秘书的办会工作 【精编】精选.ppt

开始签字时由双方助签人员协助主签人翻 揭文本，指明签字处，由签字人员在自己所要 保存的文本上签字，并由助签人员将此文本送 给对方助签人员，再由双方签字人员分别在对 方保存的文本上签字。然后由双方主签人将文 本互换，相互握手庆贺，有时备有香槟酒，在 双方握手庆贺后，礼仪小姐端上 香槟酒，双方共同举杯以示祝贺。 常见签字桌及其人员站位情况（如图5-34）。 b4 b3 b2 a2 a3 a4 b1 a1 b a ②　　　　 ① 　正 门 ①签字桌；②双方标志或小国旗 a.主主签人；b.客主签人 a1主助签人；b1客助签人 a2、a3、a4主观礼人员；b2、b3、b4客观礼人员 图5-34 常见签字桌及其人员站位情况 二、宴请的筹划和组织工作 宴请，指盛情约请贵宾宴饮的聚会。更是 人际、社交以至国际交往中最经常的交往活动 之一。宴请贵宾的目的主要在于应酬答谢，祝 贺共勉、增进友谊，协调沟 通，联络感情，结交朋友以 及讨论共同感兴趣的问题等。 （一）宴请的形式与规格 国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、 茶会、工作进餐等。每种形式都有特定的规格 和要求。 宴会 宴会，指比较正式，隆重的设 宴招待，一般为正餐。主宾在一起 入坐进食，由招待员顺序上菜。 1 按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴 四种形式（见图5-35）。 图5-35 宴会的四种形式 宴会 正式宴会 便宴 家宴 国宴 国宴：特指国家元首或政府首脑为国家庆典或为外 国之国家元首、政府首脑来访而举行的宴会。这类宴会 规格最高，也最正式。一般在宴会上要悬挂国旗，安排 乐队演奏双方国歌，奏席间乐，双方首脑在宴会前要发 表演讲，讲话或祝酒词。 正式宴会：规格比国宴低，且不悬挂国旗、不奏国 歌，其余基本与国宴相同，亦可奏席间乐。 便宴：常见的有午宴、晚宴，有时也有早宴。一般 不排座次，不作正式讲话，菜肴亦可丰可俭，它最大的 特点是自由、轻松、随便。 家宴：即把客人请到家中招待的宴请方式，显得亲 切、友好。家宴一般由家庭主妇亲自下厨烹调，家人和 客人共同进餐，亦可采用自助餐的形式举行。 招待会 招待会是不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有 食品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动，常见的 有两种形式（见图5-36）。 图5-36 招待会的两种形式 2 招待会 的形式 冷餐会 酒会 冷餐会： 其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、 热兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，客人可以多次 取食，自由活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、 体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。 酒会： 亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招 待客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小 桌或茶几，以便客人随意走动，接触交 谈，客人可以在任何时候入席或退席， 来去自由，不受约束。国际上举办大型 活动，广泛采用酒会形式招待。 茶会 西方人一般在早、午茶时间（上午10时下午 4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客 厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加， 可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。 请客人品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪 和品茶习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究， 一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可 略备点心或小吃。 3 工作进餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工 作晚餐，是现代国际交流中经常采用的一种非 正式宴请形式，有时由进餐者各自付费。在进 餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐 形式进行，既简便、快速，又符合卫生要求。 这类进餐只请与工作直接相关的 人参加，不请配偶。 4 （二）宴请的筹划与组织 宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功， 秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工 作主要有： 确定宴请的对象、范围和规格 确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的 性质、目的及经费筹措等因素，即要把需要和可 能结合起来。秘书设计初步方案，经领导审批后 确定。 1 确定宴请的时间 时间的安排应充分考虑主、宾双方都较为合适这 一因素，有时若实在难以兼顾，理所当然的应从宾客 的方便着想，一般不宜安排在对方的重大 节日、重要