程序文件(送审稿(李).doc

文件控制程序 ZBJT/CX-D-01 1目的 对体系文件进行控制，确保有关部门得到并使用文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件。 2适用范围 与体系要求有关的文件（）控制。 3职责 3.1总经理批准《手册》公司正式公文。 3.2《手册》程序文件 3.3公司审核、批准所分管部门编制的相关文件。 3.4负责文件的归口管理，编制、管理公司管理体系文件、公司管理文件。 3.5其它职能科室编制实施管理职责所需的文件，管理本部门使用的文件。 3.项目部编制本部门所需的文件，管理本部门使用的文件。 4工作程序 4.1文件的分类 4.1.1方针和目标 规定了公司的宗旨、方向和阶段性目标。 4.1.2手册 阐述公司体系的范围，表述体系涉及的过程之间的相互关系，是指导公司开展管理工作的基本文件。 4.1.3程序文件 为了有效控制某项活动或过程而制定的规范化工作流程，公司根据需要编制了个程序文件。 4.1.4记录 记录是一种特殊形式的文件。 4.1.5过程控制文件 a)制定的目标。 b)与工程项目有关的外来文件，如图纸、设计（变更）文件、合同（变更）、施工规范、检验试验标准、业主和监理等部门的相关文件等。 c)公司为完成施工、生产项目而编制的过程文件，如施工组织设计、质量计划、作业指导书、安全生产预案、施工预算等相关文件。 d)公司使用或编制的管理性文件，如法律法规、部门规章、公司内部管理制度等。 4.2文件的编号 4.2.1各种文件采用以下方法进行编号： (1)手册：SC-A□(版次)-（） (2)程序文件：CX-A□(版次)(3)正式公文：用发文单位代字、年份、序号编号，即××××〕××号。 (4)部门文件：部门代号-序号 4.2.2部门代号： 办公室-BG 工会-GH 信息中心－XX 人力资源部－HR 审计监督科－SJ 财务部－CW 资金结算中心－ZJ 工程技术部－GC 企业技术中心－QJ 安全管理部－AQ 市场经营部－SC 成本部－CB 物资设备部－WS 法务合约部－FH 4.2.3序号用001-999的三位数表示。 4.3文件的编写、评审与批准4.3.1文件的编写与批准权限执行“3职责”条款。 4.3.2公司正式公文由起草总经理审批具体执行《公文》。 4.3.3编制的实施管理职责所需的文件（除手册和程序文件）由管代批准，本部门内部使用的文件由负责人批准。 4.3.4职能部门编制的实施管理职责所需的文件，由部门负责人审核、分管领导批准，本部门内部使用的文件由部门负责人批准。 4.3.5分公司制定的内部使用的文件由部门负责人批，需要向业主、监理、监督管理等外部单位报送的文件，按照外部单位的审批要求，由指定的部门或人员批准。 4.3.6管理体系运行所用的记录样表，由负责编制，由管代审批，报备案。 4.3.7文件用印执行公司《信管理规定》。 4.4文件的4.4.1各部门应建立本部门文件的收、发文记录。 4.4.2文件编制部门负责人规定发放范围，文件管理人员按分发范围发放，并填写发文登记。4.4.3外来文件由签订或接收部门传递给使用该文件的部门。 4.4.4不得向外部人员提供公司的有效文件，确需提供时，应经分管领导批准，并办理文件借阅手续。 4.5文件的更改、与4.5.1因机构变动、产品或工艺变化、法律法规和标准规范修订、工程变更、持续改进引起文件修改时，由编制部门修改，审批，用“文件更改通知单”通知使用部门。 4.5.2记录样表需要修改时，由编制部门修改，管代审批，编制部门用“文件更改通知单”通知使用部门，并报备案。 4.5.3公司以及各部门编制的文件，经过多次更改或需进行大幅度修改时，应进行换版。 4.5.4需报送其它部门或外部单位的文件，文件更改、换版后，应及时按报送规定报送新文件。 4.5.5图纸、设计文件、合同等外部文件需要变更时，由使用该文件的与文件提供单位协商变更事宜。 4.5.6使用部门，并做好记录。 4.6文件的管理与归档 4.6.1文件使用部门应安排专人负责文件日常管理，确保文件保持完整、清晰、易于识别。4.6.2文件破损、丢失时，由使用部门向发文部门提出置换或补发书面申请，同时上交破损文件，丢失文件一旦找回，立即上交发文部门。4.6.3各类文件内部借阅时，须按照《公文》的有关规定办理借阅手续。人员调动时，应办理文件交接手续。4.6.4作废文件因其它用途暂不销毁时，要。4.6.5各部门登记本部门使用的有效文件建立有效文件清单。 4.6.检查各部门的文件管理情况，发现问题通知部门整改，文件管理检查可结合内审进行，也可专项检查。 4.6.文件由各管理、使用部门分类保存，需要归档的文件按公司《档案管理办