Excel电子表格工作簿减肥秘招.doc

很多用户都遇到过Excel 文件在使用过程中不断增肥，反应越来越迟钝的现象，甚至发生文件损坏而丢失重要数据的可怕事件。如果是因为有大量数据的输入，那么文件体积增加也无可非议，此时应该通过优化表结构、把数据分散保存到多个工作簿文件的方法来减小单个文件的体积。然而，在很多时候，这些拥有“臃肿”身材的工作簿文件里面只有少量的数据，那么，它是怎么“肥”起来的呢？ 本技巧中会罗列一些常见的Excel 文件体积虚增的原因及处理办法。 1 工作表中存在大量的细小图形对象 工作表中如果存在大量的细小图形对象，那么文件体积就可能在用户毫不知情的情况下暴增，这是一种很常见的“Excel 肥胖症”。可以使用下面两种方法来检查Excel 工作表是否存在这种症状。 （1）在工作表中按键调出“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“对象”项，单击“确定”，如图1 所示。然后观察工作表上是否会显示很多被选定的对象。 如果工作簿中包含多个工作表，需要在每个工作表中用这种方法进行查找。关于“定位”功能的更多技巧，请参阅技巧28。 注意：隐藏列或行中的对象利用这种方法无法被看到。 （2）用VBA 对工作簿中的对象进行计数，查看在每个工作表中实际存在的对象数量，如果此数量不合理，就说明有问题。按打开VBA 编辑器窗口，单击菜单“插入”“模块”来插入一个新模块，默认情况下为“模块1”，然后在模块1 的代码窗口中输入以下代码： Sub CountShapes()Dim n As DoubleDim ws As WorksheetDim Content As StringFor Each ws In Worksheetsn = ws.Shapes.Count Content = Content 工作表 ws.Name 有 n 个对象 vbCrLfNextMsgBox ContentEnd Sub 最后，按F5 键来运行这段代码，就能看到检查结果。在看似空白的工作表中，存在着大量的图形对象，如图2 所示。 如果确认在工作表中存在大量的对象，而用户并不需要它们，可以用两种方法来处理： （1）刚才的定位方法中，当对象全部处于被选择状态时按键删除它们即可。 （2）使用宏在多个工作表中更加精确地删除这些无用对象。比如，可以根据需要只删除高度和宽度都小于14.25 磅（0.5 cm）的对象。 只删除活动工作表中特定大小的对象的代码为： Sub DelShapes()Dim sp As Shape, nFor Each sp In ActiveSheet.ShapesIf sp.Width 14.25 And sp.Height 14.25 Thensp.Deleten = n + 1End IfNext spMsgBox 共删除了 n 个对象End Sub 删除所有工作表中的特定大小的对象的代码为： Sub DelAllShapes()Dim ws As WorksheetDim sp As ShapeDim n As DoubleDim Content As StringFor Each ws In WorksheetsFor Each sp In ws.ShapesIf sp.Width 14.25 And sp.Height 14.25 Thensp.Deleten = n + 1End IfNextContent = Content 工作表 ws.Name 删除了 n 个对象 vbCrLfn = 0NextMsgBox ContentEnd Sub 这些令人疑惑的对象的产生原因可能有以下几个。从网页上复制内容后直接粘贴到工作表中，而没有使用选择性粘贴。无意中使用绘图工具栏的直线工具或其他绘图工具，不知不觉中在工作表中插入了小的直线或其他图形对象，由于尺寸很小，于肉眼几乎无法看到。而后，又通过单元格的复制产生了大量的小绘图对象。在工作表中插入了图片或其他绘图对象，操作中又将其高度宽度设为0 或很小的值，通过复制产生了大量的对象。 在行或列的位置中插入了绘图对象，对象的属性为“大小位置随单元而变的（默认的）”，然后隐藏行或列，或设置行高或列宽为很小的值，从而使插入的对象不能看到。工作表中的对象设置了不可见属性（Visible=false），或对象的线条与填充色均设与背景色相同，使对象无法被看到。 2 工作表中在较大的区域内设置了单元格格式或者条件格式 仔细观察工作表滚动条，如果滑标很小，且拖动滑标向下到底，可以到达很大的行号或列标，可是工作表中实际使用到的区域很小，如图3 所示。这就说明，有相当大一块区域可能被设置了单元格格式或者条件格式，这