实习报告69717935.doc

 河北农业大学海洋学院 毕业实习报告 报告题目： 办公室文秘实习报告 学 生： 荆冰妍 实习单位： 河北省安装工程公司 指导教师： 徐雅玲 教授 专 业： 商务英语2010级4班 2013年6月  办公室文秘实习报告 前言 不久就要毕业了，面对着无数大军的就业问题，我认为在学校期间就应该多参加一些实习机会，这样能会以后做铺垫，也能学到更宝贵的知识财富。 通过这次的文员实习，我了解到了身为一名普通的文员，但是却有着不普通的经历，这是我的第一次实习，不知道该如何形容，只能用一句话来概括：经验是最宝贵的! 实习是高级文秘教育的重要组成部分，是具有综合性的教学实践环节，它对确保学生的培养规格方面具有特殊的功能。实习要使学生受到教育及实际工作的锻炼，培养其独立工作的能力和开拓创新能力，增强其从业的光荣感和责任感，为学生毕业后从事工作打下坚实基础。 通过实践，使学生受到深刻的专业思想教育。使学生将所学的基础理论、基本知识和基本技能，综合运用于社会实践，培养独立工作能力。全面检验我系办学思想和培养规格，及时获得反馈信息，不断改进教育和教学工作，提高教育质量，培养出更多合格的人才。 巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作 日常运转工作 接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说是否在。 转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。 文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请示主任）。需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。 日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。 准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量，为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期。主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。文件 资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。 清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要准备好，并按要求备齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。室内的物品要放在固定的地方。 文书工作 文书工作有包括写作信涵、起草文件，以及卷清和印刷文件三个方面。信涵的完成：对经理会经常使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范围例”，需要时选择一种，略加增删便可使用，较为方便。 文件的卷清及印刷：主要包括将草案以笔记形式卷清、用打字机打印、直接打印以及辑录图书杂志上的有关内容等工作。使主任处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对文件进行整理。整理工作首先要根据主任的意见将文件分类，并放入固定的装具和内容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手续的完善。 业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类的文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌子上以便于参照。 实习，就是实践结合学习。实践，就是把我们在学校所学的理论知识，运用到客观实际中去，使自