办公室主任特训第21章：收发通信管理标准.doc

第二十一章 收发通信管理标准 第一节 收发、通信的特点及要求 一、收发、通信工作的特点 收发工作是指在机关、单位收发室内接收、分拣收进送出的文件(包括机要文件)、信函、报刊等(统称为信件)，一般称为外收发；通信工作指上门送取信件。收发工作与通信工作是密切地联系在一起的。它有两个突出的特点： 1.总进出口 它是机关、单位文书、信件往来的总进出口，从外面进来的所有信件都要经过收发室转送到本机关、单位的各部门，本机关、单位的所有信件，都要经过这里向外发出。 2.外、内收发的区别 外收发与内收发有所不同。外收发只担负着收信、发信的任务，信件只是在这里经办手续，工作人员只是根据信件的外部标志接收、发送信件，而一般不能拆阅、处理信件。而内收发则负责拆阅信件，并根据信件的内容去处理。 收发、通信工作是秘书工作的一个重要环节。收发通信工作做得好不好，直接影响着文件、信函处理的工作效率，甚至还会影响到整个机关、单位正常的工作秩序。 二、收发室的设立 一般说来，较大的机关或企事业单位都设有独立的收发室，一些较小的基层行政机关或企事业单位，则在办公室内设专职或兼职的文书人员进行收发工作。 1.收发室设立的地点 机关、单位的收发室，一般设在机关或单位的大门口或靠近大门口。但是，如果一个机关、单位院内或一座楼内有两个或两个以上的机关或单位，可以视不同情况而设立收发室。如只有两个机关或单位，那么，即可设置一个联合收发室，也可以在大门口各自设置收发室。若有两个以上的机关或单位，则最好设置一个联合收发室，统管这几个机关或单位的收发工作，以便于外单位向本庭院内或楼内的几个机关、单位投递信件。 2.收发室内要配有收发员和通信员 收发员一般只是在收发室内负责接收、分拣、登记收进送出的信件，通信员则要走出去到外单位投递或取回信件。收发室所配备的收发员和通信员的数量，应根据机关或单位的大小及收进送出的信件的多少、投递信件路程的远近等各种情况确定。比如，在高级领导机关中发送机密、绝密信件，要求双人投递，为此，通信员的人数就要相应地增加。 3.收发室配备的设备比较简单 一般必备的设施有：办公桌椅、带分拣格的卷柜、一般卷柜、信报箱、登记簿册、电话和电话号码簿、各有关部门的电话号码表等。此外，还可以根据投送信件数量的多少、投送距离的远近，配备适当的交通工具。其中一般卷柜用来临时存放收进发出的信件。带分拣的卷柜用来按不同方向分拣信件。也可以在卷柜的上半部分设置分拣格以分拣信件，下半部分用来临时存放收进发出的信件。信报箱的形式有两种。一种是在收发室设置一个大型信报箱，分成若干小格，并按各个部门的顺序统一编号。另一种是各部门在适当位置各设一个小型信报箱。信报箱的钥匙一般由各部门指定的专人掌管。对于那些不需要登记签收的一般信件和报刊，收发员可将其直接投入信报箱里，由各部门自取。登记簿册是用来登记收进发出的信件的。这种登记簿的格式包括：日期、来件单位、封皮编号、数量、发往单位、签收等项目。 4.兼有传达任务的收发室应配备的设施 兼有传达任务的收发室，还应配备有电话、电话号码簿、有关部门的电话号码表及会客登记簿等。有条件的单位可以备有传呼设备。兼有门卫职能的收发室，还应备有报警器，要把匪警、火警电话，当地派出所及保卫部门、负责保卫工作的人员的电话号码写在明显的位置，以备急用。兼有作息报时责任的收发室还要备有作息时间表、时钟和电铃。 对收发室的设施要加强管理，信报箱的钥匙要由专人保管，登记簿册要妥善保管。对电铃、电话等通讯设备和电气设备要经常进行检查维修，以保证安全可靠。 三、收发室的职责 收发室的职责范围，因不同机关或单位的不同情况和要求而确定。一般说来，收发室的主要职责有： 1.负责接收、分拣、登记并分发送达本机关或单位的文件、公私信函、普通电报以及其他邮件。 2.负责为本机关或单位的各部门或个人订阅并分发报刊杂志。 3.负责接受并邮寄、投送本机关、单位发出的公文、公函、公用电报或其他公务信件。 有些规模较小的企、事业单位和基层行政机关，设立职能较多的综合性收发室。除了上述三个职能外，还担负起门卫、传达、作息报时等职能，负责来客登记、找人、报时打铃、传呼电话等任务。 四、收发、通信工作基本原则和要求 收发、通信工作在整个机关、单位工作中起着传送带的作用，是文书、信件往来的吞吐口和咽喉，同时，它又是机关、单位的门面。因而，收发、通信人员应该具备秘书工作人员的素质，对自己承担的工作有正确的认识，热爱本职工作，忠于职守，工作要认真、细致，待人处事要有礼貌。收发、通信人员在工作中必须严格遵守以下基本原则和要求： 1.收发、通信员在接收、投递信件时，必须严格地执行责任制度，仔细谨慎地检查、清点信件，受的手续要清楚明白，防止出现漏洞。 2.收发、通信员必须及时、准确地完成信件的收发、投递任务