行政文员基本素质培训精选.pptVIP

女性行政文员的形象要求 与环境、身份、体形相协调 简洁大方， 拒华丽或性感 避免装扮清纯或学生味 三大基本原则 女性行政文员的场合着装 T.P.O原则：时间T（time）、地点P（place）、场合O（occasion） 行政装： 严肃行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发 上班装： 具时尚感的职业套装，盘发或束发 社交场合： 鸡尾酒会、行政酒会装： 普通开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等 小型时尚晚会、音乐会： 无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上 大型时尚晚会、宴会： 大开领、充分露肩，无袖，裙长坠地 女性行政文员着裙装 五不准 黑色皮裙不能穿 正式行政场合不光腿 袜子不能出现残破 鞋袜必须配套 避免出现三截腿（恶性分割） 女性行政文员首饰佩戴四大原则 符合身份，以少为佳原则 同质同色原则 搭配原则 习俗原则 女性行政文员化妆注意事项 保持自然 “妆成有却无”、慎选粉底液 扬长避短 发扬优点、掩盖缺点 化妆避人 拒绝当众表演 　　　　　　　站 姿 坐 姿 拾东西 上车　　　　　　　　　下车 行礼的方式 行政文员及助理培训（七） 公文写作——EMAIL 公文写作——传真 传 真 （FAX） 公文写作——通知 公文写作——会议纪要 公文写作——联络单 公文归档及整理 分类 按类别、时序整理 编制目录 定期归档 办公设施使用 复印机 办公设施使用 投影仪 办公设施使用 数码相机 办公设施使用 塑封机 用别人喜欢听的句式来说话 句式二：用“我会……”表达服务意愿 行政文员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问，我会尽快给你答复的，好吗？ 同 事：“那就OK啦，谢谢！” 行政文员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。” 同 事：“你这是在应付我嘛，’尽可能’就是有可能不会啦，真是的！“ 用别人喜欢听的句式来说话 句式三：用“你能……？”提出要求 行政文员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！” 同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！” 行政文员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！“ 同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！” 用别人喜欢听的句式来说话 句式四：说“你可以……”来代替说“不” “这不是公司的规定” “这不是我的工作” “没人让我这么做” “我不知道” “我做不到” 行政文员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈，你等一下，我打她电话叫她过来。” 顾 客：“好的，太感谢你了！” 用别人喜欢听的句式来说话 句式五：说“我”代替“你”以纠正错误 同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！” 行政文员：“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“ 同 事：“什么，是你让我这么填的！你……” 同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊？” 行政文员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分应该是这样填的……“ 同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了……” 行政文员培训（四） 来自上司的沟通障碍 习惯于单向沟通 没有时间 对下级不信任 来自下属的沟通障碍 报忧不报喜 报喜不报忧 揣摩上司 你不找我，我不找你 归罪于外 关注点不同 信息不对称 有不同意见不提 吹捧 绕弯子 与上司沟通的四种形式 接受指示 汇报 商讨问题 表示不同意见 与上司沟通——接受指示 突然插话 对指示不明确 是商量问题还是解决问题 没有很好的倾听 单向 误区 倾听 沟通前，同上司明确指示时间地点 发问，以明确沟通目的为接受指示 恰当反馈，重要问题澄清 无条件接受指示 拒绝讨论与争辩（领导同意除外） 原则 与上司沟通——汇报 出发点的差异 评价的差异 表达的差异 信息的差异 你和上司的沟通差异在哪里呢？ 拍肩膀说：“好，总的说来不错” 点头说：“好，总的说来不错” “好，你的工作总的说来还不错啊！” 与上司沟通——汇报的技巧 精简 忌讳”渲染” 有针对性 忌讳”漫无边际“