2016届毕业生学籍档案归档要求.docVIP

附件1 2016届毕业生学籍档案归档要求 一、学籍卡、成绩单、素质拓展成绩单 1.以学院为单位，一个学院一个大流水号编序号；相同专业放在一起，按照学号先后顺序排列，不同专业不能混淆；人数较多的学院（如应科院、福清分校）应以系为单位，一个系一个流水号；将结业、暂不毕业、转学、休学等学生放在本专业最后面，并在卷内文件目录里添加备注。往年结业、暂不毕业、转学、休学等学生办理结业或毕业证相关手续的同时，应移交经由教务处、研究生院审核通过的相应学生的学籍卡片、成绩单。 2.若成绩单只有一页：学籍卡与成绩单一起双面打印，在学籍卡的右下角编写序号；若成绩单有两页，成绩单正反面打印，学籍卡片单面打印，分别在右下角编写序号，制作并打印相应的卷内文件目录（表1），有多个专业的学院，应在目录备注栏中填写学生所属的专业。 3.若素质拓展成绩单有两页，即正反面打印，否则单面打印，在右下角编写序号，制作并打印相应的卷内文件目录。 4.各个学院在移交主修专业学籍档案材料时，一并移交辅修专业学籍档案材料。辅修专业无学籍卡，需归档辅修专业报名表和成绩单，归档要求同第2点。 表 1.卷内文件目录： **学院（**系）2016届毕业生学籍卡片（成绩单/素质拓展成绩单/ 基本情况登记表）目录 序号 学号 姓名 备注 序号 学号 姓名 备注 1 　 　 36 　 　 2 　 　 37 　 　 3 　 　 　 38 　 　 　 …… 　 　 　 …… 　 　 　 …… …… 35 　 　 　 70 　 　 二、毕业生基本情况登记表 1.以学院为单位，按学号排列； 2.在每张首页右下角编序号，一个学院一个大流水号； 3.制作“毕业生基本情况登记表目录”，参见表1。 三、研究生毕业登记表与学位申请书 1. 全日制研究生与在职研究生分开整理，全日制研究生以学院为单位，博士、硕士分开，博士在前，硕士在后，分专业按学号排列；在职研究生按学位类别分开，分专业按学号排列。 2. 若只有学位申请书，则用一个订书钉装订在左侧；若有毕业登记表与学位申请书，则毕业登记表在上，学位申请书在下，用两个订书钉装订在左侧；同等学力则报名登记表在上，学位申请书在下，用两个订书钉装订在左侧。 四、毕业生照片册 1.在档案馆网站“下载中心”栏目，下载本专科、研究生的毕业生照片册目录表。 2.照片必须与毕业证书上的照片为同一底版，照片规格为2寸。 3.以学院为单位，博、硕、本、专科按专业分开，按学号整理。若个别学院的研究生人数较少，可以多个专业一起按学号整理，并在备注栏中注明专业。 五、毕业生合影照 1.合影照归档包括：照片及其电子版、相关文字说明及其电子版。 2.合影照规格及标题：以班级为单位的合影照洗6寸（约12cm×18cm），标题命名为“福建师范大学**学院**届**专业（专科生/本科生/研究生）毕业合影”；以学院为单位的合影照洗15cm×28cm，标题命名为“福建师范大学**学院**届（专科生/本科生/研究生）毕业合影”。参见表2。 注：归档的合影照片不要过塑。 3. 合影照背面应附文字说明，照片文字说明包含以下几个部分： 事由：照片所反映的内容。如福建师范大学某某学院**届**专业本科(专科/研究生)毕业生合影。 时间：拍摄时间。 地点：被摄人物所在的具体地点。 人物：为使照片与人物所在位置一致，照片上人物按从上至下顺序填写；照片上的主要人物姓名、身份、位置按从左到右顺序排列。同时还应列出未参加拍照学生的姓名。 摄影者：照片的拍摄人或组织者。 表2.照片文字说明示例： 照片文字说明： 事由：福建师范大学**学院**届**专业**毕业生合影或福建师范大学**学院**届**毕业生合影 时间：**年**月**日 地点：学校内**教学楼前 人物：第六排? 王某 孙某某 … …… …… …… …… …… … 第五排：张某某 李某 王某某 …… …… …… …… …… …… … 第四排：纪某某 张某 张某某 …… …… …… …… …… …… … 第三排：由某 王某某 李某 …… …… …… …… …… …… … 第二排：张某某 李某 别某某 …… …… …… …… …… …… … 第一排：张某 李某 王某某 李某 张某 …… …… …… …… …… 注：第一排从左至右：张某某?**院长；张某某?**书记；张某某?**副院长 未参加拍照的应届毕业生有：陆某某 程某某 …… …… …… …… 摄影者：? 王某某? 4.合影照电子文件名以合影照上的标题来命名。 六、毕业生纪念册 1.毕业生纪念册：专业（班级）毕业纪念册或年级毕业纪念册，毕业生纪念册纸质版和电子版应同时移交。 2.纪念册封面及脊背标题为：