能主动地利用，从而减少许多不必要的重复工作；反之，就会因为远离网络面对做好秘书工作一筹莫展。秘书人员良好的信息观念本质上是在尊重知识，崇尚科学，终身学习，勇于创新的基础上树立起来的“信息就是资源”、“信息就是财富”、“信息是领导决策的