110227人事档案管理制度.pdfVIP

第（）章 人事档案管理制度 第一节 总则 第一条 为妥善管理员工人事信息，维护人事信息档案材料的完 整，便于高效、有序的利用档案材料和保守机密，特制定本制度。 第二条 适用于全体员工在本集团建立的内部个人信息档案。 第三条 集团办公室负责人事档案管理工作，办公室专人保管人 事信息档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证档案资料齐全完整， 并做好档案的安全、保密工作。各部门负责人有责任配合办公室做好 员工人事档案的保密工作。 第二节 人事档案内容 第四条 集团为每位新员工建立个人档案，个人档案应包含以下 基本档案信息： 1．个人简历； 2．应聘登记表； 3．身份证复印件、结婚证复印件； 4．学历、学位证书查询记录及复印件； 5．职称证书查询记录及复印件（视岗位而定）； 6．专业技术岗位所需要的相关证书复印件（视岗位而定）； 7．离职证明、背景调查记录（视岗位而定）； 8．体检报告； 9．新聘员工录用审批表、劳动合同续签审批表； 10．劳动合同、保密协议（视岗位而定）； 1 11．员工档案表（附表，由办公室人事专员填写）； 12．人事异动记录（转正、轮岗、晋升、降职、离职等）； 13．奖惩记录。 第三节．人事档案管理相关规定 第五条 基础管理工作 1. 要求：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规 范。 2. 员工入职前，办公室应对人事档案的真实性、有效性进行核 查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。 3. 员工入职后一周内，办公室人事档案保管人员根据上述基本 档案信息内容，建立员工内部人事档案，形成员工个人档案袋； 人事档案按员工工号分类、归档检索（编号示例：黄 H-P1102- 工号，即以公司首字+文件分类 HR Personal file 首字母+档案建立 年份月份+工号），并在档案袋上做清楚标识（编号+姓名）； 4. 在职员工的基本档案资料发生变动时（学历变动，居住地及 户籍变动、技术职称变动、婚姻状况变动等），应及时将相关资料复 印交办公室归案，并查验原件； 5. 员工离职档案要在员工离职后立即清查，另行存档； 员工人事档案原则上至少保存至员工离职两年后方可销毁，高管 及核心技术人员保留至该员工离岗5 年止。 第六条 人事档案的查阅 1. 查阅权限 2 （1）公司领导、办公室主任、人事专员因工作需要可查阅所有 员工的人事档案； （2）各部门负责人查阅人事档案须填写《人事档案查阅审批表》， 经分管领导和办公室审批后可查阅其部门内的员工档案； （3）员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利； （4）任何单位原则上不得跨部门查询、借阅人事档案，特殊情 况下经总裁批准后方可办理。 2. 人事档案管理员应做好查阅登记汇总，填写《人事档案查阅 登记表》。 3. 查询、借阅人事档案注意事项 （1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； （2）不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容，如确因工作需要从 档案中取证经主管领导和办公室主任批准后，交由人事档案管理人员 摘抄、复印，并同时对摘抄或复印情况做好如实登记； （3）员工人事档案原则上不得借出查阅。如必须借出查阅时， 应提交申请，由主管领导及办公室主任审批后方可执行，并严格履行 登记手续； （4）查询、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重， 予以惩处。 附件： 《员工档案表》、《人事档案查阅审批表》、《人事档案查阅登记表》 3