秘书办会的工作 【精编】精选.ppt

图5-38 常见的宴请中不同的座次安排 较大的宴请中主次宴席的两种安排次序（见图5-39）。 图5-39 较大的宴请中主次宴席的两种安排次序 1 2 4 5 6 3 9 7 8 1 2 4 5 6 3 9 7 8 10 11 12 13 第四节 秘书“办会”工作案例 本节点睛 案例欣赏 秘书的“办会”工作对领导工作的成败以及 公司发展起着越来越重要的作用。 会议所展示 的不仅仅是秘书自身的能力，更是组织面貌的 反映。 会议设备包括哪些？现代会议设备是不是会 议科学化的根本因素？ 秘书怎样防止会议上讨论毫无准备的问题或 出现“议而不决”的现象？ 针对目前“会海”中的不正之风，思考会议改 革的具体措施。 领导“会见”与“会谈”实质区别是什么？ 1 2 3 4 秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的 工作。任何一次会议的召开，会务工作都可按其工作性 质和事务主体的不同分为两类：即政务和事务。会议政 务主要由会议的领导者和组织者完成和处理，是实现会 议既定目标和完成会议任务的主体性工作。会议事务主 要由协助者或服务者完成和处理，即由秘书人员完成和 处理，这一部分工作是实现会议既定目标和完成会议任 务的根本保证。基于以上认识，“会务工作”即秘书在会 议中从事的对会议政务的辅助工作和会议事务工作，它 包括会前的准备和筹划，会中的组织和服务以及会后的 善后落实等会议全程的辅助性和服务性工作。 庆典的参加者包括以下几类（见图5-31）。 图5-31 庆典的参加者 各上级主管部门 有关新闻单位 相关友好单位 对公司企业发展非 常关心的友好人士 组织邀请这些人前来庆祝，目的是借以 扩大影响，提高单位知名度，联络感情，增 进友谊，融洽关系，树立良好的组织形象， 为组织创造良好的社会发展环境。秘书人员 为组织筹划与组织庆典时，应注意做好以下 工作，如表5-7所示。 序号 注意的事项 具 体 内 容 1 协助领导确定邀请对象 根据庆典的具体内容以及要实现的目标，提出邀请范围、邀请对象的初步方案，供领导审查后确定 2 印制分发请柬 一份请柬包括以下内容：庆典名称、日期、地点、受邀人、邀请单位以及特别说明等。请柬印制好后，提前分送给邀请对象，对一些重要的客人，必要时要亲自上门邀请 3 选择庆典会场 庆典会场一般比较固定，大多选择在公司大厦前坪或门前、组织的办公地点门前空地作为仪式的主会场 4 准备庆典设施 庆祝仪典的设施一般包括：音响设备，会场装饰物如花篮、彩球；剪彩用的红绸布、剪刀及托盘、礼品、纪念品 5 准备相关资料 庆典上所需的资料包括领导的发言稿，单位准备对外宣传的内部情况，历史资料、图片、实物等。如有必要在新闻媒体上公开发布消息，还应与记者一同商议拟好稿件，准备发表。所有相关资料必须先送领导审查批准后确定 6 邀请司仪、礼仪小姐并交代仪程 必要时可以从礼仪公司请专业司仪主持庆典，请礼仪小姐担任礼仪服务工作。秘书要事先向他们交代庆典程序和他们所负责的工作 表5-7 筹划与组织庆典应注意的事项 序号 注意的事项 具 体 内 容 7 安排来宾接待工作 庆典举行日要安排专人检查来宾的接待工作 8 安排来宾的宴请、住宿等事宜 庆典后如安排宴请，必须事先做周密准备，专人负责。如果嘉宾在庆典结束后不当日返回，还需安排住宿或其他活动 9 收集反馈意见，及时做好总结工作 庆典完毕，秘书人员要认真搜集与听取各方面的反馈意见，包括来宾的反映、新闻报道、公众的反响等 10 做好财务结算工作 任何仪典活动，秘书都应在筹划之初做好经费预算并报请领导批准。在整个活动中，一切支出严格按审批的标准执行。所有费用情况应由专人负责，最后统一列出明细账目，与财务部门做好费用结算，并如实向领导汇报费用支出使用情况 续 表 （二）开幕式的筹划与组织 组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。 在开幕式上，往往由主持人首先发表有关大会 意义、议程和主要精神的概括性讲话，或由主 要领导作报告。各种展